RESUMO
No Brasil, após os escândalos e fraudes envolvendo entes públicos e empresas privadas, os órgãos regulamentadores se manifestaram pela exigência, em de todas as esferas administrativas, por uma gestão de risco voltada à conformidade. As serventias extrajudiciais, por sua vez, não estão imunes a eventuais atos ilícitos praticados por seus prepostos e, por isso, devem resguardar a integridade dos que possam ser impactados. Com a inserção de um sistema de gestão para identificar, mapear e gerir os processos e atividades desenvolvidas nas serventias extrajudiciais, por meio do compliance, a excelência na prestação do serviço notarial, o fortalecimento da política organizacional consolidada na ética, na responsabilidade social e na obediência às normativas regentes, poderá gerar maior satisfação e confiança dos usuários. Para tanto, este estudo prioriza o mapeamento dos possíveis riscos relacionados ao comportamento antiético, que possam negligenciar a cultura cartorária, suas regras e condutas, com viés ao aumento da confiança depositada nos notários por parte dos cidadãos.
Palavras-chave: Compliance. Serventias extrajudiciais. Riscos. Confiança.
ABSTRACT
In Brazil, after the scandals and frauds involving public entities and private companies, the regulatory bodies manifested themselves by demanding, in all administrative spheres, risk management focused on compliance. Extrajudicial services, in turn, are not immune to possible unlawful acts committed by their agents and, therefore, must safeguard the integrity of those who may be impacted. With the insertion of a management system to identify, map and manage the processes and activities carried out in the extrajudicial services, through compliance, excellence in the provision of notary services, the strengthening of the organizational policy consolidated in ethics, social responsibility and obedience regulations, may generate greater user satisfaction and confidence. Therefore, this study prioritizes the mapping of possible risks related to unethical behavior, which may neglect the notary culture, its rules and conduct, with a bias towards increasing trust placed in notaries by citizens.
Keywords: Compliance. Extrajudicial services. Scratchs. Trust.
1 Introdução
O instituto do compliance é uma medida de combate à corrupção, com previsão inicial junto à legislação estrangeira, com significado principiológico de o código de ética, o cumprimento das regras de conduta estabelecidas à organização, o comprometimento com a integridade, o estabelecimento de uma função de fiscalização, tudo em prol da garantia pela compreensão dos colaboradores e fornecedores.
No Brasil, por sua vez, o Provimento n. 74/2018 e o Provimento n. 88/2019, ambos editados pelo Conselho Nacional da Justiça, são exemplos de regras à observância por parte dos notários e registradores, ao estabelecer os padrões mínimos de tecnologia da informação para a segurança, integridade e disponibilidade de dados2 e as obrigações relativas à prevenção de atividades de lavagem de dinheiro – ou a ela relacionadas – e financiamento do terrorismo3.
Por meio da implementação de algumas ferramentas de compliance, dentre elas o gerenciamento de riscos, que há maior qualidade na atividade extrajudicial da serventia em conformidade às normas, aos ditames de regulamentação e aos controles internos eficientes. Para tanto, a preocupação da serventia deve ser com as decisões estratégicas e a manutenção da boa conduta, com atenção à identificação e reversão de quaisquer ações fora dos parâmetros de qualidade.
Ademais, todos os envolvidos da serventia, desde o notário até o serventuário, deverão compreender a importância da implantação de ações de compliance, com olhar ao princípio da segurança jurídica e da credibilidade notarial, por meio da redução dos riscos e maior tranquilidade à serventia.
A pesquisa tem por objetivo fundamental demonstrar como o gerenciamento dos possíveis riscos à atividade notarial pode gerar maior confiança do mercado de atuação, segurança e prevenção de dados, possíveis fraudes e um ambiente de transparência nas serventias extrajudiciais.
