Etimologicamente, a palavra apostila (em português) é de origem francesa, sendo grafada “apostille”, que provém do verbo “apostiller”, que significa anotação. Portanto, o “apostilamento” de um documento nada mais é do que fazer uma anotação à sua margem ou apor um selo conferindo-lhe autenticidade e validade internacional.
Ao dispensar os Consulados-Gerais dos Estados signatários da Convenção da legalização de documentos públicos emitidos nos países de suas jurisdições, na prática o que se deseja é que cidadãos e empresas que necessitam utilizar internacionalmente documentos não precisem se submeter ao tramite burocrático e ao elevado custo dessas certificações, permitindo que documentos sejam aceitos por autoridades estrangeiras por meio de uma “legislação única”.
De acordo com um estudo conduzido pelo Banco Mundial, constata-se que a competitividade global e a capacidade de atração de investimentos externos dos países aumentam com a adesão plena aos procedimentos da Convenção da Apostila.
Para o mundo empresarial a nova convenção mostra-se extremamente útil, principalmente ao facilitar o reconhecimento dos documentos durante o processo de registro de uma sociedade em um novo país e, também, ao validar documentos para concorrências públicas, afora é claro, simplificar a participação de empresas brasileiras no exterior.
Importante esclarecer que a apostila será concedida a requerimento de qualquer interessado, ou de qualquer portador do documento mediante o comparecimento à autoridade designada e competente de cada Estado para passar a apostila.
No Brasil, a aposição do selo da apostila nos documentos brasileiros em que se busca a validação nos demais países signatários da Convenção será feita pelos cartórios habilitados pelo CNJ, nos termos da resolução 228/16.
Conforme a resolução, as autoridades competentes para a aposição da apostila em documentos públicos produzidos no território nacional são as Corregedorias Gerais de Justiça e os Juízes Diretores do foro nas demais unidades judiciárias, comarcas ou subseções, quanto a documentos de interesse do Poder Judiciário; e os titulares dos cartórios extrajudiciais, no limite das suas atribuições.
O CNJ desenvolveu o SEI Apostila, que é o sistema único para emissão de apostila em território nacional. A emissão da apostila se dá por meio eletrônico, por intermédio do SEI, acessado mediante certificado digital.
Fato que bem demostra a importância da unificação dos documentos para a competitividade global é que de acordo com o mais recente levantamento de dados do CNJ, aponta que entre agosto e abril de 2017, foram realizados pelos cartórios brasileiros 837.657 mil apostilamentos de documentos.
Por fim, em que pese o Brasil ter demorado mais de 50 anos para aderir de fato à Convenção, o que se torna patente é que as empresas que desejam aumentar a competitividade de suas atividades internacionalmente, agora dispõem de um processo simples, uniformizado, célere, com redução de custos e segurança na oficialização de documentos.