Atualmente os empresários brasileiros vem sendo bombardeados com diversas obrigações acessórias que devem prestar digitalmente, o exemplo mais comum é o SPED –Sistema Público de Escrituração Digital.
Ressalta-se ainda que as obrigações fiscais digitais afetam a todas as empresas de uma forma ou de outra independente do porte.
Os órgãos estaduais e municipais seguindo a mesma trilha vem implantando esse modelo de obrigações, inclusive para a obtenção de benefícios, como no caso do crédito acumulado de ICMS no estado de São Paulo.
Para o atendimento destas obrigações os contribuintes contam com diversos softwares existentes no mercado que facilitam o cumprimento destas obrigações.
Entretanto, uma grande falha da maioria das empresas que desenvolvem e oferecem estes softwares é que estão focadas apenas no atendimento destas obrigações, ou seja adaptando as informações contábeis e fiscais ao layout exigido pelos órgãos fiscalizadores, sejam eles federais, estaduais ou municipais.
Porém estas soluções trazem uma falsa sensação de tranquilidade as empresas, na medida em que apenas garantem que a obrigação foi atendida, não levam em conta a qualidade das informações e a consistência das mesmas.
Assim, não é rara a situação em que embora o contribuinte tenha cumprido a obrigação, é surpreendido com uma fiscalização ou autuação em virtude de que as informações enviadas estão erradas, inconsistentes, ou mesmo não foram informadas.
Desta forma, não é suficiente apenas o cumprimento destas obrigações acessórias, mas também uma análise mais acurada das informações em especial destacamos:
(1) Verificação da veracidade dos valores informados;
(2) Verificação de que a informação prestada foi alocada no bloco ou campo correto do layout;
(3) Verificação se a informação não sofreu alteração quando fora transportada para o layout da obrigação;
(4) Verificação dos saldos e valores transportados para o layout afim de confirmar que não sofreram alterações, entre outras.
Somente após esta análise é que de fato o contribuinte poderá ter a certeza de que as obrigações fiscais foram atendidas e com qualidade e, de fato não está incorrendo no risco de sofrer uma fiscalização ou uma autuação.
Deve-se destacar ainda que não obstante as multas por não atender estas obrigações sejam elevadas, as penalidades impostas por informações errôneas ou ausência de informações são tão ou mais severas.