Aquelas empresas tributadas pelo Lucro Real poderão deduzir da sua base de cálculo do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica e da Contribuição Social Sobre o Lucro Líquido, as despesas de viagens vinculadas às atividades da empresa, efetuadas por empregados e diretores, devidamente comprovadas pela geração de relatórios de viagem que tenham comprovação através dos documentos hábeis.
Considera-se documento hábil para fins de comprovação das despesas e custos para efeitos tributários, segundo o artigo 1° da Lei 8.846/94, a emissão de nota fiscal, recibo ou documento equivalente, relativo à venda de mercadorias, prestação de serviços ou operações de alienação de bens móveis, efetuada para efeito da legislação do imposto sobre a renda e proventos de qualquer natureza, no momento da efetivação da operação.
Durante essas viagens, são pagas diárias, que são valores pagos habitualmente ao empregado para cobrir despesas necessárias como alimentação, transporte, hotel, alojamento e para realização de serviços externos. O valor permitido para dedução de alimentação é de refeições até R$16,57, não precisando de uma comprovação especifica desde que se tenha uma comprovação do resto da viagem através das notas fiscais e recibos. Os demais gastos não têm limites certos, porém, não podem corresponder a valores muito altos.
Conforme o disposto no art. 299 do RIR/99, as despesas dedutíveis na apuração do lucro real são aquelas pagas ou incorridas para a realização das transações ou operações exigidas pela atividade da empresa. As despesas operacionais admitidas são as usuais e normais no tipo de transações, operações ou atividades da empresa. Além disso, vários acórdãos do Conselho de Contribuintes da 1ª Turma definem que os requisitos necessários para que as despesas sejam consideradas dedutíveis são a necessidade, normalidade e usualidade das mesmas.
Na escrituração contábil da empresa que for efetuar a dedução, deve-se aplicar o regime de competência para suas despesas e receitas. Define-se como regime de competência aquele que as receitas e despesas são incluídas na apuração do resultado do período em que ocorrerem, sempre simultaneamente, quando se correlacionarem, independentemente de recebimento ou pagamento. Ao adotar o regime de competência, a empresa deve computar a receita, ganho ou rendimento no trimestre ou ano em que ocorrer o faturamento ou direito ao crédito, independentemente do efetivo recebimento.