Utiliza-se de um estudo teórico-empírico, com a análise bibliográfica, por meio da leitura de livros, manuais, artigos científicos acerca da capacidade do mapeamento de riscos ao aumento da confiabilidade dos serviços notariais. Serão apresentadas a importância da atividade notarial e algumas nuances, dentre elas os atos atentatórios às serventias extrajudiciais, que evidenciam os possíveis riscos a serem mapeados e gerenciados, para maior confiança perante a sociedade.
Diante disso, a pesquisa não esgotará o tema, porém, intenta à contribuição de esclarecimentos dos institutos apaziguadores, como estímulo à sociedade atual e ao descongestionamento da máquina judiciária.
2 Da atividade notarial e suas nuances
Os notários alcançaram a independência no âmbito de sua atuação pela confiabilidade perante o Estado, pela prática e pela formalização de atos jurídicos extrajudiciais, sem a intervenção do Judiciário. Cumpre destacar o exercício de uma função pública, por expressa disposição constitucional, porém sob caráter privado, eis que os notários efetuam a contratação de seus colaboradores, seus prestadores de serviço, seus fornecedores de bens e materiais, os quais observam, restritamente, as normativas do direito privado.
Tais profissionais exercem suas funções na forma de representação Estatal, com conhecimento do mundo jurídico, para oferecer orientação e assessoria, por meio da emissão de um juízo de valor no acolhimento do ato ou fato jurídico, ao ressaltar a certeza da legalidade e a observância da importância e responsabilidade desempenhada na sua atuação.
Concernente à independência funcional do notário, esta não se relaciona ao viés privado do exercício, mas à finalidade da natureza da atividade. Assim, “o notário instrumentaliza a vontade das partes por meio dos atos jurídicos, o registrador concede a inscrição e a preservação dos direitos perante a si e a terceiros”4.
Portanto, o notário atua, previamente, na garantia da publicidade, da autenticidade, da segurança e da eficácia dos atos jurídicos, sob a ideia inicial de desobstruir o acúmulo de processos na máquina do judiciário, mas, principalmente, “no intuito de restabelecer a Ordem Jurídica do país, e atuando como instrumento de pacificação social”5.
Como a confiança do cidadão norteia a prática do ato notarial, este deve ser pautado pela fé pública e a segurança jurídica, pois, do contrário, haverá lesão à população usuária do serviço. Neste sentido é que foi editada a Lei n. 8.935/1994 para regulamentar a atividade dos notários e registradores do país.
Ademais, “a mesma Lei acima citada impõe as regras para a funcionalidade e ingresso na titularidade das serventias, impondo quem poderá ser um tabelião ou oficial, o que eles devem fazer, como deve funcionar a serventia, as responsabilidades civis e criminais dos titulares, as infrações disciplinares, as sanções e tudo o que controle os serviços prestados”6.
Há de se observar as regras e princípios previstos nas normativas vigentes, sendo as primeiras normas imediatamente descritivas e, contrapartida, os últimos normas imediatamente finalísticas. Neste sentido, as regras preveem normas positivas ou negativas com a descrição da conduta permissa ou proibitiva, enquanto os princípios estabelecem um fim a ser perseguido.
Dentre os princípios destaca-se o da proteção à confiança, implícito no ordenamento jurídico, o qual “representa a face subjetiva da segurança jurídica; este princípio tem em seu conteúdo uma garantia da confiança depositada pelos cidadãos nos atos estatais, que são dotados de presunção de legitimidade”7.
Por sua vez, o princípio da segurança jurídica, como um dos pilares dos cartórios extrajudiciais, é compreendido pela obrigação dos atos notariais em “obedecer a nossa legislação, atribuindo direitos e deveres aos cidadãos, formando um sistema eficaz que arquiva as informações necessárias a fim de proteger toda a sociedade”8.
Portanto, os atos notariais devem gerar um certo grau de certeza ao cidadão, o qual deposita suas informações nas serventias extrajudiciais para zelar pelos seus dados e bens, na garantia dos seus direitos, na ânsia por não implicar em eventuais falhas a causar danos irreparáveis.
