Entender as compras públicas é direcionar todas as ações e políticas públicas dos órgãos e entes. Ao se trazer o gênero “compras públicas”, fala-se de toda cadeia de suprimentos essenciais ao abastecimento de toda atividade administrativa; fala-se em serviços que se dignam a alavancar a máquina pública e manter a plena fruição das atividades tidas como essenciais.
Tentar definir, conceituar, o que vem a ser efetivamente as compras governamentais é uma missão um tanto fútil, pois seu plano teórico não sobrevive ao campo prático. Ainda, vê-se que sua importância – quando avaliada pelos leigos palpiteiros – é mínima. É um absurdo? Com toda certeza! Poucos são os ambientes setoriais de compras e logística que alcançam prestígio e importância dentro da Administração. Não raro, carrega a pecha de setor burocrático, de setor de castigo: - Joga fulano que a gente não gosta para lá.
Já ouviu isso de alguma forma? Por vezes, nem tão sutil como essa.
Então, a partir de agora, é imprescindível que você entenda, explique, brade – se assim for necessário – que o setor de compras da sua unidade é a aorta da administração pública. É por aqui que passa todo o fluxo essencial para a continuidade das atividades, para as novas atividades, para a pulsação dos serviços públicos essenciais. Para uns, parecerá exagero; para você que conhece, quer conhecer ou tem o mínimo de familiaridade a função, parecerá até eufemismo.
De toda forma, é necessário que se tenha a dimensão e profundidade do que é a compra pública. Mais que qualquer conceito, mais que quaisquer linhas e páginas, entenda aqui embaixo qual a real missão do comprador:
- Abastecer as unidades de saúde. Só se faz saúde pública com insumos, equipamentos, serviços de qualidade, etc.;
- Abastecer as unidades de ensino. Só se faz educação pública com materiais, estruturas físicas compatíveis, alimentação, transporte, etc.;
- Promover infraestrutura e transporte. Não há que se falar em avanço urbano e rural sem melhoria de vias, sem construção de pontes e prédios, de transporte público coletivo e regular, etc..
Quantos outros exemplos você pode me dar após ler isso?
Nenhuma organização, seja de natureza pública ou privada – incluindo todo o terceiro setor – está alheio a sua relevância. É aqui que se objetiva atender uma necessidade, seja presente ou futura, da melhor forma. Aqui se inicia o caminho da eficiência: realizar mais e melhor com o menor custo possível.
Apresento-lhe dois amigos, duas palavras, harmônicas e simbióticas e mais quantos outros adjetivos possam existir para explicar sua importância e resolutividade: i) Qualidade; ii) Preço.
A administração quer contratar a melhor qualidade pelo melhor preço. Na literalidade, podemos entender como caminhos contraditórios, não é mesmo? E só será contraditório se você os analisar isoladamente. Ao colocá-los em conjunto, pode-se extrair a sua real intenção, qual seja “a contratação mais vantajosa ao interesse da Administração”. E sobre isso falaremos adiante!
Tudo isso apenas para explicitar a complexidade que rodeia a função pública administrativa de contratação, de compras e serviços, de abastecimento e logística, de controle e estoque, de eficiência e economicidade. É dinheiro público! Não pode ser diferente.
Sabe-se que o sistema administrativo que rege a gestão pública é burocrático. Aqui, entenda burocracia como sistema de hierarquia, de controles e subcontroles, de regramentos, e não como adjetivo de qualidade duvidosa. Então, naturalmente, todos os procedimentos de compras públicas são regidos por leis, decretos, atos normativos, estruturas legais mantenedoras da Administração Pública.
O propósito aqui não é te encher de conceitos, princípios, teorias volumosas, tudo aquilo que se encontra concentrado nos livros de sua estante empoeirada. Definitivamente, não! Porém, alguns pontos não podem fugir.
O princípio da legalidade estará presente em cada ato, em cada inspiração e em cada expiração que for dada na Administração Pública. E, para este universo, você deve entender como legalidade tudo aquilo que a lei autoriza fazer ou deixar de fazer. Se a lei não autoriza, interprete que ela te desautoriza. Está claro? Se não está na lei, não está no plano administrativo, não existe.
E antes que questionem sobre a aplicabilidade da jurisprudência, eu digo: ela é fonte indispensável de consulta e baliza essencial para essa atividade. Vou além, ela coexiste em perfeita sintonia com o princípio da legalidade apresentado acima.
Se toda compra pública advém de uma necessidade; se toda necessidade deve ser identificada documentalmente; se todo documento tem que conter suas razões e justificativas; bem-vindo Termo de Referência
De toda necessidade de aquisição, de contratação de serviços, surge um documento que pode ser chamado de Termo de Referência (pela lei de nº 14.133/2021).
