Por Benigno Núñez Novo, Maria do Socorro Freitas de Brito e Mamadú Saido Djaló - 25/07/2023
Quando se trata de lidar com dados, o Excel é uma ferramenta poderosa e amplamente utilizada. Com suas diversas funcionalidades, é possível organizar informações de forma clara e eficiente. No entanto, muitas vezes é necessário cruzar dados de diferentes tabelas para obter uma visão mais completa e precisa. Felizmente, o Excel também oferece recursos para facilitar esse processo.
O cruzamento de dados é uma técnica que permite combinar informações de duas ou mais tabelas com base em um campo em comum. Isso pode ser extremamente útil em diferentes situações, como análise de vendas, estudos de mercado, gerenciamento de estoque e muito mais. Com o Excel, é possível realizar esse cruzamento de forma rápida e simples.
Para começar, é necessário ter as tabelas que serão cruzadas em abas separadas dentro do arquivo do Excel. Em seguida, selecione a aba onde você deseja que os resultados do cruzamento sejam exibidos. Nessa aba, insira uma fórmula que combine as informações das tabelas.
Uma das formas mais comuns de cruzar dados no Excel é utilizando a função PROCV (Procurar Valor). Essa função permite que você procure um valor em uma tabela e retorne um valor correspondente em outra tabela. Para isso, é necessário definir um campo em comum entre as tabelas, como um código de produto ou um número de identificação.
A função PROCV é uma das ferramentas mais úteis e poderosas que o Excel oferece. Se você já trabalhou com planilhas, provavelmente já se deparou com a necessidade de buscar informações em uma tabela enorme. É aí que entra a função PROCV, que pode facilitar muito a sua vida.
Para entender melhor, vamos começar explicando o que é uma tabela do Excel. Basicamente, uma tabela é uma estrutura que organiza dados em linhas e colunas. Cada célula da tabela contém um valor específico. Por exemplo, você pode ter uma tabela com nomes de funcionários em uma coluna, e seus respectivos salários em outra coluna.
A função PROCV, por sua vez, permite que você procure um valor específico em uma tabela e retorne um resultado relacionado a esse valor. Por exemplo, suponha que você tenha uma tabela com nomes de produtos em uma coluna e seus respectivos preços em outra coluna. Se você quiser saber o preço de um determinado produto, basta usar a função PROCV para buscar esse produto na tabela e retornar o valor correspondente.
A sintaxe da função PROCV é relativamente simples. Ela requer quatro argumentos: o valor que você deseja procurar, a tabela em que você deseja procurar, o número da coluna em que o valor procurado está localizado e um valor lógico que indica se você deseja uma correspondência exata ou aproximada.
Por exemplo, suponha que você queira encontrar o preço do produto "Camiseta" em uma tabela chamada "Produtos". A fórmula seria algo como: =PROCV("Camiseta"; Produtos; 2; FALSO). Nesse caso, "Camiseta" é o valor que você está procurando, "Produtos" é a tabela em que você deseja procurar, 2 é o número da coluna em que o preço está localizado e FALSO indica que você deseja uma correspondência exata.
É importante ressaltar que a função PROCV só funciona corretamente se a tabela estiver organizada de forma crescente em relação à coluna em que você está procurando o valor. Além disso, é necessário que o valor procurado esteja na primeira coluna da tabela.
A função PROCV pode ser extremamente útil em várias situações. Por exemplo, se você está trabalhando com uma grande quantidade de dados e precisa encontrar informações específicas, como o nome de um cliente, o número de telefone de um fornecedor ou o endereço de um cliente, a função PROCV pode ser uma grande aliada.
Além disso, a função PROCV também pode ser combinada com outras funções do Excel, como SOMA e MÉDIA, para realizar cálculos mais complexos. Por exemplo, você pode usar a função PROCV para buscar o valor de vendas de um determinado produto e, em seguida, usar a função SOMA para somar esses valores e obter o total de vendas.
