Com a entrada do novo Código Civil, em janeiro de 2003, foram alterados os prazos de armazenamento de alguns documentos pelos consumidores. A tabela abaixo faz um resumo do prazo de manutenção para os documentos mais comuns, já de acordo com o novo código:
Imposto de Renda, IPTU, IPVA, contas de água, luz, telefone e gás - 5 anos
Contratos de Seguro (incluindo Seguro Saúde) - 1 ano.
Plano Saúde - 5 anos
Contrato de aluguel - 3 anos
Pagamento de condomínio - 5 anos
Prestação da casa - 5 anos
Mensalidades escolares - 5 anos
Confira, a seguir, por quanto tempo você deve guardar:
Comprovantes de Pagamento
Para os tributos, o prazo não mudou com o novo código. Documentos como o comprovante de pagamento de IPTU, IPVA e a declaração de Imposto de Renda devem ser mantidos por 5 anos, contados a partir do primeiro dia útil do ano seguinte ao pagamento. Exemplo: a declaração de I.R. de 2002 deve ser mantida até 02/01/2008.
Contas de água, luz, telefone e gás também devem ser mantidas por 5 anos, pois também são consideradas taxas. Mantê-las serve como garantia de manutenção dos serviços. De qualquer forma, caso o fornecedor alegue que uma conta antiga não tenha sido paga pelo consumidor e este não disponha mais de comprovante, apesar de tê-la pago, ainda assim o consumidor poderá pedir o ônus da prova, ou seja, o fornecedor terá que provar que a conta não foi paga. O consumidor que paga essas contas automaticamente pelo banco já tem a comprovação de pagamento.
A nota fiscal de qualquer tipo de produto ou serviço deve ser guardada não somente pelo prazo de garantia, mas pelo prazo de vida útil do produto, para que o consumidor se resguarde de qualquer defeito oculto de fabricação. Isso vale, por exemplo, para eletrodomésticos, eletro-eletrônicos, automóveis, etc.
Contratos de seguro, em geral, devem ser mantidos pelo prazo de um ano a partir do primeiro pagamento de cada mensalidade. Exemplos: seguro de automóveis e seguro saúde. Isso não vale para o chamado plano saúde. A diferença entre o plano saúde e o seguro saúde é que neste último o consumidor tem a opção de escolher livremente seu médico, tendo direito a reembolso de parte do valor da consulta. No plano saúde o consumidor só pode escolher médicos da rede credenciada pelo plano. Aqui houve uma mudança com o novo código civil: antes os documentos de assistência médica, como o do plano saúde, deviam ser mantidos por 20 anos. Agora, é por apenas 5 anos.
O prazo de manutenção de comprovante do pagamento de aluguel é, com o novo código civil, de 3 anos. No código anterior, o prazo era de 5 anos. Já para o pagamento de condomínio, o prazo de manutenção era de 20 anos, agora passa a ser de apenas 5 anos. É recomendável pedir periodicamente à administradora do condomínio uma declaração de que não existem débitos.
O pagamento de prestação da casa deve ser mantido por 5 anos. Antes, eram 20 anos.
Para os consórcios devem-se manter os comprovantes até que seja dada a quitação. A liberação da alienação fiduciária é a prova de que o pagamento foi feito.
O pagamento das mensalidades escolares deve ser guardado por 5 anos. No código civil anterior, era necessário mantê-lo por apenas um ano.
Trabalho e Banco
Documentação Trabalhista
O contracheque (também conhecido como holerite) deve ser guardado pelo trabalhador até 5 anos para cobrança de direitos trabalhistas. Caso o trabalhador saia da empresa, terá só 2 anos para efetuar tal cobrança.
Notas de serviços de profissionais liberais devem ser mantidas por 5 anos. Antes, bastava tê-las por um ano.
Para efeito de previdência social, profissionais autônomos devem guardar o carnê do INSS até o pedido do benefício da aposentadoria. Pelo mesmo motivo, trabalhadores devem guardar o contracheque.
Documentação Bancária
Cheques devem ser apresentados nos bancos para desconto em até 30 dias, para cheques da mesma praça, e em até 60 dias, para cheques de praças diferentes. A prescrição de um cheque pode ser feita em um prazo máximo de 6 meses contados da apresentação. Esse é o prazo para que o cheque seja executado se não tiver fundo. O canhoto de cheque não tem valor legal, só vale para conferência.
Para faturas de cartão de crédito não há determinação legal. A Associação Nacional dos Usuários de Cartão de Crédito recomenda que elas sejam mantidas pelo mínimo de um ano, por cautela, para que o consumidor se previna contra eventuais lançamentos indevidos e/ou cobrança em duplicidade por parte das administradoras de cartões de crédito.
É importante ressaltar que a pretensão de cobrança de dívidas líquidas constantes de instrumento público ou particular (que seria o caso dos cartões, pois o consumidor assina um contrato) prescreve em 5 anos. Assim, o consumidor estará totalmente garantido se guardar as faturas do cartão por 5 anos.