Tal instrumento quando bem elaborado, torna-se parceiro de sucesso para a contratação pretendida. Nele que deve constar todos os termos e procedimentos jurídicos vigentes e obrigatórios. É peça indispensável em todo procedimento de contratação, já bem definido pela legislação vigente.
Partindo da compreensão geral e importância das compras públicas, pode-se falar em licitação, contratações diretas ou procedimentos auxiliares. Estes listados são apenas os procedimentos utilizados para se alcançar o objetivo: a compra de um bem ou contratação de um serviço.
Tem um objetivo? Ele começa aqui no Termo de Referência.
E se ele começar errado, como irá terminar? Pior.
E se ele começar certo, como será o seu fim? Sucesso.
Ao fim, o Termo de Referência é apenas o guia completo para a contratação, definindo os requisitos, critérios e condições essenciais para a contratação, garantindo a transparência, a economicidade e a impessoalidade do processo.
Dentre essas obediências é que se encontra a proposta desse brevíssimo texto. Falaram-me que eu poderia “desmistificar” o Termo de Referência com essa proposta. Todavia, a abordagem trazida está um pouco longe desse tom professoral. Mas deixo um curto roteiro para tanto.
Pragmatizando, eis O que o Termo de Referência deve conter, de acordo com a Lei 14.133/2021:
1. Descrição da Demanda:
Objetivo: Especificar os motivos e finalidades da contratação, detalhando as necessidades da Administração.
Justificativa: Apresentar os fundamentos legais e técnicos que comprovam a necessidade da contratação.
Características do Bem, Serviço ou Obra: Descrever minuciosamente o que se pretende contratar, incluindo quantidade, qualidade, especificações técnicas e demais requisitos relevantes.
Local de Entrega ou Execução: Indicar o local onde o bem deverá ser entregue ou o serviço/obra deverá ser executado.
Prazo de Entrega ou Execução: Estabelecer o prazo máximo para a entrega do bem ou a conclusão do serviço/obra.
2. Qualificação do Fornecedor:
Habilitação Jurídica: Definir os documentos necessários para comprovar a capacidade jurídica do fornecedor, como certidões negativas e atestados de capacidade técnica e profissional.
Qualificação Técnica: Estabelecer os requisitos mínimos de qualificação técnica que o fornecedor deve atender, como experiência em obras ou serviços semelhantes, capacidade operacional e equipe qualificada.
Qualificação Econômica e Financeira: Determinar os requisitos mínimos de capacidade financeira do fornecedor, como capital social, faturamento anual e demonstrativos financeiros.
3. Condições de Pagamento:
Forma de Pagamento: Especificar a forma como o pagamento será realizado, como prazos, parcelas e condições de reajuste.
Critérios de Aceitação: Definir os critérios que serão utilizados para a avaliação e aceitação do bem, serviço ou obra, garantindo a qualidade e o cumprimento das especificações contratadas.
4. Garantias:
Garantia Contratual: Estabelecer o prazo de garantia para vícios de qualidade do bem, serviço ou obra, definindo as responsabilidades do fornecedor nesse período.
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Garantia de Fiel Cumprimento: Determinar o valor e as condições da garantia de fiel cumprimento, que assegura o ressarcimento da Administração em caso de inadimplência do fornecedor.
5. Mitigação de Riscos:
Identificação de Riscos: Elencar os possíveis riscos da contratação, como atrasos, inadimplência, falhas na execução e outros imprevistos.
Medidas de Mitigação: Apresentar as medidas que serão tomadas para prevenir ou minimizar os riscos identificados, garantindo a boa execução do contrato.
6. Minutas dos Contratos:
Minuta do Edital de Licitação: Incluir a minuta do edital de licitação, com todas as disposições e instruções para a realização do certame, caso seja o caso da modalidade de contratação escolhida.
Minuta do Contrato: Apresentar a minuta do contrato, com os direitos, obrigações e responsabilidades das partes, termos de pagamento, penalidades e demais cláusulas contratuais.
7. Orçamento:
Estimativa do Valor Global: Indicar o valor estimado para a contratação, com base em pesquisas de mercado, orçamentos e outros elementos que comprovem a razoabilidade do preço.
Demonstração da Adequação do Valor: Detalhar a metodologia utilizada para a estimativa do valor global, justificando a adequação do preço e a economicidade da contratação.
8. Outros Requisitos:
Critérios de Avaliação das Propostas: Definir os critérios que serão utilizados para avaliar as propostas das empresas licitantes, como preço, qualidade, prazo de entrega e outros fatores relevantes.
Forma de Pagamento: Especificar a forma como o pagamento será realizado, como prazos, parcelas e condições de reajuste.
Critérios de Aceitação: Definir os critérios que serão utilizados para a avaliação e aceitação do bem, serviço ou obra, garantindo a qualidade e o cumprimento das especificações contratadas.
