Seguindo padrões mundiais (RGPD – Regulamento Geral de proteção de dados UE 2016/679, California Consumer Privacy Act of 2018 CCPA), vigora no Brasil desde agosto de 2020 a Lei Geral de Proteção de Dados (lei nº 13.709/2018) que alterando o Marco Civil da Internet (lei 12.965/2014) apresenta normas para tratamento de informações pessoais dos cidadãos brasileiros.
Tal legislação foi elaborada com o intuito de proteger os dados relacionados às pessoas naturais garantindo, entre outros, os direitos fundamentais de liberdade, privacidade e no livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural (art.1º) defendidos, inclusive constitucionalmente, contra a utilização indevida de tais dados e a enorme capacidade de propagação de informações tanto em meio físico como em meios digitais.
É aplicável a todas as pessoas naturais e empresas de direito público ou privado que atendam aos requisitos do art. 3º e a todos os campos do direito, inclusive ao Direito do Trabalho, às relações trabalhistas, e a área de Recursos Humanos que é objeto de nosso artigo.
Conceitos bases
Como podemos agir diante dessa nova realidade? Que ações devemos tomar para atuar dentro da lei uma vez que a área de gestão de pessoas lida exclusivamente com dados pessoais?
Respondendo à questão anterior, precisamos desenvolver um plano de ação, estabelecer suas bases, estudá-las e criar formas, estratégias de tratamento para cada situação identificada como potencial causa de desvios.
Onde encontramos essas informações? Na legislação e manuais e orientações das companhias.
E se a empresa não tiver esses manuais e orientações? Essa será uma excelente oportunidade de desenvolve-los, pois, a LGPD traz multas pesadas que não estão em vigor nesse primeiro momento justamente para que as empresas possam se adequar.
A legislação
O Art. 5º da LGPD enumera informações fundamentais para a elaboração de um projeto de tratamento de dados. Nele encontramos conceitos diversos que elucidam quem são as partes envolvidas, quais informações devem ser objeto de tratamento, o que é tratamentode dados (objeto), qual o âmbito de atuação entre outros elementos importantes que veremos a seguir.
Titular: É a pessoa a quem se referem os dados, ou seja, o proprietário da informação;
A ele cabe dar consentimento para o tratamento de seus dados. Essa autorização deve ser uma manifestação de vontade livre, inequívoca, escrita ou por qualquer outro meio que seja identificável, e com um fim específico e determinado para que não ocorra vício de consentimento.
É importante ressaltar que ao concordar com o tratamento da informação a pessoa não está transferindo a titularidade destes para outrem.
Agentes de Tratamento: São as pessoas responsáveis pelo tratamento dos dados (operadores) e pelas decisões a respeito daqueles (controladores). Essas funções podem inclusive, ser atribuídas a uma única pessoa.
Encarregado: Pessoa indicada pelos agentes de tratamento, responsável pela comunicação entre estes, o titular dos dados e o órgão regulador.
Autoridade Nacional de Proteção de Dados: é o órgão responsável pela fiscalização da aplicação da lei.
Objeto: é o tratamento dos dados nos temos do art. 5ºX:
“ X - tratamento: toda operação realizada com dados pessoais, como as que se referem a coleta, produção, recepção, classificação, utilização, acesso, reprodução, transmissão, distribuição, processamento, arquivamento, armazenamento, eliminação, avaliação ou controle da informação, modificação, comunicação, transferência, difusão ou extração”
Objetivo; proteger os direitos de liberdade, privacidade, livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural. Aqui cabe ressaltar que esse rol não é taxativo, ele enumera sem limitar as opções.
Abrangência: desde que os dados tenham sido tratados, coletados dentro do território nacional, mesmo que por companhias com sedes internacionais, sejam os titulares brasileiros ou não, os dados possuem proteção legal.
Aplicando a LGPD ao RH
Agora que conhecemos as informações básicas, já temos condições de identificar os riscos aplicando esse conhecimento aos procedimentos da área de Recursos Humanos.
Utilizando como exemplo as etapas de Seleção, Recrutamento e Administração de pessoal (da admissão ao desligamento) que detêm os dados mais sensíveis suscetíveis a aplicação da lei, iremos sugerir algumas ações que podem contribuir para o atendimento da legislação, porém é importante ressaltar a necessidade das regras da nova legislação estar inserida, aderida na cultura organizacional da companhia devido a importância que representa.
Na Seleção e Recrutamento:
- Analisar profundamente o processo e avaliar a real necessidade de todas as informações solicitadas visando reduzir e adequar a quantidade de documentos pessoais a cada fase do processo.
- Reduzir o acesso dos colaboradores aos dados sensíveis, limitado ao responsável e ao requisitante da vaga (gestor /companhia solicitante).
- Elaborar cláusulas com objetivos claros de utilização e informações quanto ao armazenamento dos dados para a coleta da autorização para a utilização.
- Elaborar um procedimento minimamente seguro para troca de informações entre candidato e recrutador como, por exemplo, orientar os candidatos a inserir senhas nos documentos no momento do envio digital ou criar um ambiente de troca de dados específico da empresa.
Na Administração de Pessoal
- Criação ou identificação de setores específicos para a administração de dados pessoais.
- Constante atualização dos cargos/funções que podem ter acesso ás informações e definição de quais tipos conforme análise de suas atribuições e divulgação a todos os envolvidos.
- Utilização de um ambiente seguro para compartilhamento de informações interna.
- Utilização obrigatória de senhas para envio digital de dados sensíveis a terceiros.
- Atualização em conjunto com a área jurídica dos contratos de trabalho para a inserção da cláusula de autorização de utilização de dados.
- Reforço e adaptação das cláusulas de sigilo e confidencialidade dos colaboradores nos contratos dos profissionais que manipulam dados sensíveis nas companhias.
- Atribuição de acessos específicos ao sistema alimentado com dados confidenciais conforme atribuições dos cargos.
- Eliminar todos os dados pessoais desnecessários dos colaboradores desligados (atentar para os documentos que devem ser guardador por obrigatoriedade legal.).
Esperamos que as informações acima possam ter contribuído com a compreensão da importância de estar em conformidade com a Lei geral de proteção de dados que, apesar de promover uma grande modificação nas rotinas de trabalho das companhias com previsão de rigorosas regras e sanções, veio trazer mais transparência e segurança nas relações negociais, nelas incluídas as relações trabalhistas atendendo uma tendência mundial.