Nós advogados estamos sempre envoltos em papel, são processos, contratos, pareceres, documentos os mais diversos nos rodeando em nossa mesa, ocupando espaço.
Até pouco tempo atrás estes documentos físicos circulavam, iam para dentro de um processo, eram enviados para o cliente na forma de contratos ou pareceres, iam para pastas físicas no arquivo da empresa ou escritório, por exemplo - esta era a forma com que trabalhávamos e porque não existiam muitas alternativas.
Mas hoje em dia, pare e pense: quanto do papel impresso na sua mesa é digitalizado e segue direto para o triturador? Ou às vezes nem digitalizado é, o documento só é lido e descartado? E mais, será que todo papel na sua mesa precisaria mesmo vir para o meio físico?
Aí olhamos para fora, e vemos um mundo cada vez mais conectado e digital – sim querido leitor, D-I-G-I-T-A-L!
Não podemos negar que a tecnologia é um fator de transformação, e tem um impacto direto na forma com que nos comunicamos e interagimos com o ecossistema do qual fazemos parte, com nossa família, amigos e inclusive com nossos clientes. Hoje o contato é na maior parte do tempo online.
São mensagens trocadas via whats app e redes sociais não apenas para bate papo, mas para firmar acordos, realizar encomendas e aquisição de produtos e serviços, informações e documentos transmitidos por e-mail ou via wetransfer, petições assinadas de forma eletrônica ou por meio de certificado digital, ou seja, são negociações, informações e documentos que não irão saltar para o mundo físico pois sua existência e validade é digital.
Muitos produtos e serviços também foram levados para o mundo digital, tornando-os na grande maioria das vezes mais ágeis, mais eficientes, com informações e soluções sempre à mão do usuário final, literalmente.
Esta nova realidade está digitalizando processos e negociações e desmaterializando produtos e serviços!
Diante desta nova realidade, diante deste mundo digital que se abre à nossa frente, em muitas situações o uso do papel começa a perder o sentido e uma nova abordagem passa a ser necessária.
A inovação está em sair da zona de conforto, deixando de atuar apenas da maneira com que estamos habituados e buscar novas possibilidades, pensar em formas de melhorar os serviços que prestamos e em garantir uma melhor experiência para o nosso cliente.
Vejo no meu dia a dia escritórios que enviam minutas de pareceres por e-mail mas que insistem em mandar pelo correio a versão final deste Parecer, laudas e laudas impressas e rubricadas com um conteúdo extenso e de leitura cansativa. Alguns só encaminham a versão final destes Pareceres por e-mail se o cliente pede e apenas depois de eles receberem o parecer em meio físico – isso aumenta o custo não apenas monetário com despesas de impressão e entrega, mas também o custo de tempo pois a informação demora ainda mais para chegar até o seu cliente. Qual o sentido desta postura na atualidade?
É comum vermos contratos sendo revisados e encaminhados via e-mail mas quando chega a hora de assinar a versão final novamente imprimimos laudas e mais laudas, rubricamos, coletamos as assinaturas das partes, testemunhas, enviamos para cartório para reconhecimento de firma em um trâmite que pode levar um mês inteiro. Novamente questiono, por que ainda insistimos neste formato?
Será que apenas Pareceres e Contratos extensos com linguagem rebuscada, contendo várias páginas e impresso em várias vias é a única maneira de garantir segurança para as pessoas envolvidas? Não seria este um paradigma que está agora sendo desafiado por esta nova visão de mundo? Esta nova realidade onde negócios já são fechados por meio de mensagem instantânea e contratos são firmados com uma simples mensagem de “aceito” enviada por e-mail?
Laudas e mais laudas. Papel, papel, papel e um mundo digital fervilhando lá fora.
Agora pense comigo:
E se os próximos pareceres fossem feitos de forma digital, em um formato que permita ao seu cliente consulta-lo na tela do computador ou até mesmo pelo smartphone?
E se os próximos contratos em que você atuar fossem pensados para o formato digital, redigido, lido e assinado online, permitindo que as partes consultem seu teor e verifiquem a autenticidade das assinaturas também pela tela do computador ou smartphone?
Que tal substituir aquela pilha de papel por um documento que vá literalmente servir na palma das mãos do seu cliente, dando a ele a mesma segurança jurídica e garantindo o acesso ao seu conteúdo onde o cliente estiver?
E se...?