Formalização de OSC: Documentos e procedimentos

A crescente relevância e o impacto social das Organizações da Sociedade Civil (OSCs) no estado de São Paulo e em todo o Brasil são inegáveis. Este relatório tem como objetivo fornecer um guia completo e detalhado sobre os documentos obrigatórios necessários para o registro inicial de uma OSC no Cartório de Registro Civil das Pessoas Jurídicas do Estado de São Paulo. Atendendo à solicitação específica por informações sobre o Estatuto Social, a Ata de Assembleia de Fundação, a Ata de Posse e outros documentos exigidos pelos cartórios, este guia visa oferecer clareza e praticidade para aqueles que buscam formalizar uma organização sem fins lucrativos. A compreensão precisa desses requisitos é fundamental para um processo de registro eficiente e bem-sucedido.

Para entender completamente os documentos necessários para a fundação de uma OSC em São Paulo, é crucial examinar a estrutura legal que rege essas organizações tanto ao nível federal quanto estadual. A legislação brasileira estabelece um arcabouço normativo que define os requisitos para a constituição e operação das OSCs. Em âmbito federal, o Código Civil e a Lei nº 13.019/2014, conhecida como Marco Regulatório das Organizações da Sociedade Civil (MROSC), são pilares fundamentais. O MROSC, em particular, estabelece o regime jurídico das parcerias entre a administração pública e as OSCs, além de trazer disposições relevantes sobre a sua constituição e funcionamento. Adicionalmente, outras leis federais podem ser aplicáveis dependendo da área de atuação específica da OSC.1

No âmbito estadual de São Paulo, existem regulamentações específicas que complementam a legislação federal e podem influenciar os requisitos de registro. Diversos decretos e portarias estaduais tratam de aspectos relacionados às OSCs, especialmente no que diz respeito a parcerias com o governo do estado.2 Um exemplo relevante é o Decreto Estadual SP nº 61.981/2016, que dispõe sobre a aplicação, no âmbito da administração direta e autárquica, da Lei federal nº 13.019/2014.7 Embora a Lei nº 9.790 10 seja uma lei federal que trata da qualificação de entidades como Organizações da Sociedade Civil de Interesse Público (OSCIPs), a consulta da legislação estadual específica para OSCs em São Paulo 2 revela a existência de um conjunto normativo que, juntamente com a legislação federal, molda os requisitos para o registro dessas entidades. Portanto, para uma compreensão completa dos documentos necessários, é essencial considerar tanto as leis federais quanto as estaduais, bem como as exigências específicas do Cartório de Registro Civil das Pessoas Jurídicas em São Paulo.

Para dar início ao processo de registro de uma OSC no Cartório de Registro Civil das Pessoas Jurídicas em São Paulo, alguns documentos são considerados fundamentais e devem ser apresentados em sua forma original ou em cópias autenticadas.

O Estatuto Social é o documento primordial de uma OSC, funcionando como a sua lei fundamental. Ele estabelece as regras de funcionamento, os objetivos e a estrutura da organização. Para ser aceito pelo cartório, o Estatuto Social deve conter cláusulas essenciais que definam claramente a OSC. Isso inclui a denominação e o endereço completo da organização, bem como a explicitação de seus propósitos e objetivos sociais, detalhando a missão da entidade.11 A estrutura de governança deve ser minuciosamente descrita, abrangendo os papéis e as responsabilidades da Assembleia Geral, da Diretoria e do Conselho Fiscal, se houver.13 As regras para a admissão, os direitos e os deveres dos membros, bem como os procedimentos para as reuniões e a tomada de decisões nos órgãos de governança, devem ser claramente estabelecidos. As disposições sobre a gestão financeira e patrimonial são cruciais, detalhando como os recursos serão obtidos, administrados e utilizados para alcançar os objetivos da OSC, garantindo transparência e responsabilidade. O Estatuto deve prever os procedimentos para a sua própria alteração e para a dissolução da OSC, incluindo os quóruns necessários e as etapas a serem seguidas. Em caso de dissolução, o destino dos bens remanescentes deve ser especificado, direcionando-os geralmente a outra entidade sem fins lucrativos com objetivos semelhantes. É imprescindível que o Estatuto Social declare explicitamente a natureza não lucrativa da OSC e a proibição da distribuição de lucros ou dividendos entre seus membros, ou diretores, reforçando o compromisso da organização com sua finalidade social. A conformidade do Estatuto com o Código Civil e o MROSC é indispensável, assegurando que o documento esteja alinhado com os requisitos legais para entidades sem fins lucrativos no Brasil. Dada a sua importância e complexidade, é altamente recomendável buscar assessoria jurídica especializada em direito do terceiro setor para a elaboração ou revisão do Estatuto Social, garantindo sua conformidade legal, clareza e a correta articulação dos objetivos e da estrutura operacional da OSC. O Estatuto Social deve ser apresentado em duas vias e assinado por todos os membros fundadores, com as assinaturas reconhecidas em cartório, e deve conter o visto de um advogado.14

