COMO JÁ FALAMOS AQUI outras vezes, a atuação no âmbito extrajudicial exige do Advogado conhecimento não só das principais leis federais (encabeçadas, por certo, pela quase cinquententária Lei 6.015/73) mas principalmente pelas normas locais (editadas pelas Corregedorias das Justiças Estaduais) assim como do CNJ (gostem ou não alguns colegas do ramo). A atuação fica ainda mais desafiadora quando se observa que na verdade a perfeita atuação (tanto de Advogados, quanto de Tabeliães, Registradores e principalmente seus PREPOSTOS) também requer conhecimento e atualização contínua no que diz respeito a regras de outros órgãos como a Receita Federal, Prefeituras etc. Realmente, não é um âmbito de atuação para amadores - todavia, podemos assegurar que a satisfação do bom trabalho feito pode ser igualmente proporcional ao tamanho do desafio.
No que diz respeito a realização do INVENTÁRIO EXTRAJUDICIAL tivemos importantes modificações no decorrer dos anos desde a Lei 11.441/2007. No Rio de Janeiro especificamente, com a edição do Provimento CGJ/RJ 87/2002 ("Novo Código de Normas Extrajudiciais), em vigor desde 01/01/2023 temos regras importantes que precisam ser destacadas no que diz respeito aos DOCUMENTOS e CERTIDÕES necessários ao ato, em especial prestígio ao PRINCÍPIO DA CONCENTRAÇÃO DOS ATOS NA MATRÍCULA (Lei 13.097/2015 que contou com muita resistência para ser aceito em terras fluminenses, precisamos recordar). São eles:
DOCUMENTOS NECESSÁRIOS PARA A LAVRATURA DA ESCRITURA DE INVENTÁRIO:
Como qualquer outro ato notarial, hoje em dia sua solicitação pode ser feita inteiramente pela internet (por e-mail inclusive). Já não há necessidade nem do Advogado nem do cliente interessado irem pessoalmente até o Cartório. Os melhores Tabelionatos já contam com estrutura totalmente" on-line "e remota para fornecer esse primeiro atendimento. No Rio de Janeiro não é diferente;
Em que pese não constar expressamente nem na Resolução 35/2007 do CNJ nem no Código de Normas do Rio é de muito bom tom - e eu recomendo desde quando era Substituto em Cartório de Notas - que o Advogado elabore um REQUERIMENTO (nos moldes de uma Petição Inicial) onde informe o caso por inteiro, numa única peça, detalhando as informações e especialmente o plano de partilha pretendido, contendo a distribuição dos bens. Isso vai facilitar sobremaneira o trabalho do Escrevente. Não há dificuldades e muitos Cartórios podem inclusive orientar o Advogado que não se sentir seguro - embora acreditemos que, dadas as peculiaridades de um Inventário Extrajudicial, dificuldades não devam exisitir.
Como aponta o NCN (art. 321) a identificação das partes será feita mediante apresentação dos documentos originais de identidade válidos (a CNH mesmo vencida pode ser usada para essa finalidade), sendo certo que não mais existe a exigência de arquivamento de cópias autenticadas (e a cobrança por isso, muito menos) como acontecia antes do NCN. O preposto pode e deve conferir cópias e originais e fazer o devido arquivamento, sem que haja cobrança por essa rubrica/etapa do procedimento. Caso seja apresentado documento de identidade DIGITAL, sua confirmação pode ser feita pelos meios adequados - pela Serventia - havendo arquivamento eletrônico, dispensada sua materialização (e cobrança por isso, preciso sempre lembrar).
A documentação e certidões que devem ser apresentadas, com espeque no artigo 459 será a seguinte:
1. QUANTO AOS HERDEIROS, CÔNJUGE e COMPANHEIRO:
a) documento de identidade e CPF;
b) certidão comprobatória do vínculo de parentesco dos herdeiros;
c) certidão de casamento ou comprovação da união estável por meio de escritura declaratória ou instrumento particular com firmas reconhecidas por autenticidade ou via e-not assina, se houver, ou certidão de união estável expedida pelo ofício do registro civil das pessoas naturais competente;
d) pacto antenupcial, se houver;
e) certidão de interdição e tutelas do domicílio do herdeiro, quando couber;
2. QUANTO AO" DE CUJUS ":
a) certidão de óbito;
b) certidão de casamento ou comprovação da união estável através de escritura declaratória ou instrumento particular com firmas reconhecidas por autenticidade ou via e-not assina, se houver, ou certidão de união estável expedida pelo ofício do registro civil das pessoas naturais competente;
c) pacto antenupcial, se houver;
d) certidão negativa de testamentos dos distribuidores competentes, tendo por base o último domicílio do de cujus;
e) certidão fornecida pela Central Notarial de Serviços Eletrônicos Compartilhados (CENSEC), por meio do módulo Registro Central de Testamento On-Line (RCTO);
3. QUANTO AOS BENS INVENTARIADOS:
a) certidão do registro de imóveis atualizada (30 dias);
b) certidão de autorização para transferência (CAT) expedida pela Secretaria de Patrimônio da União, ou de documento expedido por outro titular do domínio direto, se houver;
c) certificado de Cadastro de Imóvel Rural – CCIR, se houver imóvel rural a ser partilhado; e
d) documentos necessários à comprovação da titularidade dos bens móveis e direitos, se houver.
