A assembleia, para que seja realizada dentro da sua legalidade, necessariamente deverá ser precedida de um documento formalizando a convocação de todos os condôminos, cuja elaboração é feita pelo síndico, administradora ou 1/4 dos condôminos.
O edital de convocação do condomínio é o documento por meio do qual os condôminos ficam cientes da assembleia que será realizada, indicando a data, o horário e o local, bem como quais serão os assuntos discutidos. Assim como o Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo esclareceu:
AÇÃO DE ANULAÇÃO DE ASSEMBLEIA CONDOMINIAL. Síndica pretende anular Assembleia Geral Extraordinária AGE que a destituiu do cargo. Forma de convocação. Convocação de todos os condôminos. Edital. Ausência de nulidade. O importante é a forma de convocação atender a inequívoca ciência dos interessados para aquele condomínio específico. Pauta do dia, data, horário e local de realização constantes do instrumento convocatório. Quorum de votação respeitado. O quorum previsto em lei para a destituição do síndico é o mesmo para elegê-lo. Metade mais um dos condôminos (ou frações) presentes à assembleia, em última análise, nada mais é do que maioria simples. Não se computam, para tal efeito, os quinhões dos inadimplentes. Inexistência de prova da inadimplência apta a contaminar a votação da Assembleia. Sentença mantida. Recurso improvido.
(TJ-SP - APL: 00226281120138260007 SP 0022628-11.2013.8.26.0007, Relator: Ana Lucia Romanhole Martucci, Data de Julgamento: 30/07/2014, 6ª Câmara de Direito Privado, Data de Publicação: 31/07/2014).
A assembleia, por ser o órgão “supremo” das decisões do condomínio, prevalecendo o interesse da coletividade, deverá, sem exceção alguma, serem todos os condôminos convocados, sob pena de ocorrer a sua nulidade.
A convocação deverá ocorrer exatamente conforme previsto na convenção condominial.
As formas de convocação dependem muito de cada convenção do condomínio, muitos adotam o envio do edital por AR, outros por e-mail, em razão da tecnologia, WhatsApp. Esses dois últimos não são recomendáveis, eis que não é a todo o momento que o condômino terá acesso a e-mail ou WhatsApp.
É importante trazer o seguinte julgado, no que tange convocação por e-mail que considerou válido o ato:
RECURSO – APELAÇÃO CÍVEL – CONDOMÍNIO – AÇÃO ANULATÓRIA DE ASSEMBLEIA GERAL ORDINÁRIA. Autor, condômino inadimplente, que visa buscar a anulação de assembleia geral ordinária, na qual foram aprovadas as contas, deliberado sobre a possibilidade de protestos dos débitos em aberto, reajustada a cota condominial e votados assuntos gerais. Nulidades imputadas à assembleia inocorrentes. Convocação da assembleia pelo síndico de fato, dada a prorrogação do mandato após o término do prazo ânuo de vigência. Comunicação eletrônica acerca da alteração da data da reunião, por "e-mail", bem comprovada, sendo válida por ter se dado nos termos da convenção condominial. Assembleia válida e eficaz, ratificada ainda em momento posterior pela massa soberana. Produção de prova oral desnecessária ao deslinde da causa. Cerceamento de defesa não ocorrido. Improcedência. Sentença mantida. Recurso de apelação do autor não provido, sem majoração dos honorários pela sucumbência recursal, eis que arbitrada em grau máximo na origem.
(TJ-SP 10520704920158260002 SP 1052070-49.2015.8.26.0002, Relator: Marcondes D'Angelo, Data de Julgamento: 11/04/2018, 25ª Câmara de Direito Privado, Data de Publicação: 11/04/2018).
Para garantir que o condômino fique ciente, a forma de envio por AR é o mais usual, em razão de que a chance da assembleia ser impugnada por falta de convocação é mínima.
Outra questão importante é o prazo de antecedência para realização da assembleia, quem determina é a convenção, normalmente é de 08 (oito) dias, mas poderá ser 15 ou 20 dias, dependendo da quantidade de condôminos e do trabalho a ser feito. Há fatos que é necessário a urgência, o qual poderá ser convocada uma assembleia extraordinária com antecedência menor.
O síndico deverá ter também, total atenção na redação dos itens que serão discutidos. É comum redigir na pauta que será deliberada “assuntos gerais”, ficando em aberto questões que não importem em obrigações para o condomínio ou condôminos, bem como modificação de convenção, regimento interno ou área comum. Apenas com o objetivo de informar.
Entretanto, este não é o posicionamento de alguns condomínios ao colocar em pauta assuntos gerais. É frequente adotar este termo para que, em assembleia se decida algo que foi criado em discussão no mesmo momento, ou seja, criando obrigações, alterando alguma um ato ou fato, até mesmo impondo multas a condôminos que não cumprem reiteradamente com seus deveres.
