Com o advento na Nova Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, Lei n. 13.709/18, as pessoas físicas e jurídicas que realizam qualquer tipo de tratamento de dados pessoais, precisam realizar algumas adequações à legislação vigente a fim de evitar sanções administrativas e judiciais.
E uma das principais adequações que seu estabelecimento precisa fazer é: ao coletar dados pessoais, solicitar o consentimento expresso, que entre outras coisas, visa confirmar a anuência do titular para que seu estabelecimento fique autorizado a realizar o tratamento de dados pessoais.
Sendo assim, a maneira ideal de se solicitar o consentimento expresso, é por meio do termo de consentimento.
Nesse artigo, falarei brevemente o que é e as principais informações que devem estar presentes nesse termo, para que seu estabelecimento possa se proteger e garantir a coleta adequada dos dados do cliente/titular.
Termo de Consentimento - O que é
Bem, inicialmente eu já mencionei que umas principais funcionalidades do termo de consentimento está na confirmação expressa de que o titular dos dados autoriza a coleta e o armazenamentos de seus dados, mas nao é somente isso.
Pois bem, mas existem outras funcionalidades que estão presentes nesse termo. Por exemplo, informar ao titular a respeito da finalidade para qual você está coletando os dados.
Logo, esse instrumento tem o compromisso de celebrar a transparência na coleta dos dados , através de informações pertinentes à coleta e armazenamento, como se verá adiante, bem como o registro do aceite do titular.
Termo de consentimento deve ser somente escrito?
Não. A lei não obriga que os termos de consentimento sejam realizados apenas de maneira escrita.
Podem ser feitos termos de consentimentos em formato de vídeo, por exemplo. Desde que a informação seja clara e inequívoca a respeito da coleta, do tratamento e do armazenamento dos dados.
Contudo, a maneira mais usual ainda é a na forma escrita.
O que deve compor um termo de consentimento
Já falei a respeito do que é o termo de consentimento e mencionei que ele não precisa ser necessariamente feito da forma escrita.
Então o que precisa ter em mente na hora de elaborar um termo de consentimento, de maneira primária, está na transparência. Ou seja, em uma linguagem clara, objetiva e sem embaraços a respeito do que você está solicitando a coleta de dados e os motivos.
Logo, você deve mencionar o que de fato está coletando. Exemplo: vai coletar nome e sobrenome, email, ficha de saúde e endereço? Mencione exatamente esses itens.
Mas não esqueça de determinar a finalidade da coleta. Ou seja, fale dos motivos que embasam essa ação. Mesmo que seja uma prática recorrente em seu modelo de negócio, justifique.
Outra importante informação que deve conter no termo, está no compartilhamento dos dados. Você utiliza um sistema de gestão, pelo qual alimenta os dados pessoais de seus clientes, mencione no termo.
Indique o local em que os dados serão armazenados. Servidor em nuvem ou servidor local? Mencione.
Deixe claro as medidas de segurança que seu estabelecimento está realizando a fim de evitar quaisquer vazamento de dados. Por exemplo: treinamento de pessoal, uso de senhas de complexidade mínima, vedação de compartilhamento de senhas, entre outras diversas medidas que podem ser adotadas.
Também é importante mencionar por quanto tempo os dados pessoais serão armazenados. Se haverá prazo, mencione.
Saliente quem é o responsável pela segurança dos dados pessoais em sua empresa. Esse profissional pode ser um empregado de seu estabelecimento ou pode ser terceirizado.
E por fim, mencione a respeito dos direitos dos titulares. Esses direitos estão previstos na Lei, como por exemplo, a solicitação de correção, descarte, bloqueio ou anonimização de dados ou até mesmo a revogação do consentimento.
Conclusão
Certamente, em muitas práticas que envolvem uma relação econômica, senão em todas, há a coleta de dados pessoais. E a Lei sabe disso.
Então, não está proibido que sua empresa deixe de coletar dados, apenas ela salienta na obrigatoriedade de certos requisitos que visam tutelar os direitos dos consumidores no tocante à privacidade.
Logo, se seu estabelecimento tendo essa mentalidade de que havendo coleta de dados, haverá transparência referente a quais informações e a finalidade do tratamento, bem como se dará todo o contexto de armazenamento e tutelando os direitos ao acesso à informação dos titulares, o seu negócio não terá impeditivos, como muitos podem pensar.
Não esqueça de sempre solicitar o apoio profissional para elaborar seu termo de consentimento, bem como auxiliar o seu negócio na melhor governança dos dados.