ASPECTOS PRÁTICOS DA IMPLANTAÇÃO DE CONDOMÍNIOS
Andrea Oliveira [1] e Francisco Egito [2]
PRIMEIRA PARTE
A incorporação imobiliária, cujo conceito encontra-se no parágrafo único do artigo 28 da Lei 4.591/64, é a atividade exercida com o intuito de promover e realizar a construção, para alienação total ou parcial, de unidades autônomas em edificações.
A incorporação imobiliária, portanto, é o início de uma complexa operação de planejamento, financiamento, vendas e construção de um empreendimento imobiliário. O incorporador vende “na planta” frações ideais de terreno, que corresponderão a unidades individualizadas, prontas e acabadas ao final do intrincado processo de construção.
A averbação do habite-se, seguido da instalação do condomínio, marcam a conclusão da obra. Os adquirentes de imóveis recebem um empreendimento construído, com unidades individualizadas, dos quais são proprietários de uma fração ideal das partes comuns. As partes exclusivas de cada condômino tornam-se distintas da matrícula do terreno que lhe deu origem, passando a ter existência autônoma.
Em outras palavras, fração ideal é a parte indivisível e indeterminável das áreas comuns e do terreno de um condomínio, proporcional à unidade autônoma de cada condômino. Como regra geral ela é composta de uma parte comum e de uma parte privativa.
Para se estabelecer a fração ideal de um imóvel, é preciso fazer o seguinte cálculo: área total do terreno multiplicada pela área da unidade em questão. Após, deve-se dividir o resultado pela área total construída das unidades.
A instalação do condomínio é o momento que marca a entrega do empreendimento aos compradores. Nesta assembleia acontece a escolha dos primeiros representantes para administrar o condomínio, com aprovação de orçamento, dando início ao processo de ocupação e administração do condomínio. É um momento importante e requer e requer amplo conhecimento, esforços e diversas providências por parte da administração. São diversas as fases para implantação do condomínio. Nas seções a seguir, citamos as principais
I) O processo de nascimento do condomínio
Esta etapa ocorre com a instituição do condomínio, que faz nascer o condomínio. A forma mais comum de nascimento do condomínio é a incorporação imobiliária. O Código Civil, acerca da instituição, afirma:
Art. 1.332. Institui-se o condomínio edilício por ato entre vivos ou testamento, registrado no Cartório de Registro de Imóveis, devendo constar daquele ato, além do disposto em lei especial:
I – a discriminação e individualização das unidades de propriedade exclusiva, estremadas uma das outras e das partes comuns;
II – a determinação da fração ideal atribuída a cada unidade, relativamente ao terreno e partes comuns;
III – o fim a que as unidades se destinam.
A instituição ocorre por um ato solene, por instrumento particular ou público, em que ocorre a especificação do condomínio, com a discriminação das unidades autônomas, a separação das áreas comuns, a determinação das frações ideais e a finalidade das unidades. Alguns documentos são necessários para a instituição, que ocorre antes da instalação do condomínio. Os documentos estão listados a seguir:
● minuta da convenção do condomínio;
● comprovante de recolhimento do ISS (Imposto sobre Serviços) sobre a obra;
● Certidão Negativa de Débitos Previdenciários (CND), comprovando o recolhimento do INSS da obra;
● auto de conclusão da obra (habite-se ou certidão de construção).
Com o registro, pelo oficial, o condomínio estará instituído (Lei 6.015/73, art. 167, I, “17”).
II) Preparação para a implantação do condomínio (condomínio residencial, comercial, misto etc)
As construtoras devem contar com a assessoria jurídica de advogados especializados em direito condominial para elaboração da minuta de Convenção e do Regimento Interno. As administradoras auxiliares de condomínio prestarão assessoria na elaboração de orçamento, com a estimativa do valor da cota condominial, considerando o empreendimento a ser construído, instalações e equipamentos prediais, áreas comuns e os serviços de que serão dotados o condomínio, para apresentação em assembleia de instalação.