A Ata de Assembleia de Fundação é o documento que registra a reunião formal em que os membros fundadores decidiram constituir a OSC. Esta assembleia é um marco legal no processo de formação da organização. A Ata deve conter informações essenciais sobre a reunião, incluindo a data, a hora e o local exato de sua realização. Os nomes completos e os dados de identificação (RG e CPF) de todos os membros fundadores presentes devem ser registrados, confirmando sua participação e consentimento na criação da OSC. A pauta da reunião deve indicar claramente o propósito da assembleia, o qual é a fundação da OSC. A aprovação formal do Estatuto Social deve ser consignada na Ata, atestando que os membros fundadores revisaram e concordaram com seus termos. A eleição dos membros da primeira Diretoria e de outros órgãos de governança (como o Conselho Fiscal) deve ser detalhada, especificando os indivíduos eleitos e seus respectivos cargos. A nomeação dos primeiros oficiais (presidente, secretário, tesoureiro, etc.), se distintos dos diretores eleitos, deve ser registrada, esclarecendo suas funções na organização. Quaisquer outras resoluções ou decisões relevantes tomadas durante a assembleia, como a definição do patrimônio inicial (se houver) ou a autorização para que determinados indivíduos ajam em nome da recém-formada OSC, também devem constar na Ata. É fundamental que a Ata seja transcrita de concisamente, preferencialmente digitada e impressa, e que seja assinada por todos os membros fundadores presentes na assembleia, com as assinaturas reconhecidas em cartório, além de conter a assinatura do advogado que assistiu ao processo.14 A Ata de Assembleia de Fundação também deve ser apresentada em duas vias.14

A Ata de Posse da Primeira Diretoria formaliza a aceitação dos cargos pelos indivíduos eleitos para a primeira Diretoria e outros órgãos de governança durante a Assembleia de Fundação. Este ato pode ser registrado na própria Ata de Assembleia de Fundação ou em um documento separado. A Ata de Posse deve conter a data, a hora e o local da reunião de posse, que pode ser a mesma da Assembleia de Fundação ou posterior. Os nomes completos e os cargos de todos os diretores e oficiais eleitos devem ser especificados, indicando claramente as funções que desempenhará cada um na estrutura de governança da OSC. Uma declaração formal de aceitação dos respectivos cargos e responsabilidades deve ser incluída, demonstrando o compromisso dos eleitos em servir à OSC. O período de mandato para cada cargo deve ser claramente definido, especificando a duração para a qual os primeiros diretores e oficiais foram eleitos. A Ata de Posse deve ser assinada por todos os membros que tomaram posse, confirmando sua concordância em assumir suas funções.15 Este documento comprova quem são os representantes legais da OSC, autorizados a agir em seu nome.

Além dos documentos fundacionais, o Cartório de Registro Civil das Pessoas Jurídicas de São Paulo exigirá a apresentação de outros documentos complementares para formalizar o registro da OSC.

