Tem-se uma provisão quando uma pessoa jurídica faz uma reserva representando uma expectativa de perda de ativos ou estimativas de valores a desembolsar. A efetiva intensão de uma provisão é dar cobertura de custos ou despesas que provavelmente ou certamente ocorrerão no futuro. Tratam-se de valores que, embora ainda não tenham se caracterizado como despesas incorridas, sua contabilização pode ser feita como expectativa de se concretizarem no futuro.
Segundo o art. n° 335 do Regulamento do Imposto de Renda (RIR/1999), somente serão admitidas a constituição, como custo ou despesa operacional, as provisões para o pagamento de férias de empregados (RIR/1999, art. 337); as provisões para o pagamento de décimo-terceiro salário (RIR/1999, art. 338); e provisões técnicas das companhias de seguro e de capitalização, bem como das entidades de previdência privada, cuja constituição é exigida em lei especial a elas aplicável (RIR/1999, art. 336). Porém, de acordo com o inciso I do art. 13 da Lei nº 9.249/1995 e do art. 14 da Lei nº 9.430/1996, a pessoa jurídica poderá, a seu critério, constituir contabilmente aquelas provisões que entenda serem necessárias à sua atividade ou aos seus interesses sociais.
Apenas deixarão de ser consideradas provisões as perdas de ativos ou obrigações que se tornarem definidas, sendo assim, passarão a fazer parte das contas a pagar. Contas a pagar são passivos a pagar por conta de bens ou serviços fornecidos ou recebidos e que tenham sido faturados ou formalmente acordados com o fornecedor, ou seja, uma rubrica contábil que representa dívidas contraídas pela empresa, decorrentes de determinadas despesas ou prestações de serviços contratados.
Em muitos casos, as empresas confundem provisão com contas a pagar, colocando as contas de provisão no seu resultado. Entretanto, a nomenclatura das contas não está adequada. O que acontece é que na provisão não se sabe o valor certo do gasto e no caso das contas a pagar sim. Sendo assim, quando uma empresa registra na contabilidade uma provisão com nomenclatura errada, ela normalmente acaba adicionando na base do IRPJ/CSLL e pagando imposto sobre isso, o que não seria necessário se tivesse sido contabilizado como contas a pagar.
Um exemplo prático é quando uma empresa contabiliza os salários do mês como provisão de salários. Quando for efetuado o cálculo do IRPJ, adiciona-se na base, pois as provisões não são dedutíveis, efetivando um pagamento do imposto sobre esse montante. Na realidade, o valor 'provisionado' não era uma provisão pois a empresa já sabia o valor correto. A empresa estava apenas antecipando uma contabilização, ou seja, era um contas a pagar, então não precisava ser adicionado a base do IRPJ.