Distinto ás despesas operacionais e antecipadas, os gastos pré-operacionais ou pré-industriais caracterizam-se como despesas incorridas, as quais antecedem ao início das operações da empresa. Lembrando que ao contrário dos gastos pré-operacionais, as despesas operacionais contemplam exploração do objeto social e a manutenção das atividades e, as despesas antecipadas referem-se a valores já desembolsados, mas que ainda não se caracterizaram como despesas por pertencerem a períodos futuros. No futuro, pelo regime de competência, esses desembolsos serão transformados em despesas incorridas.
Já no caso dos gastos pré-operacionais, as despesas já foram incorridas, relativas a bens empregados ou serviços consumidos nas operações da empresa, de competência do período de apuração, pagas ou não. No entanto, essas despesas irão se refletir em resultados de períodos futuros.
Deverá ser observado, a fim de apropriação dessas despesas, o período de apuração em que os bens foram empregados ou os serviços consumidos, segundo o regime de competência, podendo surgir em dois momentos: anteriormente ao início das operações sociais ou posteriormente para expansão da empresa.
Dessa forma, em um dado momento, quando uma pessoa jurídica administra uma implantação, organização ou ampliação de um projeto, como o que acontece na compra de uma nova empresa ou a construção de uma filial, efetua despesas pré-operacionais, pagas ou incorridas anteriormente ao início de suas operações sociais ou posteriormente para expansão da empresa, as quais são diferenciadas por serem consideras indispensáveis na operação.
Nesse contexto, a pessoa jurídica que apresentar despesas de viagem a trabalho, indispensáveis na operação de implantação, organização ou ampliação do projeto, deverá contabilizar os gastos diretamente em conta de resultado (despesas) para tomar a redução da base do IRPJ e da CSLL.
Em alguns casos, as empresas, ao invés de contabilizarem as despesas de viagem com esse projeto direto na conta de resultados caraterizada por despesas e logo tomar a redução na base do IRPJ/CSLL, inserem esses gastos no ativo não circulante (permanente), onde esse efeito somente cairá no resultado quando a construção ou o projeto estiverem finalizados e em atividade (por meio da depreciação ou amortização).
Importante destacar que assim como qualquer registro contábil, as despesas com viagens deverão estar devidamente documentadas para que a empresa possa comprovar a origem desses montantes.