Quando você aceita um novo cliente para o seu negócio de planejamento de eventos, um acordo verbal nunca é suficiente. O que precisa, de fato, é colocar uma bobina de papel na impressora e listar os detalhes mais importantes.
Em seguida, pedir para um profissional do ramo da advocacia, por exmeplo, descrever os termos e condições do seu serviço. Quer entender melhor sobre o tema? Então, continue com a gente!
Contrato de Cronograma de pagamento
Em qual data você quer que os clientes paguem pelo seu trabalho? Lembre-se que a maioria inclui um depósito inicial, sendo o restante pago após o evento. Em seu contrato e em seu cronograma de planejamento de eventos, defina essas cláusulas e coloque no impresso que você não começará a trabalhar até que o cliente pague esse valor.
Ele pode pagar o restante quando o evento terminar ou em parcelas menores para cada etapa. Certifique-se de detalhar os itens como: aluguel do local, equipamentos, equipe e etc., e incluir impostos e outras taxas adicionais.
Contrato de Condições de cancelamento pelo cliente
É possível que um cliente saia no meio do processo de planejamento do evento. O que você faz se isso ocorrer? Nesse caso, seu contrato pode protegê-lo de perdas monetárias e isso será tão imprescindível quanto fazer a manutenção de elevadores em condomínios. Observe que todos os pagamentos recebidos antes do cancelamento não são reembolsáveis.
Informe também que os clientes são responsáveis pelos custos do evento efetuados desde o último pagamento. Dessa forma, se tiver recebido o depósito inicial, você será compensado por todo o trabalho realizado desde então.
Contrato de Cláusula de cancelamento por você
Clientes recuando no meio do caminho não é incomum. Mas e se for você quem quiser optar por não participar? É algo que ocorre de tempos em tempos e também deve ser redijido nos termos do contrato.
Por isso, inclua os cenários que permitem optar por não participar. No entanto, você também precisa pensar em formas para reduzir o prejuízo do gestor do evento. Então, inclua: encontrar outro planejador terceirizado ou reembolsá-lo pelo depósito inicial.
Contrato de Cláusula de rescisão
Uma cláusula de rescisão não deve ser confundida com os termos de cancelamento. A rescisão refere-se a eventos imprevisíveis e que estão além do controle de qualquer uma das partes. É algo muito menor do que uma simples confecção de uniformes, por exemplo.
Dentre eles estão: incidentes relacionados ao clima, uma paralisação do governo, uma pandemia ou outro desastre. Uma cláusula de rescisão descreve os cenários em que nenhuma das partes pode ser responsabilizada. Isso é altamente improvável, mas coisas absurdas (como a Covid 19) podem acontecer do nada!
Fazer reuniões esporádicas com a pessoa responsável pelo evento é primordial, pois gerir todas essas vertentes ao lado dela terá mais valor. Esse diálogo horizontalizado trará confiança de ambos os lados, determinando o sucesso da empreitada.
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Este artigo foi escrito pela equipe do Soluções Industriais.
