A troca de administradora é uma questão muito comum no dia a dia dos condomínios, isso porque uma série de fatores concorre para a troca, citamos alguns: descontentamento do síndico e/ou dos moradores com o trabalho, preço que não condiz com aquilo que está sendo entregue, erros constantes, atrasos em pagamentos, cumprimento de obrigações, emissões,  ou, até o pior dos casos, quando uma administradora acaba falindo.

Contudo, esse momento traz alguns pontos que precisam de atenção a fim de que isso não se torne um problema mais à frente.

Primeiro é preciso entender que a escolha da administradora é uma prerrogativa do síndico, uma vez que a função dessa é auxiliá-lo nas questões administrativas, mediante aprovação em assembleia, como preceitua o Art. 1.348 do Código Civil:

§ 2o O síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembleia, salvo disposição em contrário da convenção.

Dito isso, quando da troca da administradora, a primeira questão que surge é a falta de colaboração dessa mesma administradora, tornando a situação desagradável querer que essa conduza a assembleia que deliberará sua própria troca.

Nesse sentido, é importante que o síndico assuma o comando quanto a isso, para tanto, ele precisa buscar uma nova administradora que irá atendê-lo, bem como o condomínio como um todo. Dessa forma, ele precisa ter em mente algumas questões:

- Pesquisar tanto via internet quanto com pessoas de confiança (outros síndicos, por exemplo) administradoras que tenham boa reputação no mercado.

- Pesquisar o registro dessa administradora para descobrir se não tem problemas e pendências com a justiça.

- Entender o perfil dos condomínios que a administradora atende e se esses são semelhantes ao seu.

- Verificar se o preço cobrado é justo quanto ao trabalho que será feito, bem como se isso entra no orçamento do condomínio.

- Fazer uma reunião para entender como é o trabalho de cada administradora, canais e horários de atendimento etc.

Dito isso e conforme preceitua a lei, nada mais justo que o próprio síndico escolha a empresa que irá assessorá-lo. Ainda assim, algumas convenções condominiais imputam a responsabilidade da escolha ao conselho. Já outros síndicos, acertadamente, dividem a escolha com os conselheiros independente do que aduz a convenção.

Feita a escolha da administradora que melhor responda os anseios do síndico como representante legal desse empreendimento bem como de sua coletividade, é de extrema importância que o síndico leve isso ao conhecimento dos condôminos em assembleia para que essa ratifique a escolha posteriormente. 

 Ainda assim, é importante saber que a legislação impõe que a escolha da administradora deverá ter a aprovação da assembleia, porém, é praxe do mercado e aceito pelos tribunais que a escolha seja feita pelo síndico e apenas ratificada em e pela assembleia.

Outra questão é que, como a escolha, como dito aqui, é uma prerrogativa do síndico, caso a assembleia escolha uma administradora que o síndico não confia ou até não ratifique a escolha feita por ele, é aconselhável que o síndico renuncie ao cargo. Isso porque esse fato abre um precedente quanto à confiabilidade da coletividade na função do síndico, que foi eleito para tomar decisões como essa, além de trabalhar com uma que esse não confia pode, por razões óbvias, trazer problemas ao condomínio e a culpa será imputada ao síndico por esse ser o representante legal do condomínio, mesmo não estando de acordo quando da escolha dessa administradora.

Para encerrar, é imprescindível que feita a escolha da administradora, bem como a posterior ratificação em assembleia, o síndico, ao assinar o contrato, precisa ter uma assessoria jurídica ao lado para garantir a conformidade do contrato e saber se tudo aquilo que foi definido em reunião prévia com a administradora estará de fato no contrato. Isso evitará uma série de problemas quando do trabalho que se iniciará entre gestão e administradora.