PODEMOS ACRESCENTAR que o Cartão de inscrição do Advogado na OAB deverá ser apresentado nos mesmos moldes da identificação das demais partes, sendo dispensada a apresentação de procuração para o ato (art. 438 do NCN). Doutro turno, caso o Advogado além da assistência obrigatória para o ato cumule função de procurador de alguma ou de todas as partes (o que se permite nos termos do art. 12 da Resolução 35/2007 do CNJ c/c art. 444 do NCN) deverá ser apresenta Procuração por Instrumento Público, com poderes especiais (Resolução CNJ 179/2013), que por sua vez pode inclusive ser lavrada pelos meios eletrônicos, remotamente, observada as regras próprias.
PONTO MUITO IMPORTANTE QUE TAMBÉM MERECE DESTAQUE é que por expressa disposição do par.1º do art. 459 do NCN já não são obrigatórias para o ato extrajudicial de inventário a apresentação das certidões fiscais, forenses e dos distribuidores:
"§ 1º. A lavratura da escritura de inventário pelo tabelião e o registro da partilha dos bens nos ofícios de registro competentes dispensa a apresentação de certidões fiscais, forenses ou de distribuidores judiciais".
Ainda assim, se fosse o caso - e para muitos ainda recomendaremos a apresentação destas certidões - é importante saber que sua expedição já NÃO ADMITE COBRANÇA DE EMOLUMENTOS E CUSTAS pelos Cartórios dos Distribuidores do Rio de Janeiro, como explicitado com clareza solar pelo AVISO CGJ/RJ 354/2023 (DO de 11/07/2023).
Como dito acima, as CERTIDÕES de ITC (Interdições, Tutelas e Curatelas) são exigíveis apenas nos casos" onde couber ". Pois bem, entendemos, conforme par. único do art. 447 do mesmo NCN que quando a partilha atender ao referido dispositivo sua apresentação não pode ser exigida:
"Parágrafo único. A certidão de interdição e tutela SOMENTE É EXIGÍVEL em relação aos herdeiros que tiverem realizado partilha desigual do quinhão que contemple bens imóveis, caso em que ocorrerá a constituição, modificação ou extinção de direito real sobre bem imóvel, nos termos do artigo 874".
No que diz respeito às certidões do REGISTRO CIVIL necessárias ao Inventário, temos também novidade no artigo 441 que agora já não faz expressa exigência ao prazo de 180 dias de validade (como fazia o artigo 286 do Código Extrajudicial anterior). A regra atual assegura:
"Art. 441. As certidões emitidas pelos ofícios de registro civil, necessárias para a lavratura das escrituras de inventário, de partilha, de divórcio, de conversão de separação em divórcio e de extinção de união estável consensuais, devem ser apresentadas em seu original e NÃO POSSUEM PRAZO DE VALIDADE, ficando ao prudente critério do tabelião avaliar o documento e, se reputar necessário, exigir a apresentação de certidão mais recente".
Necessário questionar: se o Tabelião reputar necessária a atualização quem deverá custear essa atualização que partiu exclusivamente do seu" prudente critério "? Entendemos desde já que, dada a interligação e interoperacionalidade extrajudiciais, a Serventia tem meios de conferir a validade e procedência da Certidão apresentada, sem que isso signifique qualquer custo para o usuário.
POR FIM, necessário sublinhar pontos importantes especialmente para quem não está muito familiarizado com o Inventário Extrajudicial:
1. Pode ser realizado a qualquer momento, sem qualquer ônus por conta da sua realização fora do prazo, no que diz respeito aos emolumentos do Cartório. Eventual MULTA deverá ser sim aplicada pela Secretaria de Fazenda Estadual, nos termos da Lei Estadual aplicável ao caso (art. 474 do NCN);
2. Pode ser escolhido QUALQUER TABELIONATO de Notas para a realização do ato, independentemente da localização dos bens, último domicílio do autor da herança, domicílio dos falecidos etc. A escolha é LIVRE como aponta a Lei 8.935/94;
3. Pode ser feito inteiramente on-line, por videoconferência inclusive e assinaturas por certificado digital (Provimento CNJ 100/2020);
4. A presença/assistência de Advogado é imprescindível e O CARTÓRIO NÃO PODE INDICAR O ADVOGADO, sob pena de incorrer em infração - que inclusive pode e deve ser denunciada (art. 439 do NCN);
5. Admite-se a realização de Inventário Extrajudicial com total isenção de custas e emolumentos (GRATUIDADE). No Rio de Janeiro as regras estão no Ato Normativo Conjunto TJ/CGJ 27/2013;
6. A existência de credores do falecido/espólio não impedirá nem a realização da Escritura de Inventário nem seu Registro no RGI, quando for o caso (art. 461 do NCN);
7. A existência de débitos tributários do falecido também não impedirá a realização da Escritura nem seu registro, cabendo à Fazenda Pública demandar em face dos sucessores a qualquer título e do cônjuge meeiro pelos tributos pelo"de cujus"até a partilha, observadas as regras do inc. II do art. 131 do CTN bem como art. 1.997 do CCB;
8. A negativa da lavratura do Inventário pela via extrajudicial exige a apresentação de motivos fundamentados e por escrito por parte do Tabelionato (art. 475 do NCN) - o que permitirá inclusive a adoção das medidas do art. 198 da LRP;
9. Praticamente a totalidade das certidões ainda exigíveis para o ato podem ser expedidas eletronica e remotamente.
