A CONSTITUIÇÃO das Associações (assim como das Organizações Religiosas, Fundações, Sociedades e demais pessoas jurídicas de direito privado) conforme artigo 45 do Código Civil se dá com o arquivamento/inscrição de seus atos constitutivos no Cartório do Registro Civil das Pessoas Jurídicas - RCPJ da sua sede. É interessante observar que depois de constituída (e devidamente legalizada, ostentando inclusive seu CNPJ que é emitido pela Receita Federal porém pode ser obtido muito fácil e simultaneamente direto com o registro no Cartório do RCPJ hoje em dia) será natural sobrevir à entidade necessidades como alteração de seus objetivos, estrutura, dentre outros aspectos, sendo especial a necessidade de criação de FILIAIS. Sim, as Associações ou Organizações Religiosas registradas em Cartório poderão criar filiais e essa questão importa em alteração dos estatutos, como esclarecemos a seguir.
Com o registro em Cartório e legalização da entidade, a sistemática registral do RCPJ importará na criação de uma "matrícula" para a Matriz, assim considerado o único estabelecimento da Associação (ou Organização Religiosa) criada. Todos os demais atos que se seguirão à constituição (atas retratando eleição e posse tratada em reunião/assembleia, atas tratando de diversos outros assuntos, atas aprovando alterações estatutárias e mesmo as novas versões dos Estatutos consolidando das alterações aprovadas em AG) deverão ser arquivadas à margem da Matrícula por AVERBAÇÃO, num lógico encadeamento de atos que deverá inclusive no RCPJ respeitar e prestigiar o princípio da continuidade registral muito falado em sede de RGI e perfeitamente aplicável ao RCPJ, já que o princípio da continuidade é base importantíssima da segurança jurídica que emana dos Registros Públicos.
Muito certamente a questão dos procedimentos de criação, alteração e extinção das Pessoas Jurídicas restará tratada minuciosamente nos CÓDIGOS DE NORMAS EXTRAJUDICIAIS de cada Estado. No Rio de Janeiro o NCN/2023 (Provimento CGJ/RJ 87/2022) disciplina a questão no artigo 950 que reza:
"Art. 950. Para a averbação de alterações estatutárias ou contratuais, nos casos especificados em lei, exigir-se-á requerimento do representante legal da associação, organização religiosa, sindicato, fundação ou sociedade simples, o qual deverá ser instruído com os documentos comprobatórios das alterações, cópia da ata ou alteração contratual, devidamente assinadas (...)".
A criação de uma FILIAL da entidade (seja ela Associação ou Organização Religiosa, inclusive) representa uma ALTERAÇÃO DOS ESTATUTOS e por tal razão, além de observar as regras do parágrafo único do artigo 59 do CCB, deve ser realizada uma AGE observadas as regras estatutárias, devendo o seu assento ser realizado tanto à margem da matrícula da Matriz, quanto no RCPJ respectivo (especialmente se a filial tem endereço em outra Comarca que não àquela da Matriz), que será repositório dos atos registrais da filial. Aqui vale também a regra do art. 1.000 do Código Civil direcionada às Sociedades Simples mas que tem perfeita aplicação para as demais entidades registráveis no RCPJ (como Associações e Organizações Religiosas):
"Art. 1.000. A sociedade simples que instituir sucursal, filial ou agência na circunscrição de outro Registro Civil das Pessoas Jurídicas, neste deverá também inscrevê-la, com a prova da inscrição originária.
Parágrafo único. Em qualquer caso, a constituição da sucursal, filial ou agência deverá ser averbada no Registro Civil da respectiva sede".
Neste mesmo sentido a regra prevista nos parágrafos do art. 951 do NCN/2023 do Estado do Rio de Janeiro, senão vejamos:
"§ 1º. No caso de REGISTRO DE FILIAL, o ato que autorizou a abertura de filial, sucursal ou agência deverá ser primeiro registrado no ofício da sede para depois servir como documento de abertura de registro no serviço onde a filial se estabelecer.
§ 2º. O serviço da nova sede poderá exigir certidão de breve relato mencionando o último ato.
§ 3º. O serviço do novo registro por transferência ou de filial cobrará emolumentos como registro inicial.
§ 4º. O serviço do registro primitivo cobrará emolumentos referentes à averbação.
§ 5º. No exame para registro de atos de assembleia de associações o oficial poderá exigir a apresentação da lista de presença e edital de convocação ou a transcrição de seus termos em ata.
§ 6º. Os registros de transferência de sede, abertura e encerramento de filiais serão efetivados pelo ofício da matriz por meio da centralrcpj.com.br, comunicando-os aos serviços das filiais e demais órgãos da REDESIM, sendo as cobranças dos registros identificadas para cada serventia na emissão dos protocolos".
O Código de Normas Extrajudiciais deixa claro que será plenamente possível a alteração para criação, modificação ou mesmo extinção das filiais inteiramente pelo modo ON-LINE, eletrônico e remoto, sem a necessidade de comparecimento presencial até a sede do Cartório, o que hoje em dia é realizado através da CENTRAL RCPJ dos Cartórios de Registro Civil das Pessoas Jurídicas do Estado do Rio de Janeiro, em cumprimento ao PROVIMENTO CNJ 48/2016 bem como PROVIMENTO CGJ/RJ 62/2018.
POR FIM, resta claro que a existência e funcionamento de fato de uma filial sem registro em Cartório (e sem seu respectivo CNPJ) importa em irregularidade e, assim como uma Associação ou Organização Religiosa não deve funcionar à margem da legalidade também suas filiais e/ou representações devem funcionar de acordo com a Lei, mantendo a regularidade registral de todos os seus atos, procedendo ao arquivamento regular e periódico de seus atos, evitando lacunas em prestígio aos princípios da segurança jurídica e continuidade registral, como confirma a acertada jurisprudência do TJMG:
"TJMG. 10000210034211001. J. em: 09/03/2021. APELAÇÃO CÍVEL - REGISTRO PÚBLICO - ASSOCIAÇÃO SEM FINS LUCRATIVOS - REGISTRO DE ATA DE ASSEMBLEIA QUE ELEGEU A DIRETORIA E OUTROS ÓRGÃOS - AUSÊNCIA DE REGISTRO DAS ATAS ANTERIORES E DOS RESPECTIVOS ATOS DE CONVOCAÇÃO - OFENSA AO PRINCÍPIO DA CONTINUIDADE REGISTRAL - RECURSO NÃO PROVIDO - Por força dos princípios da segurança jurídica e da continuidade registral, ausentes as anteriores atas e os respectivos atos de convocação das assembleias que importaram na alteração da estrutura societária, mostra-se inviável o pretenso registro da ata que elegeu a diretoria e os membros para os demais órgãos da associação sem fins lucrativos, sob pena de ofensa aos artigos 404 e 416, do Código de Normas da Corregedoria Geral de Justiça - Recurso não provido".