A Constituição e legalização de uma Associação Civil (assim como de diversas outras pessoas jurídicas como Organizações Religiosas, Projetos Sociais, ONG's etc) no Brasil envolve uma série de etapas que devem ser seguidas para garantir que a entidade atue de forma regular e dentro da legalidade. Tradicionalmente, este processo exigia a presença física dos interessados junto ao Cartório de Registro Civil de Pessoas Jurídicas (RCPJ) da sede da entidade. No entanto, com os avanços tecnológicos e a digitalização dos serviços cartorários (e principalmente por conta do Provimento CNJ 48/2016, hoje revogado/substituído pelo PROVIMENTO CNJ 149/2023, com redação dada pelo PROVIMENTO CNJ 180/2024), é possível realizar esses procedimentos de forma eletrônica, através das Centrais Eletrônicas dos Cartórios de RCPJ.
Como já falamos em outros ensaios, para constituir uma Associação Civil é necessária a elaboração do ESTATUTO SOCIAL, que deve conter as regras de funcionamento da entidade, seus objetivos, estrutura administrativa, direitos e deveres dos associados, entre outros aspectos - tudo de acordo com as regras do CÓDIGO CIVIL (art. 54 c/c art. 46, além de eventuais outras exigências reclamadas pelo Código de Normas Extrajudicias aplicável ao caso). É também necessário realizar uma Assembleia Geral de Fundação, onde os membros fundadores aprovam o estatuto e elegem os associados que ocuparão os cargos da primeira diretoria e também membros para os demais órgãos estatuídos (como Conselho Fiscal, Conselho Deliberativo e quaisquer outros que a Entidade estipule). A ATA dessa assembleia deve ser lavrada e assinada por todos os presentes. Não se pode esquecer que a investidura no cargo não se dá apenas com a eleição/nomeação mas principalmente com a POSSE, razão pela qual, se na mesma ATA não contiver a posse, ela deverá ser retratada em outro documento que também deverá seguir para o REGISTRO PÚBLICO.
Com o Estatuto Social e a Ata da Assembleia em mãos (além de eventuais outros documentos exigidos pelas regras normativas extrajudiciais em questão), o próximo passo será o registro da entidade no Cartório de RCPJ. Esse registro é essencial para que a associação adquira personalidade jurídica e possa atuar legalmente, nos termos do art. 45 do Código Civil:
"Art. 45. Começa a existência legal das pessoas jurídicas de direito privado com a inscrição do ato constitutivo no respectivo REGISTRO, precedida, quando necessário, de autorização ou aprovação do Poder Executivo, averbando-se no registro todas as alterações por que passar o ato constitutivo".
É importante destacar que a elaboração de tais documentos deve ser feita por ADVOGADO que deve inclusive vistar tais Estatutos, como expressamente determina o par.2º do art. 1º da Lei Federal 8.906/94 - ESTATUTO DA ADVOCACIA:
"2º. Os atos e contratos constitutivos de pessoas jurídicas, sob pena de nulidade, só podem ser admitidos a registro, nos órgãos competentes, quando visados por advogados".
Atualmente, muitos Cartórios oferecem a possibilidade de realizar o registro de forma eletrônica, através de plataformas online conhecidas como Centrais Eletrônicas, conforme atos do CNJ indicados anteriormente. Na verdade, acreditamos que no grau de evolução em que estão os Cartórios já não existam Cartórios de RCPJ que estejam fora das plataformas eletrônicas. Essas Centrais permitem o envio digital de documentos, o que facilita e agiliza o processo de registro.
O uso das Centrais Eletrônicas dos Cartórios de RCPJ traz diversas vantagens, como a redução de custos e tempo, além de proporcionar maior comodidade e celeridade aos interessados, que não precisam se deslocar fisicamente até o cartório. O processo eletrônico também oferece maior SEGURANÇA, pois os documentos são enviados e armazenados de forma digital - com toda a segurança dos uso dos CERTIFICADOS DIGITAIS - reduzindo o risco de extravio ou danos físicos.
Apesar das facilidades proporcionadas pela digitalização, é importante estar atento às exigências específicas de cada Cartório e à legislação local (já que no ambiente extrajudicial, além das Leis, devem ser observados os Atos Normativos emanados do CNJ, as orientações das CORREGEDORIAS locais, por exemplo), que pode variar de acordo com o Estado ou até mesmo Município.
Por fim, após o registro no Cartório do RCPJ, a Entidade deve providenciar sua inscrição no Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) junto à Receita Federal, o que também pode ser feito de forma eletrônica por conta dos convênios estabelecidos entre os Cartórios e a RECEITA FEDERAL. Com o CNPJ e seus atos constitutivos devidamente registrados e atualizados, a entidade poderá abrir contas bancárias, firmar contratos e exercer suas atividades de forma plena. A legalização completa da entidade é um passo fundamental para garantir sua atuação regular e o cumprimento de suas finalidades sociais.
A orientação de um Advogado Especializado é extremamente importante para assegurar que todas as etapas sejam cumpridas corretamente e que a associação esteja em conformidade com a legislação vigente, tanto no momento da sua CONSTITUIÇÃO como durante a vida da entidade onde muitas etapas poderão surgir como as futuras eleições, substituições de membros, reativação, alteração de regras do Estatuto, criação de filiais e até mesmo sua extinção.
