É sabido que a estrutura do negócio depende de um planejamento adequado e antecipado, que permita por meio das negociações uma boa política de administração da empresa em todos os setores.
Por isso, o planejamento trabalhista tem importância na limitação dos custos das empresas, bem como evitar ações trabalhistas, sendo necessário adequar às modalidades de contratações de colaboradores previstas na legislação com o contexto de sua empresa.
A elaboração do planejamento inicia com a verificação do número mínimo de empregados que a empresa deveria contratar (necessidade real de mão-de-obra), passa pela busca de informações sobre as condições de trabalho pertinentes à atividade junto aos sindicatos da categoria e é finalizado com um estudo detalhado da sazonalidade das atividades, já que ela interfere diretamente no quadro de empregados ao mostrar períodos em que ocorrem falta (ou excesso) de colaboradores.
Em sendo assim existem alternativas que podem ser aplicadas, como o Banco de Horas, por exemplo, eis que o pagamento de horas extras representam até 3 vezes o valor das horas normais, além de incidir sobre todas as verbas trabalhistas para fugir dessa obrigação, a alternativa é partir para um "Banco de Horas" (compensação de horas).
A lei dispõe que a duração normal do trabalho pode ser acrescida de até duas horas diárias, as quais poderão ser compensadas em outro dia. Para ter validade, o documento precisa ser registrado em cartório.
Outras opções para a redução de custos são a contratação de estagiários e a adoção de trabalho por tempo parcial. O estágio não é classificado como emprego. A única obrigação legal da empresa é o pagamento de uma bolsa-auxílio. Além disso, trata-se de uma relação em que as duas partes ganham: o estagiário por colocar em prática o que vê na escola, e a empresa por absorver novas técnicas e conhecimento.
Já o trabalho por tempo parcial é ideal para acabar com a ociosidade, uma vez que a empresa passa a ter os funcionários na hora em que precisa. A duração da jornada semanal não pode ultrapassar a 25 horas. O salário é proporcional ao número de horas trabalhadas. As férias também são proporcionais, vãos de 10 a 20 dias anuais.
Contudo, não é possível transformar contratos convencionais em parciais. Motivo: a CLT proíbe redução salarial.
O trabalho temporário é outra fonte de redução de custos, mas exige cuidados como o de firmar o contrato por um prazo máximo de 90 dias. Se for necessário prorrogá-lo, é preciso consentimento da DRT (Delegacia Regional do Trabalho). Caso contrário, transforma-se em vínculo empregatício.
Além disso, a empresa contratante é solidária com os deveres e obrigações trabalhistas da contratada para o funcionário "emprestado". Se ele vencer uma reclamação trabalhista e não receber, a contratante terá de arcar com a dívida.
Cabe ressaltar que as ações trabalhistas podem nascer de pequenos descuidos, por exemplo, o fato de a empresa ignorar o Contrato de Experiência e pagamento de horas extras aos seus empregados, etc.
A maioria das pequenas e microempresas tem prejuízo financeiro por não saber aplicar a legislação trabalhista de forma correta. Muitas vezes, o empresário age de forma incorreta por descuido a legislação trabalhista e falta de planejamento.
Por fim, o ideal é que o empresário, quando iniciar suas atividades, faça um planejamento trabalhista desde a primeira contratação e caso a empresa já esteja em andamento é oportuno que levante todas as possibilidades legais para reduzir ao máximo os riscos de ações trabalhistas para os empregados já contratados utilizando a legislação trabalhista a seu favor.