O fluxo de caixa é essencial para o bom funcionamento de uma empresa, sem a ajuda deste instrumento, a empresa, seja esta pequena ou grande, poderá sofrer com resultados negativos, podendo até chegar à falência.
Por isso é vital que uma companhia que estejam começando agora ou até as que já estão no mercado há um tempo, entendam bem como fazer um uso produtivo dessa ferramenta que é de importância imprescindível para a organização financeira da empresa, sendo realizado por um escritório de contabilidade.
Bom, explicando melhor qual é a função desse instrumento, seu principal objetivo é apurar e projetar o saldo disponível para que exista sempre capital de giro, para aplicação ou eventuais gastos, por isso devem ser registrados alguns dados.
Em outras palavras: É o movimento de entrada e saída de dinheiro do caixa da empresa, seja o que a sua companhia recebe ou seja ou ela precisa gastar, tudo isso faz parte do fluxo e deve ser registrado nos mínimos detalhes para que haja um controle financeiro minucioso.
Como funciona o fluxo de caixa?
Para uma empresa ter sucesso é indispensável que ela tenha uma boa gestão financeira e é exatamente pra isso que o fluxo de caixa serve, pois com ele o empresário poderá ter uma visão detalhada do movimento financeiro que há em sua empresa. Um exemplo do fluxo na prática:
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A boa notícia: Em uma estratégia para atrair clientes, você decidiu realizar uma semana de descontos especiais. Como retorno, ao fim do período, vendeu 25% a mais do que o previsto, atingindo um faturamento de R$ 72 mil.
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A má notícia: Ao registrar as receitas e as despesas do período, identificou que a promoção fez seus gastos crescerem e, somando todos os valores envolvidos, encontrou um custo total de R$ 70 mil.
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Conclusão: O fluxo de caixa jogou um balde de água fria na sua comemoração. O que parecia um lucro importante escondia falhas na estratégia, que, por pouco, não deixaram o saldo negativo.
No exemplo acima é possível ver o que teria acontecido caso você não tivesse utilizado o fluxo para ter uma noção do movimento financeiro, teria achado que a promoção foi um sucesso e provavelmente planejaria criar outra, achando que estaria lucrando, o que poderia acarretar consequências negativas para empresa.
Veja bem, os registros periódicos são indispensáveis se você quer ter um controle minucioso, estes podem ser feitos diariamente, ou semanalmente ou mesmo mensalmente, quanto à frequência dos registros fica por conta da necessidade de acompanhamento que é necessária.
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É comum e recomendado que os registros mais frequentes sejam realizados em empresas de menor porte. Isso acontece porque muitas vezes essas empresas estão iniciando os seus negócios e os empresários a frente ainda não possuem muita experiência.
Após os registros vem a análise dos dados, com isso é bem comum que haja uma redução de custas na empresa. Essa redução é um dos benefícios de um fluxo de caixa bem feito, quanto mais detalhado for, mais você poderá enxergar os gastos desnecessários e supérfluos na sua companhia.
Quais são os tipos de fluxo de caixa?
Como nem todas as empresas têm os mesmos objetivos e necessidades, há diferentes fluxos de caixas, cabe a você decidir qual é o ideal para a sua companhia, pesando os pontos positivos e negativos de cada fluxo.
Fluxo de caixa livre
Indicado para quem precisa medir a capacidade que um negócio tem de gerar capital em curto, médio ou longo prazo, indicando o saldo existente na comparação com o fluxo de caixa operacional. Esse é um pouco mais complexo e vai exigir dois relatórios:
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O primeiro é um fluxo de caixa que possa projetar os resultados da companhia em um período entre 60 e 90 dias;
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O segundo já vai trabalhar com um prazo maior, de 2 a 5 anos para estimar as receitas e despesas.
Fluxo de caixa projetado
Neste fluxo você vai fazer uma projeção, baseado nos registros anteriores das receitas e despesas. A partir desses registros o gestor terá conhecimento das entradas e saídas da empresa, se baseando nisso ele irá traçar uma linha de projeção para saber quais serão as futuras receitas e despesas.
Com esse modelo de fluxo será possível fazer um planejamento mais detalhado sobre os gastos futuros, e assim perceber e corrigir as falhas de administração de recursos. Com essa projeção, você terá mais facilidade para planejar os futuros investimentos, ganhando um diferencial em relação às outras empresas que não utilizando esse modelo de fluxo.
Fazendo um breve resumo desse modelo, veja quais são as funções principais desse fluxo:
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Organização: projetar a realização de pagamentos e recebimentos.
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Correção: projetar ajustes para estancar perdas e sair do vermelho.
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Afirmação: projetar investimentos no crescimento e na expansão do negócio.
Fluxo de caixa operacional
Entende-se por fluxo de caixa operacional como o resultado das entradas e saídas financeiras de uma empresa, sendo que só se leva em consideração as movimentações que são necessárias para a operação do seu empreendimento.
Este método de fluxo é o mais simples de todos, pois não há um detalhamento aprofundado nele, por exemplo, não há contabilização de investimentos ou a necessidade de obter mais capital de giro, ele apenas mostra o faturamento da empresa.
Como fazer um fluxo de caixa?
Em termos práticos, criar um fluxo não é tão complicado quanto muitos pensam, o primeiro passo para começar é fácil: Você precisa registrar todos os valores que foram recebidos e gastos pela sua companhia. Como já visto acima, os registros são essenciais para um bom fluxo, então comece:
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Organize as entradas e saídas em detalhe para ter controle
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Especifique o que é cada uma das entradas e saídas de dinheiro
Após fazer isso, você precisa mensurar o quanto você tem de caixa, se o fluxo for positivo, você irá realizar os seguintes pagamentos:
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Fornecedores
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Funcionários
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Despesas operacionais
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Outras despesas que aparecerem
Em seguida você irá realizar os seguintes investimentos:
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Contratação de pessoal
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Equipamentos
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Ampliação
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Publicidade
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Fundo de reserva
Após fazer isso você irá registrar diariamente as entradas e saídas, seja por vendas à vista ou venda a prazo.
Agora se o fluxo estiver negativo você irá precisar focar nas seguintes etapas, a primeira é a de recuperação:
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Renegociar com fornecedores
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Funcionários
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Despesas operacionais
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Outras despesas
O segundo passo é o de arrecadação:
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Liquidação
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Empréstimos
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Renegociar dívidas
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Novos negócios
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Promoções
Após fazer isso você precisará seguir os mesmos passos do fluxo positivo e registrar diariamente todas as entradas e saídas.
Dicas para um bom fluxo de caixa
Bom, você já sabe o que é um fluxo de caixa e como ele funciona, agora é hora de aprender algumas dicas para que haja o mínimo de erros possível e para que garantir que a qualidade do trabalha se mantenha acima da média. Veja as dicas:
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Registrar todas as movimentações financeiras, se atentando aos mínimos detalhes.
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Verificar diariamente o fluxo de caixa, para que as despesas ou receitas sejam anotadas precisamente no dia em que ocorreram.
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Faça uma avaliação do seu capital de giro, este valor deve ser suficiente para suprir todas as suas operações por pelo menos seis meses. Você deve buscar maneiras de aumentar esse valor para suprir as necessidades que sejam mais imediatas.