No dia-a-dia da sociedade, os sócios relacionam-se entre si e com terceiros, tomando várias deliberações, que, em regra, dispensam quaisquer formalidades.
Entretanto, em relação a determinadas matérias, dada sua importância para a sociedade e repercussão nos direitos dos sócios e de terceiros, a lei impõe alguns procedimentos, elencados, basicamente, nos artigos 1.071 (cuja enumeração não é exaustiva) e 1.085 do NCC.
Para tratar dessas matérias e de outras que o contrato social pode estipular, devem os sócios reunir-se em conclave (reunião ou assembléia), conforme também estabelecido no contrato social, sendo em assembléia, obrigatoriamente, quando a sociedade for composta por mais de 10 (dez) sócios (parágrafo 1º do artigo 1.072 do NCC), obedecendo, principalmente, ao quorum legalmente previsto para validade da decisão que tomarem.
Ressalte-se que toda sociedade limitada, mesmo que constituída com menos de 10 (dez) sócios, poderá adotar o regime da assembléia, o que, na prática, não seria conveniente, dado o seu maior formalismo.
A diferença entre as duas modalidades de encontro não está só na designação, sendo a assembléia muito mais formal do que a reunião, a começar pelo modo de sua convocação (vide, neste aspecto, a regra do parágrafo 3º do artigo 1.152 do NCC). Já, no tocante à reunião, pode o contrato social estabelecer, com liberdade, a sua instalação, funcionamento e assentamento. Ou seja, em se tratando de reunião, não há necessidade de serem, rigorosamente, seguidas as regras dos artigos 1.074 e 1.075 do NCC, podendo o contrato social, livremente, tratar desses assuntos. O mesmo não se diga em relação à assembléia, que, para instalar-se, por exemplo, deve observar a regra do artigo 1.074 do NCC.
É importante observar que se aplicam às reuniões dos sócios, nos casos omissos no contrato, as regras atinentes à assembléia (parágrafo 6º do artigo 1.072, combinado com o artigo 1.079 do NCC).O artigo 1.071 do NCC estabelece o regime de competência privativa da comunhão dos sócios, que, além de irrevogável e indelegável (exceto na hipótese do parágrafo 4º do artigo 1.072), tem como efeito a exclusão da competência da administração sobre as matérias nele previstas.
O conclave (assembléia ou reunião de sócios) é, ao lado da administração e do Conselho Fiscal, se este existir (artigo 1.066 e segs. do NCC) órgão da sociedade. E mais, é órgão interno, supremo e soberano. É órgão deliberativo, devendo suas deliberações serem executadas pela administração, que é órgão de representação da sociedade.
O conclave não é órgão permanente. Instala-se uma vez por ano (artigo 1.078 do NCC) ou a qualquer tempo, quando regularmente convocado (artigo 1.072 e 1.073 do NCC).
Consagra o Código Reale o princípio majoritário (maioria absoluta ou qualificada), típico da comunhão de interesses, em que a decisão da maioria vincula todos os sócios (presentes, ausentes e dissidentes), conforme previsto no parágrafo 5º do artigo 1.072 do NCC, devendo sempre prevalecer o interesse social sobre o interesse particular do sócio. Na impossibilidade de alcançar a unanimidade, predomina, sempre, a vontade da maioria.
A deliberação social é negócio jurídico unitário, porquanto emanado da vontade de um único sujeito – a sociedade. É vontade coletiva (dos sócios), que converge para a vontade de uma única pessoa – a sociedade.
Saliente-se, contudo, que as decisões das assembléias ou reuniões são, a todo tempo, revogáveis, em futuro conclave.
A função do conclave (reunião ou assembléia) é formar a vontade coletiva mediante livre debate das matérias que lhe são objeto.
A rigor, todas as assembléias ou reuniões podem ser dispensadas, uma vez acontecendo a situação prevista no parágrafo 3º do artigo 1.072 do NCC, exceto aquela prevista no artigo 1.078, que deve acontecer, necessariamente, uma vez por ano, nos 4 (quatro) meses após findo o exercício social, visando a tomada de contas dos administradores; a deliberação sobre o balanço patrimonial e o de resultado econômico; e, a designação de administrador, quando for o caso.
Vale lembrar que o conclave anual, previsto no artigo 1.078 do NCC, considerando-se o fato de que os contratos sociais, normalmente, fazem previsão de que o exercício social encerra-se em 31 de dezembro de cada ano, deverá acontecer até o dia 30 de abril do ano seguinte.
A obrigatoriedade da realização da assembléia ou reunião anual se dá em razão de que a matéria nele prevista interessa aos sócios, aos credores e ao Poder Público, não cabendo ao contrato social dispensar esse procedimento, ainda que venha a ser realizado sob a forma de reunião, conforme lecione Modesto Carvalhosa (Comentários ao Código Civil – Parte Especial – Do Direito de Empresa – Volume 13, 2.003, Editora Saraiva). No mesmo sentido da obrigatoriedade da assembléia ou reunião ordinária ou anual o posicionamento de Jorge Lobo (Sociedades Limitadas, Volume I, 2.004, Editora Forense). Já o professor Fábio Ulhoa Coelho, que em seu Manual de Direito Comercial, 14a. edição, 2.003, Editora Saraiva, indica, nas limitadas, a necessidade de uma assembléia a cada ano, assume uma opinião mais flexível em relação à realização da reunião ordinária, em sua obra Sociedade Limitada no Novo Código Civil, 2.003, Editora Saraiva, embora conclua pela conveniência de sua realização, nos mesmos moldes da assembléia anual.