III) Convocação da primeira assembleia (Assembleia Geral de Instalação)
Esta assembleia tem por objetivo dar início à administração do condomínio. Possui diversos assuntos para deliberação, dentre os quais destacamos:
● a aprovação dos condôminos para a instalação do condomínio, com o início da ocupação das unidades e início da administração do condomínio;
● a autorização para inscrição do condomínio na Receita Federal do Brasil, para a obtenção do CNPJ;
● a entrega da obra aos adquirentes, demarcando o início da “vida” do condomínio, com sua administração após instalação;
● a escolha do corpo diretivo, por meio da eleição do síndico, subsíndico e membros do conselho fiscal, para que o condomínio tenha representatividade;
● a aprovação da previsão orçamentária inicial para o condomínio, por um período reduzido de tempo, considerando a necessidade de ajustamento conforme a ocupação for acontecendo;
● a contratação da administradora auxiliar do condomínio;
● e a aprovação do regramento interno do condomínio (convenção e regimento interno).
Após sua realização, a assembleia de instalação deve ser formalizada por uma ata, subscrita por um presidente e um secretário. A ata será o documento jurídico comprobatório da eleição do corpo diretivo do condomínio, aprovação do orçamento condominial, contratação da administradora do condomínio e aprovação do regramento interno para a gestão do condomínio e relações entre os condôminos.
Importante destacar que na assembleia de instalação será eleito o síndico, o primeiro representante legal do condomínio, na forma do artigo 1.347 do Código Civil e convenção de condomínio.
Se os condôminos não tiverem aprovado uma convenção de condomínio na AGI, o condomínio será regido pela sua minuta de convenção constante no registro imobiliário quando da incorporação (art. 32, alínea “j”, da Lei 4.591/64 - Lei de Condomínios e Incorporações).
Consideramos a primeira obrigação legal do síndico promover a inscrição do condomínio no CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas). De um modo geral, é somente após a obtenção do CNPJ que o síndico poderá contratar os serviços necessários para a administração do condomínio. O condomínio que não tem CNPJ não poderá ter conta em instituição bancária.
Algumas administradoras oferecem serviços de suporte financeiro, como as “contas pool”, em que a gestão financeira é realizada pela própria administradora, com os recebimentos dos boletos e pagamentos de contas do condomínio.
Compete ao síndico a contratação do seguro do condomínio após a obtenção do CNPJ (Código Civil, art. 1.348, inciso IX).
Algumas construtoras determinam em convenção a indicação da administradora do condomínio, ao menos durante o período inicial, objetivando facilitar os procedimentos administrativos e legais necessários, sem comprometimento do empreendimento.
IV) Documentos do condomínio
Após sua eleição o síndico deverá solicitar da construtora os seguintes documentos:
● habite-se ou certidão de construção;
● alvará de aprovação e execução da construtora;
● o AVCB (Auto de vistoria do Corpo de Bombeiros);
● alvará para instalação de elevadores;
● projeto e plantas originais do empreendimento;
● os projetos executivos da instalação da rede elétrica, hidráulica, rede de esgoto, gás, para-raios, paisagismo, sistema de euso, castelos d´água (se houver) etc;
● manual do síndico e do proprietário;
● certificado de garantia de equipamentos (circuitos de televisão, portões, aparelhos de ar condicionado, elevadores etc);
● certificado dos bombeiros para funcionamento da piscina;
● notas fiscais e manuais técnicos dos equipamentos.
V) Vistoria das áreas comuns
É importante que o síndico realize uma vistoria para o aceite dessas áreas, além da conferência e recebimento do enxoval do condomínio, possibilitando com isso a entrega das chaves das unidades.
VI) Contratação de serviços e primeiras ações administrativas
Os serviços serão contratados de acordo com a natureza do empreendimento. Citamos alguns, como:
● contratação do seguro obrigatório do condomínio;
● elaboração e envio de circulares com as primeiras informações aos condôminos;
● orientação acerca do agendamento de mudanças, conforme o regramento interno do condomínio;
● elaboração e envio de circulares sobre a realização de obras nas unidades autônomas (NR 16.280), com observância aos três “s” previstos no Código Civil (artigo 1.336, inc. IV, segurança, saúde e sossego);
● comunicação sobre fatos relevantes para a boa administração do condomínio, para manter a “ordem” e zelar pela boa convivência e segurança dos condôminos.