Teoricamente, as responsabilidades pelos atos de seus prepostos ficariam a cargo do titular da Serventia, exclusivamente, dada a sua responsabilidade objetiva, considerando que a fé pública outorgada pelo Poder público é indelegável. Tanto é assim que o ato danoso praticado pelo preposto encontra respaldo no art, 22 da Lei de Registros Públicos9, o qual aborda o princípio da dupla garantia, similar à responsabilidade civil estatal, por ato do agente público.
No tocante aos atos dos oficiais extrajudiciais, estes respondem subjetivamente aos danos causados, pessoalmente ou por meio dos prepostos, porém, com direito de regresso em face destes últimos. Outrossim, pessoal é a responsabilidade do titular da serventia, que se inicia com a respectiva delegação, sendo que não há sucessão empresarial em relação aos atos praticados pelo antigo titular, senão com a eventual responsabilização da pessoa jurídica responsável pela delegação, qual seja, o próprio Estado.
Carlos Eduardo Elias de Oliveira discorre:
Somente o oficial à época do ato danoso é que responde. A responsabilidade é pessoal dele. Novo delegatário de serviço notarial e de registro não responde por ato danoso praticado pelo anterior. O oficial não é uma pessoa jurídica, e sim uma pessoa natural que recebe a delegação, razão por que não pode responder por danos causados por outra pessoa10.
Diante do até aqui esposado, os cartórios caminham unificados à segurança jurídica dos cidadãos, desde o nascimento até a morte, em face da obrigatoriedade dos registros e percorrem por toda sua vida, com o devido aprimoramento e modernização das serventias extrajudiciais.
3. A ferramenta do gerenciamento de riscos nas serventias extrajudiciais
Na atualidade está cada vez mais comum, pelas mídias sociais, os casos de corrupção em pequenas e grandes empresas, especialmente pelas constantes investigações e constatações de ilícitos praticados pelos colaboradores, normalmente decorrente de conflito de interesses, a gerar eventual quebra de confiança. Como exemplos de infração de leis e normas teríamos os atos fraudulentos, de abuso de poder, o uso indevido de informação privilegiada e sigilosa, entre outros.
CASTRO E GONÇALVES (2018) entendem ser oportuno decidir e direcionar ações no caminho da integridade e da ética, por meio do processo de compliance, relacionado à identificação e ao tratamento dos desvios de conduta nas organizações, com a finalidade de criar e aprimorar procedimentos de gestão e controle.
Existe, assim, uma convergência entre o tratamento regulamentar das empresas, estatais ou privadas, com o objetivo de evitar os esquemas corruptivos, sob uma análise ampla para mitigar as infrações que eventualmente sejam praticadas.
Por sua vez, Melo e Lima (2019) compreendem pela necessidade do fomento cultural de compliance, o qual servirá de base ao fortalecimento ético, sem o qual os programas do instituto não obterão êxito.
Neste seguimento, a gestão de riscos de compliance constitui um mecanismo estratégico a sensibilizar os usuários internos e demais interessados no processo, bem como para compartilhar opiniões e aprimorar a tomada de decisão, capaz de proporcionar um melhor diálogo entre os stakeholders.
As serventias extrajudiciais se tornaram como exemplo de qualidade na prestação do serviço, no país, especialmente concernente à ética e integridade, com maior evidência após a implantação do programa de compliance, em obediência às regras da lei anticorrupção11, o decreto 8.420/2015, bem como as boas práticas regulamentadas, tal qual o sistema de gestão antissuborno12. Este último, por sua vez, tem por finalidade “fornecer requisitos e orientações para o estabelecimento, implementação, manutenção, análise crítica e melhoria de um sistema de gestão antissuborno”13.
Cumpre destacar algumas vantagens quando da implantação do programa de compliance junto às serventias, dentre elas “a prevenção de desvios e atos de corrupção; proteção do Delegatário no caso de ocorrência de desvios e demais ações infracionais praticados por substitutos, funcionários ou terceiros; redução de sanções cíveis, criminais ou perda da delegação em casos de corrupção; reconhecimento do trabalho do Cartório em premiações e certificações; melhoria da qualidade de trabalho em um ambiente mais ético, transparente e com respeito entre os colaboradores”14.
