Telefone, e-mail, MSN, WhatsApp, Skype, Face Time… Nunca se contou com tantas ferramentas para facilitar a comunicação como nos dias de hoje. Todavia, mesmo com tanta comodidade, falhas ainda ocorrem e podem comprometer seu negócio quando envolvem a relação junto a clientes.
Para quem atua no ramo jurídico, em especial em escritórios, sabe o quão importante é manter uma boa comunicação com seus clientes. Para isso, é preciso fazer com que seus clientes sejam constantemente informados sobre suas demandas e ao mesmo tempo se sintam seguros com a sua atuação.
Todo advogado concentra inúmeras atividades no seu dia a dia e muitas vezes torna-se difícil conciliar a comunicação aos clientes com o gerenciamento do escritório. Por isso, é necessário pensar boas práticas a fim de estabelecer um relacionamento saudável e prospero dentro e fora do escritório.
Escolha um único meio para atender seus clientes
Devido ao grande número de ferramentas, o ideal é concentrar a comunicação do cliente através de uma única forma. Isso ajuda a organizar a comunicação, além de facilitar na hora de buscar informações que sejam relevantes para sua atuação profissional.
Muitos clientes querem se comunicar da forma que mais lhe convém, no entanto, é necessário “educa-lo” mostrando a importância da organização e da efetividade na comunicação.
Quanto mais meios de comunicação utilizados, mais difícil encontrar rapidamente as informações necessárias, o que pode desgastar a relação. Se você não quer cometer falhas, busque concentrar sua comunicação utilizando apenas uma ferramenta.
Não seja escravo
Profissionais que lidam com organização e produtividade costumam afirmar que quem fica respondendo e-mails o tempo todo acaba resolvendo a agenda dos outros e complicando a sua. Para todos os clientes, seu caso é o mais importante do mundo. No entanto, se o profissional for levar essa premissa à risca, certamente terá problemas em desempenhar à contento suas tarefas e, por consequência, acabará frustrando seus clientes, os maiores geradores de negócios para você.
Procure reservar um tempo na sua agenda para responder e-mails, retornar ligações e entrar em contato com seus clientes. Isso irá ajuda-lo a ser mais produtivo no seu dia a dia sem descuidar desses detalhes importantes.
Imponha limites
Nos dias de hoje, as fronteiras entre a vida profissional e pessoal ficaram muito estreitas. Isso significa que é possível se comunicar com seus clientes a qualquer hora e em qualquer lugar. No entanto, será que responder seu cliente a todo o momento mostra eficiência e constrói uma relação positiva? É provável que o profissional que aja assim se sinta esgotado em pouco tempo. Por isso é necessário impor limites e saber mostrar ao cliente quais são os motivos que permitem que ele o procure fora do expediente.
Em alguns ramos da advocacia – como a área de família ou penal – envolvem que o advogado fique disponível a todo o momento em razão de um réu preso, por exemplo. Mas tirando essas situações pontuais, em geral, o exercício da profissão permite que o advogado limite seu horário de disponibilidade.
Separe a comunicação do trabalho
É muito comum que alguns clientes queiram se valer da informalidade da comunicação para tirarem dúvidas e fazerem verdadeiras consultas.
É preciso que o advogado atue com diligência separando o trabalho da comunicação para que não saia no prejuízo. Ao perceber que a dúvida do cliente é na verdade uma pauta de consultoria, procure explicar isso a ele e peça que ele formalize sua questão via e-mail para que não hajam desentendimentos sobre a prestação de serviços.
Não descuide
Para você, ele pode ser só mais um cliente. No entanto, para ele, você pode ser o gestor de uma grande causa em sua vida. Por esse detalhe, todo cliente deve ser tratado de acordo com suas necessidades e peculiaridades. Embora não seja possível “dar atenção” a todo momento, o advogado não deve descuidar de manter o cliente informado sobre todos os andamentos de seu processo.
Existem softwares gratuitos para advogados que permitem que você controle as informações de seus clientes e sua agenda, permitindo que você mantenha-os informados sobre o andamento de suas ações. Com isso, o advogado tem mais tempo para gerenciar outras atividades sem deixar o cliente se sentindo abandonado.