VII) Período pós-instalação do condomínio
O período pós-instalação do condomínio é considerado o mais turbulento, já que envolve inúmeras providências. Destacamos a existência de problemas, como questões ainda pendentes com a construtora, a realização de muitas obras nas unidades privativas, condôminos que não se conhecem e utilização de áreas comuns que destoam do portfólio de venda do empreendimento.
É muito comum que nas assembleias de instalação seja eleito um proprietário, refutando a indicação de síndicos externos, por considerar que um condômino irá zelar pelos interesses da coletividade. Por outro lado, as construtoras optam pela indicação de um síndico profissional (pessoa física ou jurídica), especializado na atividade, com experiência em implantação. Diante da complexidade da tarefa, é necessário conhecimento técnico ou a contratação de assessoria especializada para que a operação do condomínio possa ser bem-sucedida, objetivando garantir direitos e deveres dos condôminos e da construtora-incorporadora.
SEGUNDA PARTE
Alguns aspectos relevantes da instalação do condomínio
I) Administradora auxiliar do condomínio
Um ponto de grande importância é a contratação de administradora auxiliar de condomínios, que deve possuir conhecimentos técnicos e experiência em implantação de condomínios.
O condomínio deverá fazer constar do contrato as efetivas atribuições da administradora. Na fase da comercialização é comum que algumas administradoras se comprometam com inúmeras atribuições para assessorar o síndico e a administração interna, mas na prática deixam a desejar, podendo inclusive comprometer a gestão do síndico.
II) Valor da cota condominial
A maioria das propostas orçamentárias apresentadas na assembleia de instalação não atende a realidade administrativa do empreendimento. Isto ocorre porque algumas administradoras apresentam previsões com valores reduzidos por pressão das incorporadoras ou das construtoras, para atender comercialmente, não considerando despesas relevantes a serem incorridas.
Não é incomum verificar em algumas propostas orçamentárias rubricas de despesas de consumo com a informação “rateio à parte”. Tal ocorrência induz a pensar que o valor da cota condominial é reduzido, quando na verdade a estimativa de consumo não foi considerada sob a prerrogativa de que não há consumo anterior por ser um condomínio novo.
Importante verificar a costumeira omissão de algumas despesas ordinárias de caráter sazonal, tais como: limpeza dos reservatórios de água, contratação do seguro, serviços de dedetização, entre outros. Além disso, ocorrem equívocos, já que muitas previsões não contemplam despesas ordinárias, que obrigatoriamente deveriam constar.
Podemos citar como exemplo um empreendimento que é munido de E.T.E. (Estação de Tratamento de Esgoto), mas que não fez constar da proposta orçamentária verba (de elevado valor) para a contratação da manutenção e análises da estação. Essas omissões ocorrem, na maioria das vezes, para tornar o empreendimento mais atrativo quando da sua comercialização e evitar contestações em assembleia.
Alguns fatores fazem os condomínios novos possuírem despesas menores. Um dos motivos é que a ocupação do empreendimento costuma ser gradativa, ou seja, quando da implantação a construtora ainda possui algumas unidades vazias destinadas à comercialização. Por essa razão os condomínios costumam contratar uma quantidade menor de funcionários ou de terceirizados. Outro ponto que merece ser considerado é o menor impacto da inadimplência no rateio das despesas, pois somente com a instalação do empreendimento, com a respectiva entrega das chaves, é que as despesas de manutenção deixam de ser da construtora. Importante considerar que à medida em que a ocupação do condomínio cresce, aumentam as despesas de água, energia, funcionários, prestadores de serviço e manutenção predial.
Por essas razões é importante que após sua eleição o síndico possa fazer a revisão da proposta orçamentária inicialmente aprovada para verificar se ela atende as necessidades do empreendimento. Caso não atenda, o síndico deverá convocar Assembleia Geral para que os condôminos tenham conhecimento e deliberem sobre o ajuste da cota e demais medidas a serem adotadas, objetivando ter condições de manter os serviços e a segurança do condomínio.