O Requerimento de Registro é um formulário oficial direcionado ao Cartório, solicitando formalmente o registro da OSC. Este documento inicia o processo de registro junto ao cartório. O requerimento deve conter informações essenciais sobre a OSC, como sua denominação e endereço completo. Os nomes e os dados de identificação (RG e CPF) dos membros fundadores ou dos representantes legais que estão submetendo o pedido devem ser informados. O propósito do registro, que é a constituição legal da OSC, deve ser claramente indicado. Uma lista completa de todos os documentos anexos que estão sendo apresentados para registro deve ser incluída no requerimento. O requerimento deve ser assinado pelo(s) representante(s) legal(is) da OSC, geralmente o presidente ou um diretor autorizado.14 É importante verificar se o Cartório fornece um formulário padrão específico para este requerimento, que deverá ser preenchido de forma completa e precisa.

As Cópias Autenticadas dos Documentos Pessoais dos Fundadores e Diretores são exigidas para comprovar a identidade e a capacidade legal das pessoas envolvidas na criação e na gestão da OSC. Geralmente, são solicitadas cópias autenticadas do RG (Registro Geral) ou de outro documento oficial de identificação com foto (como a carteira de motorista ou o passaporte) e do CPF (Cadastro de Pessoas Físicas) de todos os membros fundadores e dos indivíduos eleitos para a primeira Diretoria.16 Em alguns casos, o cartório pode também solicitar comprovante de estado civil (como a certidão de casamento) e comprovante de residência de cada um dos envolvidos. A autenticação dessas cópias deve ser feita por um Tabelião de Notas, conferindo validade jurídica aos documentos apresentados.

A Lista de Sócios Fundadores é um documento separado que detalha os dados de todos os indivíduos que participaram da fundação da OSC. Esta lista serve como um registro oficial das pessoas que deram origem à organização. As informações geralmente exigidas para cada fundador incluem o nome completo (sem abreviações), nacionalidade, estado civil, profissão, endereço residencial completo, número do documento de identidade (RG) e o órgão expedidor, e o número do CPF.16 Esta lista deve ser consistente com os participantes e signatários da Ata de Assembleia de Fundação, garantindo a concordância dos registros da formação da OSC.

O Comprovante de Endereço da Sede da OSC é necessário para comprovar o domicílio legal da organização. Os documentos aceitos geralmente incluem uma cópia recente (emitida nos últimos três meses) de uma conta de serviço público (água, luz, telefone fixo) em nome da OSC ou de um de seus representantes legais, ou uma cópia do contrato de locação, ou da escritura do imóvel onde a OSC está sediada. Em alguns casos, uma declaração de endereço assinada pelo representante legal da OSC, com firma reconhecida em cartório, pode ser aceita, especialmente se outras formas de comprovante não estiverem disponíveis.17

A Declaração de Inexistência de Impedimentos é um documento no qual os indivíduos eleitos para a primeira Diretoria declaram formalmente que não possuem quaisquer impedimentos legais que os impeçam de exercer seus respectivos cargos na OSC. Esses impedimentos podem incluir condenações criminais anteriores, declarações de falência ou outras restrições legais. O Cartório pode fornecer um modelo padrão para esta declaração, que deverá ser assinada individualmente por cada diretor. Esta declaração assegura a idoneidade da liderança da OSC.17

Por fim, o Comprovante de Pagamento das Taxas Cartorárias é indispensável. O registro de uma OSC no Cartório de Registro Civil das Pessoas Jurídicas está sujeito ao pagamento de taxas (emolumentos), cujo valor pode variar conforme o cartório e a complexidade do processo de registro. É fundamental que o usuário entre em contato com o Cartório específico em São Paulo onde pretende registrar a OSC para obter informações precisas sobre os valores das taxas, as formas de pagamento aceitas e a necessidade de apresentar o comprovante de pagamento juntamente com os demais documentos.16 O cartório exigirá certamente a comprovação do pagamento das taxas antes de finalizar o registro.