Entendemos que tal ato, é ilegal, pois é considerado ofensa aos direitos dos condôminos, especialmente no de ser informado com clareza e objetividade sobre a pauta que será deliberada. A discriminação dos assuntos que serão tratados na assembleia tem por finalidade advertir os condôminos a respeito dos temas que serão objeto de deliberação, devendo ater-se a ordem do dia.
No mesmo sentido, são os seguintes julgados:
CONDOMÍNIO EDILÍCIO ASSEMBLEIA GERAL DELIBERAÇÃO SOBRE A ALTERAÇÃO DA FORMA DE COBRANÇA DA COTA CONDOMINIAL IRREGULARIDADE DA CONVOCAÇÃO EDITAL OMISSO QUANTO A ESSA MATÉRIA, QUE FOI VOTADA SOB O TÍTULO "ASSUNTOS GERAIS" IRREGULARIDADE SENTENÇA REFORMADA RECURSO PROVIDO.
Pelo que se verifica da ata reproduzida às fls. 92/93, a questão atinente à mudança da forma de cobrança da cota condominial foi votada sob o título “Assuntos Gerais” e aprovada pela maioria dos presentes.
Sucede, porém, que houve manifesto vício de convocação.
Afinal, o respectivo edital não fez referência expressa a essa matéria, aludindo apenas à i) prestação de contas referente ao ano de 2009, ii) eleição do síndico, subsíndico e conselhos para o biênio 2010-2011, iii) reajuste da taxa de condomínio para 2010 e ajuda de custo, iv) laudo técnico ambiental, em notificação da PMV, v) estação de recalque (esgoto) interligação com o condomínio Mont'Alcino e vi) assuntos gerais (fls. 92).
CONCLUSÃO Daí por que se dá provimento ao recurso.
(TJ-SP - APL: 00055216720108260650 SP 0005521-67.2010.8.26.0650, Relator: Theodureto Camargo, Data de Julgamento: 28/05/2014, 8ª Câmara de Direito Privado, Data de Publicação: 29/05/2014).
APELAÇÃO. CIVIL E PROCESSO CIVIL. CONDOMÍNIO. AÇÃO DECLARATÓRIA DE NULIDADE DE DÉBITO. VIOLAÇÃO AO PRINCÍPIO DA DIALETICIDADE. PRELIMINAR REJEITADA. PETIÇÃO. ADITAMENTO DO APELO. PRECLUSÃO CONSUMATIVA.ALTERAÇÃO DA CONVENÇÃO. QUÓRUM QUALIFICADO DESRESPEITADO. MATÉRIA DE PAUTA EXTRAPOLADA. DECISÃO ASSEMBLEAR IRREGULAR.RECURSO CONHECIDO E DESPROVIDO. SENTENÇA MANTIDA. 1. Não há falar em inépcia da apelação por afronta ao princípio da dialeticidade, porquanto da leitura das razões recursais é possível compreender, com clareza, que a pretensão recursal se volta contra o conteúdo do julgado, visando demonstrar a nulidade das taxas condominiais cobradas pelo condomínio (apelado). Preliminar suscitada em contrarrazões rejeitada. 2. A preclusão consumativa extingue a faculdade de se praticar um determinado ato processual, impedindo sua repetição ou complementação (art. 342 do CPC). Nesses termos, não se mostra cabível a complementação das razões recursais ainda que se encontre dentro do prazo legal. 3. Em regra, a deliberação da assembleia condominial é soberana e tem força cogente, de sorte que obriga a todos os condôminos e somente é passível de ser desconstituída por outra decisão soberana da própria assembleia ou por decisão judicial, esta última na hipótese de flagrante ilegalidade. 4. Defeso ao condomínio deliberar em assembleia tema não constante da pauta do edital de convocação, sob pena de não se garantir a adequada informação aos condôminos acerca do que será discutido na respectiva reunião, sobretudo quando se pretender alterar a convenção de condomínio. 5. Exige-se para a modificação de convenção de condomínio a aprovação por 2/3 dos votos dos condôminos. Não respeitado o quórum especial, mostra-se irregular a decisão assemblear que alterou a forma de rateio das despesas condominiais e dividiu a gestão do condomínio em residencial e comercial, afinal o reportado instrumento prevê que os gastos serão divididos entre os condôminos na proporção de suas respectivas frações ideais numa única administração (cláusula 19ª, § 3º). 6. Recurso conhecido e desprovido. Honorários advocatícios majorados em 2%, totalizando 12% sobre o valor atribuído a causa, nos termos do art. 85, § 11, do CPC.