Paralelamente a este processo, o síndico deverá expor, também em assembleia, os custos referentes ao material necessário para implantação do condomínio (equipamentos para manutenção das áreas comuns, lixeiras, bebedouro e outros materiais para refeitório dos funcionários, proteção/acolchoado para elevador, mobiliário para portaria, capachos etc), visto que a construtora não contempla em seu memorial descritivo todo material de que o condomínio irá necessitar. Deverá ser elaborada uma lista de prioridades.
Na prática, o síndico poderá, como forma de melhor acomodar o orçamento, contratar os serviços de acordo com o índice de ocupação, exceto aqueles obrigatórios com relação à segurança e manutenção. Exemplo: orçamento com a previsão de oito auxiliares de serviços gerais. Essa contratação poderá ser realizada gradativamente, de acordo com a ocupação e liberação das áreas de lazer. O correto planejamento financeiro é imprescindível para a uma boa administração do condomínio, principalmente, na fase de implantação.
Outro aspecto relevante é o percentual previsto no orçamento em relação à perda de recebíveis (inadimplência). Exemplo: se o percentual aprovado foi de 10%, mas a média do primeiro e do segundo meses de arrecadação superar este percentual, o síndico deverá tomar medidas para corrigir o orçamento, objetivando evitar déficit orçamentário, o que comprometeria a implantação do condomínio. Desde o início da gestão, o síndico deverá definir critérios quanto à forma de recuperação dos créditos, para tomar as providências devidas de maneira a conter a inadimplência.
III) Procedimentos para vistoria e aceite das áreas comuns
O síndico deverá contar com a assessoria de empresa especializada para fazer a vistoria de todas as áreas comuns do condomínio e verificação dos equipamentos. A inspeção deve considerar o memorial descritivo da incorporação, como os materiais de vendas disponibilizados pela construtora. É neste momento que o síndico fará o recebimento das áreas comuns e pontuará todas as ressalvas necessárias para que a construtora possa fazer as devidas correções e/ou substituições.
De um modo geral, podemos dizer que todo o condomínio é entregue com problemas, alguns com mais, outros com menos, independente do tipo de construção e da construtora, seja na obstrução de rede, no sistema de drenagem, acabamentos, entre outros. Por este motivo, existem prazos previstos em relação às garantias da construtora. O síndico deverá fazer os registros, observando os prazos fixados, sob pena de perda da garantia.
Outro aspecto é o termo de vistoria, documento a ser assinado pelo síndico. Além da assessoria técnica, ele necessita de assessoria jurídica. Segue modelo utilizado por determinada construtora para análise da amplitude dos efeitos:
Pelo presente, o(a) síndico(a) deste Condomínio Residencial DECLARA, para todos os fins de direito, receber, nesta data, os espaços referentes aos blocos e à Área Social Comum, (ASC) do referido empreendimento, nos termos do projeto aprovado pela Prefeitura Municipal Competente, da Convenção de Condomínio e da NBR 12.271, conforme listados abaixo.
Declara ter realizado, nesta data, completa, detalhada e minuciosa vistoria da Copa / Edícula de Serviço.
Declara ter verificado que o(s) referidos(s) espaço(s) encontra-se(am-se) em perfeitas condições, que suas instalações, equipamentos, acessórios e componentes encontram-se nos devidos locais e em perfeito estado de funcionamento, não apresentando qualquer vício ou defeito aparente ou de fácil constatação, pelo que as recebe, sem qualquer ressalva.
Declara, também, ser de seu conhecimento que, a partir dessa data, passa a contar com as garantias que lhe são asseguradas pelo Código de Defesa do Consumidor, estando ciente de que a responsabilidade da construtora e incorporadora do empreendimento quanto aos vícios aparentes ou de fácil constatação é de 90 (noventa) dias a contar da presente data.