Como visto anteriormente, em não ocorrendo a hipótese do parágrafo 3º do artigo 1.072, a assembléia ou reunião torna-se necessária, enquadrando-se nesta situação a exclusão de sócio(s), até para que o(s) mesmo(s) a ela compareça(m), uma vez cientificado(s), em tempo hábil, de sua realização, e exerça(m) o direito de defesa (parágrafo único do artigo 1.085).
O citado parágrafo 3º do artigo 1.072 faz referência a documento escrito, o qual pode ser, por exemplo, uma alteração contratual, que terá todos os efeitos da reunião ou assembléia, vinculando a sociedade e o seus sócios.
Como regra geral, não há conclave sem prévia convocação, a qual, no caso da reunião, pode ser feita até mesmo verbalmente, por telefone, por exemplo, desde que assim previsto no contrato social.
A finalidade da convocação é permitir que os sócios se preparem, com antecedência, para discutir e deliberar sobre a ordem do dia e ilidir a argüição de desconhecimento ou ignorância sobre a realização da assembléia ou reunião por parte de qualquer deles, sendo que o comparecimento do sócio, na assembléia ou reunião, não é um dever, mas um direito individual de cada um.
A convocação pública é obrigatória somente no caso de assembléia. Nada impede que o contrato estabeleça, para sociedades com menos de 10 (dez) sócios, essa modalidade de convocação, o que seria inviável, diga-se de passagem, por ser mais formal e onerosa.
Todavia, as convocações podem também ser dispensadas, ocorrendo o disposto no parágrafo 2º do artigo 1.072 do NCC, ou seja, estando presentes à assembléia ou reunião a totalidade dos sócios.
Em se tratando de assembléia, a competência originária para convocá-la é dos administradores. Derivadamente, cabe aos sócios e ao Conselho Fiscal, se este tiver sido instalado, fazer a convocação, na forma estabelecida pelo artigo 1.073, I e II do NCC.
Quanto a "quorum" há de se fazer distinção entre o de instalação da assembléia ou reunião e o de deliberação, sendo este, no caso das limitadas, "ratione materiae", conforme artigo 1.076 do NCC, exigindo maioria absoluta ou maioria qualificada.
A assembléia ou reunião deve ser realizada no local da sede social, salvo motivo de força maior (vide artigo 393 do NCC).
Na assembléia os sócios podem ser representados por outro sócio ou por terceiro não sócio, desde que seja advogado (parágrafo 1º do artigo 1.074 do NCC). Temos aí uma forma de representação bastante restrita.
Daquilo que for discutido e deliberado nas assembléias ou reuniões de quotistas, especialmente naquelas que tratarem da matéria prevista no artigo 1.078 do NCC, será lavrado ata, a qual deverá, no prazo de vinte dias subseqüentes à sua realização, ser levada a averbação e arquivamento no órgão competente (Registro Público de Empresas Mercantis, a cargo da Junta Comercial, se se tratar de uma sociedade empresária limitada, ou Registro Civil das Pessoas Jurídicas, no caso de sociedade simples limitada), embora o parágrafo 2º do artigo 1.075 do NCC faça, apenas, e de forma tecnicamente incorreta, menção ao Registro Público de Empresas Mercantis. Isso porque, se a sociedade simples adotar um dos tipos de sociedade empresária possíveis, e a limitada é um deles, ainda assim ela não perderá sua natureza de sociedade simples, sendo, por isso, registrada perante o Registro Civil das Pessoas Jurídicas (artigo 983, combinado com o artigo 1.150, ambos do Código Civil de 2.002).
Como adverte Modesto Carvalhosa (obra citada), é importante a apresentação da ata de assembléia ou reunião ordinária a arquivamento e averbação, pois, é a partir daí, e não da data de sua realização, que se contará o prazo prescricional de dois anos para se anular a aprovação do balanço patrimonial e o de resultado econômico previsto no parágrafo 4º do artigo 1.078, sendo certo, também, que o ato sujeito a registro não pode, antes do cumprimento das respectivas formalidades, ser oposto a terceiro (artigo 1.154 do NCC.).
Ademais, não se pode olvidar que têm os órgãos incumbidos de efetuar registros públicos o dever de fiscalizar a observância das prescrições legais concernentes ao ato e aos documentos apresentados (2a. parte do artigo 1.153 do NCC), razão pela qual não só poderão como deverão exigir que a ata da assembléia ou reunião ordinária seja apresentada para arquivamento e averbação, impedindo, se assim entenderem correto, o arquivamento e averbação de outros atos societários posteriores, o que, por certo, acarretará conseqüências danosas à sociedade, afetando sua relação com terceiros e impossibilitando, por exemplo, sua participação em licitações ou dificultando a movimentação de contas e obtenção de financiamento junto as instituições financeiras.
Cabe, finalmente, salientar que muitas das deliberações tomadas em reunião ou assembléia não importam em alteração contratual.
Nota de atualização (do Editor)
Dispõe o art. 2.031 do novo Código Civil, com a redação dada pela Medida Provisória nº 234/2005:
"As associações, sociedades e fundações, constituídas na forma das leis anteriores, bem assim os empresários, deverão se adaptar às disposições deste Código até 11 de janeiro de 2006."