Após a conclusão bem-sucedida do registro da OSC no Cartório de Registro Civil das Pessoas Jurídicas, o próximo passo fundamental é a obtenção do Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) junto à Receita Federal do Brasil.14 O CNPJ é o número de identificação fiscal da OSC, essencial para que ela possa operar legalmente. O processo para obtenção do CNPJ envolve geralmente o preenchimento de um formulário eletrônico no site da Receita Federal e o envio de cópias digitais do Estatuto Social e da Ata de Assembleia de Fundação registrados no cartório, além de outros documentos que podem ser solicitados.1 O CNPJ é indispensável para abrir uma conta bancária em nome da OSC, celebrar contratos, receber doações e buscar financiamentos.

Em conclusão, o registro de uma Organização da Sociedade Civil (OSC) no Cartório de Registro Civil das Pessoas Jurídicas do Estado de São Paulo exige a apresentação de um conjunto específico de documentos. Os documentos essenciais incluem o Estatuto Social (em duas vias, assinado por todos os fundadores e com visto de advogado), a Ata de Assembleia de Fundação (em duas vias, assinada por todos os presentes e com visto de advogado), a Ata de Posse da Primeira Diretoria (assinada por todos os membros empossados), o Requerimento de Registro (assinado pelo presidente da OSC), cópias autenticadas dos documentos pessoais (RG e CPF, entre outros) dos fundadores e diretores, a Lista de Sócios Fundadores, o Comprovante de Endereço da Sede da OSC, a Declaração de Inexistência de Impedimentos (assinada por cada diretor) e o comprovante de pagamento das taxas cartorárias. É fundamental que os interessados em fundar uma OSC em São Paulo entrem em contato com o Cartório de Registro Civil das Pessoas Jurídicas de sua preferência para confirmar os requisitos específicos e eventuais particularidades do processo.14 Além disso, recomenda-se fortemente a busca por assessoria jurídica especializada em direito do terceiro setor para garantir a conformidade legal de todos os documentos e um processo de registro tranquilo e bem-sucedido. Após o registro no cartório, a obtenção do CNPJ junto à Receita Federal é o próximo passo crucial para a plena operação da OSC.

Tabela 1: Documentos Obrigatórios para Registro de OSC em Cartório no Estado de São Paulo

Nome do Documento (Português)	Propósito/Descrição	Requisitos/Observações
Estatuto Social	Documento fundamental que rege a OSC, estabelecendo seus objetivos, estrutura e regras de funcionamento.	Apresentar em 2 vias; assinado por todos os fundadores; conter visto de advogado.
Ata de Assembleia de Fundação	Registra a reunião de fundação da OSC, incluindo a decisão de criar a organização, a aprovação do Estatuto e a eleição da primeira diretoria.	Apresentar em 2 vias; assinado por todos os membros fundadores presentes; conter visto de advogado.
Ata de Posse da Primeira Diretoria	Formaliza a aceitação dos cargos pelos membros eleitos para a primeira diretoria da OSC.	Assinado por todos os membros que tomaram posse.
Requerimento de Registro	Formulário oficial solicitando o registro da OSC no Cartório.	Preencher formulário padrão do Cartório; assinado pelo presidente da OSC.
Cópias Autenticadas de Documentos Pessoais dos Fundadores e Diretores	Comprovam a identidade e a capacidade legal dos fundadores e dos membros da primeira diretoria.	Cópias autenticadas do RG e CPF (e possivelmente outros documentos) de todos os fundadores e diretores.
Lista de Sócios Fundadores	Relação detalhada dos indivíduos que fundaram a OSC.	Conter nome completo, nacionalidade, estado civil, profissão, endereço, RG e CPF de cada fundador; apresentar em 3 cópias.16
Comprovante de Endereço da Sede da OSC	Comprova o endereço oficial da OSC.	Cópia de conta de serviço público, contrato de locação ou declaração de endereço.
Declaração de Inexistência de Impedimentos	Declaração assinada pelos diretores atestando que não há impedimentos legais para que exerçam seus cargos.	Assinada individualmente por cada diretor.
Comprovante de Pagamento de Taxas Cartorárias	Comprova o pagamento das taxas devidas ao Cartório pelo serviço de registro.	Apresentar o comprovante de pagamento das taxas.