De acordo com disposição do Regulamento do Imposto de Renda, as despesas operacionais caracterizam-se por aquelas que não são computadas nos custos e que são necessárias à atividade da empresa e à manutenção da respectiva fonte produtora, ponto do qual se aplica às gratificações pagas aos empregados como reconhecimento ou agradecimento pelos serviços prestados ou como recompensa pelo tempo de trabalho exercido na empresa.
Esses pagamentos realizados a titulo de gratificação aos empregados são totalmente dedutíveis da base de cálculo do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ), sem limitação de valores. Porém é importante ressaltar que de acordo com o Decreto 3.000/99 (Art. 303 e Art. 463) o mesmo não acontece com a provisão para gratificação e com as gratificações pagas a diretores e administradores, ou seja, não são dedutíveis da base de cálculo em questão.
Para recuperar os valores pagos a maior dessa operação, cabe ao revisor efetuar uma apuração para verificar o que foi pago a título de gratificações aos empregados, cruzando os dados documentais de Balancete com DCTF, DIPJ (até ano base de 2013) e a partir de ano-base de 2014 com a ECF (Escrituração Contábil Fiscal), devendo-se observar se essas foram devidamente deduzidas do IRPJ. Após esse procedimento, será feita a retificação da DIPJ, DCTF ou da ECF e a atualização dos valores pela Taxa SELIC.
Após a apuração dos valores, verifica-se a possibilidade de compensá-los ou restitui-los, seguindo procedimentos instituídos pela Lei 9.430/1996 nos seus artigos 73 e 74, e a Instrução Normativa da Receita Federal nº 1.300/2012. Porém, visa salientar que a restituição do crédito tende a ser mais burocrática e por sua vez morosa. Em contrapartida, a compensação é automática, assim que informado ao Fisco.