O Compliance é um programa construído com ferramentas e procedimentos que possuem como ponto central que uma empresa atue em conformidade a legislação e normas técnicas, dentro da atividade da empresa.
Desse modo, é necessário analisarmos quais são os pilares do programa, suas ferramentas e compreender como podem ser aplicados a empresa, o mesmo pode ser implementado em fases ou como alguns preferem adotar parte de ferramentas, dependendo da maturidade da empresa e do que será necessário a sua necessidade.
Vamos conferir os pilares:
1 – Comprometimento
O programa deve ser real e efetivo, aplicando-se com apoio desde a alta gestão da empresa.
Deve ser um compromisso de todos, para ser efetivo todos devem seguir, pois o exemplo vem de cima, de modo que construa uma verdadeira cultura da empresa, por meio da qual é propagada a missão, visão e valores da empresa.
2 – Avaliação de riscos
Análise dos potenciais riscos do negócio, o objetivo é efetuar o levantamento dos riscos e gestão dos mesmos. O intuito é claro: a proteção da reputação da empresa, redução de passivo trabalhista e diminuir riscos econômicos.
3 – Código de Conduta
Visa gerar segurança jurídica para a empresa, instrumento em que estabelece a postura esperada da empresa por seus pares, quais ações serão tomadas para atingir sua finalidade e condutas devidas e repudiadas. Esse mecanismo expõe a clientes, funcionários, fornecedores, investidores, parceiros comerciais, estabelecendo o compromisso público da empresa com a ética e integridade.
4 – Política Interna
Instrumento que estabelece procedimentos e rotinas que visam verificar se a atividade desempenhada pela empresa é desenvolvida em conformidade ao Código de Conduta, legislação e normas relativas à atividade da empresa.
Objetivo: evitar falhas, corrigir e evitar prejuízo à empresa, garantindo que todos os setores envolvidos possuam protocolos a seguir mediante as circunstâncias de sua atuação, como exemplo: Política Anticorrupção, Política de Uso e Disponibilização de EPI (Equipamento de Proteção Individual), Política Admissional e Demissional, dentre outras e de acordo com a necessidade de cada empresa.
5 – Canal de Denúncias
Mecanismo estratégico para identificar condutas lesivas a empresa, como ações ilícitas ou irregulares, desvios, dentre outras. Gera maior credibilidade a empresa e ao Programa de Compliance, bem como solução aos problemas identificados, o que pode gerar enorme benefício a empresa em descobrir previamente, tratar e evitar por exemplo que ações de fiscalização possam ser desencadeadas.
6 – Investigação Interna
Ferramenta que é correlata ao Canal de Denúncias, é a ação da empresa mediante práticas contrárias ao esperado, antiética, ilícita, visa punir em conformidade ao previsto no Código de Conduta da empresa e CLT em casos de por exemplo demissão por justa causa. A condução da investigação interna é direcionada e em conformidade a ética e normas vigentes.
7 – Treinamentos
Os treinamentos visam propagar a conduta esperada, orientações da empresa,é o mecanismo de comunicação da empresa com seus pares, de modo que os valores da empresa e propósito de cada membro da equipe possa não apenas ser valorizado, mas enraizado. Treinamentos e palestras contribuem para que o programa de compliance possa ser efetivo.
Um treinamento pode ser eficaz no aperfeiçoamento dos profissionais, clima organizacional, credibilidade da empresa e tratar temas de cunho de desenvolvimento pessoal e profissional, temas sensíveis como: assédio, bullying, racismo, atendimento ao cliente, compliance, dentre outros temas, e é efetivo para a realidade da empresa.
8 –Due Diligence
A má reputação pode arruinar uma empresa, para o programa ser efetivo é necessário que não apenas internamente se cumpra os valores da empresa, é necessário verificar o histórico daqueles que se relacionam contratualmente: fornecedores, publicitários, influencer's, investidores, etc, devem ser analisados. Essa ferramenta visa analisar, proteger e resguardar a empresa, para que decisões possam ser tomadas com fundamentação e diretrizes pontuais.
9 – Auditoria e Monitoramento
É a manutenção do Compliance, procedimento de verificação dos documentos, contratos e rotinas da empresa, busca verificar o comprometimento da empresa com o programa. Essa ferramenta protege a empresa e sustenta o que foi construído, amadurecendo os processos existentes e identificando tudo aquilo que precisa de aperfeiçoamento, correção e tratar os riscos identificados ou falhas.
Conforme exposto o programa de compliance é composto de ferramentas, sendo observado que algumas empresas atuam por fases ou uso de ferramentas específicas, os instrumentos se aplicam a todo e qualquer empreendimento, não é exclusivo de grandes corporações ele esta disponível para toda empresa que assuma o compromisso de aperfeiçoar e que deseje segurança jurídica, hoje já é possível identificarmos ferramentas sendo utilizadas por empresas como restaurantes, no varejo, telecomunicações, imobiliárias, condomínios, igrejas, esta presente em nosso dia a dia.
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