A função PROCV é uma ferramenta poderosa que pode facilitar muito o trabalho com tabelas no Excel. Com ela, você pode buscar informações específicas em uma tabela de forma rápida e eficiente. Então, da próxima vez que você se deparar com uma tabela enorme, lembre-se de usar a função PROCV para simplificar o seu trabalho.
Além da função PROCV, o Excel também oferece outras ferramentas para cruzamento de dados, como as Tabelas Dinâmicas e o Power Query. Essas ferramentas permitem realizar cruzamentos mais complexos e avançados, com a possibilidade de filtrar, agrupar e analisar os dados de forma mais detalhada.
Por que cruzar dados é tão importante? Bem, imagine que você está analisando as receitas e despesas de um município. Você pode ter uma planilha com os valores arrecadados e outra com os gastos realizados. Ao cruzar esses dados, é possível identificar se há alguma irregularidade, como despesas superiores às receitas ou valores que não batem com o que foi registrado.
E é exatamente nesse ponto que o Excel se torna uma ferramenta fundamental. Com suas funcionalidades de fórmulas e filtros, é possível comparar e relacionar informações de diferentes tabelas de forma rápida e eficiente. Além disso, o Excel permite a criação de gráficos e relatórios, facilitando a visualização e interpretação dos dados.
No contexto dos tribunais de contas, cruzar dados se torna ainda mais importante. Essas instituições têm acesso a uma grande quantidade de informações, como balanços financeiros, contratos, licitações, entre outros. Ao utilizar o Excel para cruzar esses dados, é possível identificar indícios de irregularidades, como superfaturamento, desvio de recursos ou até mesmo casos de corrupção.
Mas como fazer esse cruzamento de dados no Excel? Primeiro, é necessário ter as tabelas em formato de planilha. Em seguida, é possível utilizar fórmulas como o VLOOKUP para buscar informações em uma tabela com base em valores de outra tabela. Além disso, o Excel também permite a criação de tabelas dinâmicas, que facilitam a análise e o cruzamento de dados.
É importante ressaltar que o cruzamento de dados não substitui o trabalho minucioso de auditoria realizado pelos tribunais de contas. No entanto, essa técnica pode ser uma aliada poderosa na identificação de possíveis irregularidades, agilizando o processo de fiscalização e garantindo uma gestão mais transparente dos recursos públicos.
Os Tribunais de Contas têm investido cada vez mais em tecnologia e capacitação para aprimorar o cruzamento de dados. Além do Excel, existem softwares específicos que facilitam essa tarefa, permitindo o processamento de grandes volumes de informações de forma mais rápida e precisa.
É importante ressaltar que o cruzamento de dados deve ser realizado de forma ética e respeitando a privacidade dos indivíduos. As informações pessoais dos servidores devem ser tratadas com cuidado e apenas utilizadas para fins legítimos de controle e fiscalização.
O cruzamento de dados de servidores é uma prática essencial para a eficiência dos Tribunais de Contas. Essa técnica permite identificar irregularidades, fraudes e padrões, contribuindo para a transparência e a correta aplicação dos recursos públicos. Com o avanço da tecnologia, essa tarefa se torna cada vez mais acessível e eficaz, garantindo uma gestão pública mais eficiente e responsável.
Em resumo, o cruzamento de dados de tabelas de Excel nos tribunais de contas é uma prática essencial para garantir a transparência na gestão dos recursos públicos. Com o auxílio dessa ferramenta, é possível identificar possíveis irregularidades e agilizar o processo de fiscalização. Portanto, é fundamental que os profissionais que atuam nessa área estejam familiarizados com as funcionalidades do Excel e aproveitem todo o potencial que essa ferramenta oferece.
Notas e Referências:
ELIAS, Professora Aline. Aprenda PROCV em menos de 1 minuto [Excel rápido e fácil]. Disponível em: <https://www.youtube.com/shorts/qZ3KLnp_3VM>. Acesso em: 25 de jul. de 2023.
Curso de Excel Online. Como Fazer ProcV entre Duas Planilhas no Excel. Disponível em: <https://www.youtube.com/watch?v=oaBgyGImsiA>. Acesso em: 25 de jul. de 2023.