Para melhor desenvolvimento do programa, as especificidades e o porte de cada cartório devem ser observados como ponto de partida o mapeamento de riscos. Isto em razão de que, a grande maioria das instituições “enfrentam incertezas internas e externas, que fazem com que ocorra dúvida sobre a consecução dos seus objetivos”15.
A gestão de riscos retrata as atividades coordenadas à gerência e controle da organização, em relação às potenciais ameaças, por meio de um processo de trabalho bem delineado, permanente e monitorado pelo cérebro da organização, no caso os delegatários ou oficiais extrajudiciais, com capacidade à identificação, análise e avaliação dos riscos.
No que se refere à temática dos cartórios, a Associação de notários e registradores do Brasil, em 2019, elencou alguns riscos para se considerar na análise, dentre eles o relacionamento com agentes públicos, o uso de intermediários, o conflito de interesse, o uso indevido de ativos, as doações, patrocínios e investimentos sociais, os pagamentos de facilitação e a fraude nos atos notariais e registrais16.
A importância da ferramenta é a garantia das boas práticas gerenciais do controle dos riscos, de maneira proativa e não reativa, como salientado por RINALDI (2010, p. 23):
A gestão de riscos não deve ser encarada como uma prática estanque e de cumprimento de normas, mas como uma reafirmação de melhoria de desempenho e implementação de novas ações, permitindo aos seus atores internos e externos reavaliarem as prováveis ocorrências do risco.
Insta ressaltar a constante modernização dos cartórios, para uma maior contribuição à segurança jurídica dos negócios no país, com vasta e decisiva contribuição ao desafogo do judiciário e à melhor prestação dos serviços públicos indispensáveis aos cidadãos.
Portanto, as benesses da implantação do compliance vinculam as serventias a um aumento de controle sobre os riscos iminentes, uma maior confiança do mercado de atuação, à segurança e à prevenção de dados, possíveis fraudes, à redução de despesas, com olhar a um ambiente mais transparente.
4 Considerações Finais
As normas brasileiras trouxeram exigências referentes aos processos de conformidade das instituições, públicas e privadas, para maior conhecimento, registro e monitoramento dos riscos que abalam a integridade das organizações, em face dos anseios dos cidadãos.
Para sedimentar este novo cenário, o programa de compliance veio como um passo relevante à observância das regras e alcance de melhores resultados, com aumento da transparência e um comprometimento do público interno às diretrizes adotadas, sob o viés da responsabilidade corporativa.
Constata-se, assim, alguns fundamentos à melhoria contínua do processo, especificamente pela imprescindibilidade da criação e do aprimoramento das normatizações e procedimentos de gestão nas organizações, como ato prioritário à garantia de recursos à efetividade dos registros do gerenciamento de riscos.
Com esta ferramenta do programa de compliance, capaz de contribuir à qualidade, ao controle e à observância dos princípios e normas de conduta regentes do serviço extrajudicial, interna e externamente, a confiança e a segurança do cliente se evidenciam.
Ademais, possível se faz atenuar os riscos e o melhor atendimento ao consumidor, especialmente pelos treinamentos dos oficiais extrajudiciais e seus colaboradores à adequação da comunicação interna, eventuais reclamações mais bem gerenciadas, em virtude da difusão das boas práticas cartorárias.
Conclui-se, portanto, que a gestão de riscos não deve ser analisada por sua pontualidade no atendimento às normativas, porém, especialmente, por se tornar uma ferramenta de melhoria contínua do desempenho dos oficiais das serventias extrajudiciais e de seus prepostos, para permitir aos atores internos e externos reavaliarem os episódios de risco e, consequentemente, obterem desempenhos mais efetivos e eficazes na prestação do serviço notarial e registral.
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