(TJ-DF 20160710077568 DF 0007482-50.2016.8.07.0007, Relator: SANDRA REVES, Data de Julgamento: 20/09/2017, 2ª TURMA CÍVEL, Data de Publicação: Publicado no DJE : 03/10/2017 . Pág.: 301/312).
CIVIL. AÇÃO DE COBRANÇA. CONDOMÍNIO. DESPESAS COM REALIZAÇÃO DE PERÍCIA. ÁREA UTILIZADA POR CONDÔMINO COMO DEPÓSITO DE BENS PESSOAIS. RESSARCIMENTO JUSTIFICADO EM RAZÃO DE ACORDO EM QUE O CONDÔMINO TERIA SE OBRIGADO AO PAGAMENTO DO CUSTO PERICIAL. ACORDO NÃO COMPROVADO. ASSEMBLEIA EXTRAORDINÁRIA. EDITAL DE CONVOCAÇÃO. EXIGÊNCIA DE ESPECIFICAÇÃO DA MATÉRIA A SER DELIBERADA. HONORÁRIOS ADVOCATÍCIOS. PLEITO DE MINORAÇÃO. IMPOSSIBILIDADE. RECURSO DESPROVIDO. 1 - Evidenciado que a perícia técnica foi contratada pelo condomínio para dirimir questão de interesse e proveito geral do condomínio em virtude de dois sinistros que já haviam ocorrido na área periciada, e considerando que o condomínio/ apelante não logrou demonstrar a existência de acordo celebrado entre as partes pelo qual o condômino/apelado teria se comprometido a arcar com os custos da perícia, não há como responsabilizar o apelado ao pagamento de tais despesas. 2 - O e-mail enviado pelo condomínio não comprova que a perícia contratada tinha por objetivo a verificação da propriedade das áreas periciadas, nem que o apelado concordou em pagar as despesas da perícia caso detectado que o local pertencia ao condomínio, de modo que não há como compeli-lo a custear a perícia somente a partir de tal documento. 3 - O edital de convocação é o instrumento legal que dá publicidade ao ato condominial, sendo certo que as matérias a serem discutidas e deliberadas na assembleia devem estar obrigatoriamente nele descritas. 4 - Não pode o síndico se valer do item "assuntos gerais" para aprovar outras pautas relevantes que não constavam do instrumento convocatório sob pena de nulidade da deliberação. 5 - Na hipótese, a imputação de débito a condômino não poderia ser deliberada em sede de assuntos gerais, dada a relevância e interesse da matéria para o condomínio, bem como para o condômino envolvido. 6 - Em se tratando de causa em que não houve condenação, os honorários advocatícios devem ser fixados mediante apreciação equitativa do juiz com fundamento no artigo 20, § 4º do Código de Processo Civil de 1973, podendo ele estabelecer um valor fixo, já que não está adstrito aos percentuais mínimo e máximo sobre o valor da condenação previstos no parágrafo 3º do mesmo artigo ou ao valor dado à causa. 7 - Mantém-se o valor dos honorários advocatícios quando fixados consoante o normativo legal pertinente e em harmonia com os princípios da razoabilidade e proporcionalidade. 8 - Recurso conhecido e desprovido.
(TJ-DF 20150111021053 0030039-83.2015.8.07.0001, Relator: MARIA IVATÔNIA, Data de Julgamento: 10/05/2017, 5ª TURMA CÍVEL, Data de Publicação: Publicado no DJE : 22/05/2017 . Pág.: 845/853).
Nota-se que são julgados recentes e que os tribunais têm dado importância para este assunto, sendo assim, deve o síndico tomar todas as cautelas necessárias ao elaborar os itens à serem discutidos na assembleia, bem como o presidente da mesa tomar a condução devida.
Em continuidade, após devidamente pautado os itens que serão discutidos, deverá ser impresso, assinado pelo síndico ou administradora e enviado para os condôminos. É recomendável que o edital seja afixado em áreas comuns do condomínio, como elevador, hall de entrada, entre outros.
Já no decorrer da assembleia, o presidente deve conduzir a risco os itens da pauta, para que não de espaço a discussão de assuntos irrelevantes, o que no caso prolongaria ainda mais a assembleia e tornaria cansativa. Sendo assim, é recomendável postura do presidente na condução dos atos.
Concluindo, o edital de convocação deverá seguir as formalidades legais, constando a data, a hora e o local, bem como observar as formas que constam na convenção no condomínio, caso contrário, será passível de nulidade. Em relação à questão dos assuntos gerais, este, se não conduzido devidamente correto, ou seja, apenas com caráter informativo, causará polemicas na discussão, o que também, dependendo do caso, poderá ser o referido ato anulado.
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