Está ciente de que, ao receber as áreas comuns passa a ser de sua responsabilidade a conservação e manutenção destas, eximindo a construtora de qualquer responsabilidade advinda de mau uso.
Declara estar ciente de que as garantias dos itens da Área Social Comum (ASC) passam a ter sua validade assegurada a partir da data de seu recebimento pelo representante legal do condomínio – o síndico – ou data de emissão do auto de conclusão – habite-se, o que ocorrer primeiro. É imprescindível leitura do manual para verificação das regras que ocasionam a perda de garantias. Dentre elas a mais importante é a aplicação correta da manutenção preventiva estabelecida pela norma técnica 5674, detalhada no referido manual e que, ao receber as áreas comuns, passa a ser de sua responsabilidade a conservação e manutenção, eximindo a construtora de qualquer responsabilidade advinda de mau uso.
Concorda que, para prevenir dúvidas, todas as comunicações com a construtora deverão ser sempre feitas por escrito, pelo que se obriga a tanto.
Algumas reflexões:
1 – O síndico não deve atestar sobre matéria que desconhece, por este motivo, reforçamos a necessidade de assessoria. Exemplo: o síndico tem conhecimento do projeto aprovado pela Prefeitura? O que dispõe a NR 12.721?
2 – O síndico não pode declarar que todos os equipamentos, acessórios e instalações estão em perfeitas condições de funcionamento se estes não forem devidamente testados, preferencialmente, por profissional especializado.
3 – Quanto ao início da contagem do prazo de garantia, importante ficar expresso que somente começa a correr a partir da entrega das chaves. Exemplo: foi realizada a vistoria e assinado o termo de aceite e recebimento das áreas comuns pelo síndico, contudo a construtora, por determinado problema, somente procede a entrega de chaves trinta dias após esta data, com isso, dos noventa dias iniciais, o condomínio perderia trinta dias para identificação de vícios aparentes e de fácil constatação.
Manutenção preventiva
As áreas sociais dos condomínios requerem cuidados específicos para seu uso e conservação. Por este motivo, devido às competências impostas ao síndico, é imprescindível criar um plano de ação para o cumprimento das normas de manutenção, como forma preventiva para o devido funcionamento dos equipamentos e para evitar perda de garantias, principalmente aquelas impostas à construtora.
Regulamentação da manutenção preventiva
A Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT) elabora e regulamenta a manutenção preventiva. Suas principais normas são:
· NBR 5674 (Manutenção de Edificações – Procedimentos)
· NBR 14037 (Diretrizes para Elaboração de Manuais de Uso, Operação e Manutenção das Edificações)
· NBR 15575 (Norma de Desempenho)
· NBR 16280 (Norma de Reforma)
Registro da manutenção preventiva
Os registros de manutenção devem ser feitos para comprovar sua realização, auxiliar o controle, as condições de garantia e a prestação de contas do condomínio. A elaboração do checklist ajuda o controle e resgate das verificações (histórico), e deve possuir modelo elaborado para o condomínio, levando em consideração as características e grau de complexidade. Em todos os tipos de comprovação, é essencial detalhar o que foi realizado, o que foi comprado, quem fez o serviço e quando foi realizado. Entre os tipos de comprovação temos: nota fiscal, cupom fiscal, nota de serviços, laudos, contratos de serviços, ART (Anotação de Responsabilidade Técnica), termos de garantia etc. Toda documentação, quando solicitada, deve estar disponível e prontamente recuperável para os condôminos, moradores, construtora/incorporadora e órgãos públicos.
[1] Gerente de condomínios com mais de vinte e cinco anos de experiência na área. Síndica profissional e consultora condominial. Desde 2008 ministra cursos de Rotinas Administrativas em Condomínios, Previsão Orçamentária e Análise de Balancetes. Pós-graduanda em Direito e Gestão condominial.
[2] Empresário da área imobiliária e condominial. Graduado em administração, direito, contabilidade e gestão de negócios imobiliários, com especialização em Direito Imobiliário e Direito Notarial e Registral. Coordenador e professor de cursos de pós graduação. Mestrando em administração pela UFF.