DOCUMENTOS PESSOAIS DE ORDEM PESSOAL - TEMPO DE GUARDA:
Carteira de Identidade (R.G.) – Permanente.
Carteira de Vacinação - Permanente.
Certidão de Casamento - Permanente Possui validade até a certidão de óbito.
Certidão de Nascimento - Permanente Possui validade até obter a certidão de casamento.
Certidão de Óbito - Permanente.
Comprovante de votação 4 anos Validade até a próxima votação.
CPF - Permanente.
Imposto de Renda Pessoa Física 5 Anos. A receita federal pode exigir os documentos que embasaram a declaração dentro de até 5 anos. Após este tempo, as cobranças não são mais autorizadas.
PIS (Programa de Integração Social) - Permanente.
Seguros (vida, residência, saúde, veículo, etc.) 1 ano. Até a renovação da apólice.
Título de capitalização 1 ano Após este prazo, você pode obter restituição do valor.
Título eleitoral - Permanente.
DE ORDEM TRABALHISTA
DOCUMENTO TEMPO DE GUARDA OBSERVAÇÕES
Carteira de trabalho - Permanente.
FGTS (extrato de conta vinculada) Trimestral. Importante guardar sempre o último documento recebido que comprova o anterior.
Hollerit Aposentadoria Guardar até efetuar a aposentadoria, para evitar possíveis problemas com o INSS.
INSS autônomo Aposentadoria Guarde até efetuar a aposentadoria para provar com o tempo de serviço.
Seguro desemprego 6 meses. Equivalente ao tempo de recebimento do seguro. Termo de Rescisão de contrato de Trabalho. Aposentadoria Guarde até efetuar a aposentadoria para provar com o tempo de serviço.
CONTAS E RECIBOS GERAIS
DOCUMENTO TEMPO DE GUARDA OBSERVAÇÕES
Carnê e/ou Comprovante de pagamento de Consórcio 2 anos. Guarde o carnê e o comprovante por pelo menos 2 anos ou até o bem ser transferido para o real proprietário. Além do carnê, pode-se pedir um comprovante de quitação.
Comprovante de depósito bancário. Não especificado. Deve-se guardar até comprovar que o valor foi debitado em conta.
Conta de Água 90 dias. Após este prazo não se pode mais cobrar pelos serviços prestados, mas o governo orienta que sejam guardadas de dois a cinco anos.
Conta de Luz 90 dias. Após este prazo não se pode mais cobrar pelos serviços prestados, mas o governo orienta que sejam guardadas de dois a cinco anos.
Conta de Telefone 90 dias. Após este prazo não se pode mais cobrar pelos serviços prestados, mas o governo orienta que sejam guardadas de dois a cinco anos.
Convênio Médico 10 anos. Este é o prazo máximo que o consumidor pode exigir a devolução de pagamentos indevidos em razão de aumentos abusivos.
Extrato Bancário Mensal Importante guardar sempre o último documento recebido que comprova o anterior.
Fatura de cartão de crédito 1 ano. Guarde por pelo menos este tempo, principalmente no caso de compras parceladas.
Mensalidades referentes a escolas e cursos Término do curso / escola Guardar de preferência até o término do curso ou da escola, após receber o certificado ou diploma.
Nota Fiscal de Fornecedor Termo de Garantia ou 3 meses ou Vida útil do produto. Guarde a nota junto com o termo de garantia, caso seja necessário alguma troca ou reparo. Para produtos que não tenham garantia, guarde por três meses (tempo que se pode pedir uma troca por produto com defeito). O código de defesa do consumidor instrui guardá-las durante a vida útil do produto ou durante a prestação de serviço.
Tv por Assinatura 90 dias Após este prazo não se pode mais cobrar pelos serviços prestados, mas o governo orienta que sejam guardadas de dois a cinco anos.
DE ORDEM LEGAL
DOCUMENTO TEMPO DE GUARDA OBSERVAÇÕES
Contrato de compra e venda – Permanente.
Escritura – Permanente.
Financiamento de Imóveis - Deve-se guardar os comprovantes de pagamento até o final das prestações, quando a escritura for transferida para o nome do real proprietário.
IPTU (Imposto Predial Urbano) 5 anos. Os recibos de comprovante de pagamento devem ser guardados até 5 anos, depois desse prazo, a dívida prescreve e a Prefeitura não pode mais cobrá-la.
IPVA (Imposto sobre Propriedade de Veículos Automotores) 4 anos. Para evitar fraudes, pois a pessoa pode mostrar o atual pago, sendo que o anterior pode estar em débito.
Licenciamento de veículo Próximo Licenciamento Deve ser guardado até o próximo licenciamento. Tem que estar sempre junto do documento do veículo, pois pode ser pedido em averiguações policiais, sob pena de detenção do veículo. Pode ser uma cópia autenticada.
Recibo de aluguel e Vistoria de Imóvel Não especificado Guarde durante o tempo que permanecer no imóvel ou até a renovação do contrato de aluguel, pois esta garante que o pagamento está em dia.
Recibos de condomínio. Anualmente peça a administradora para que emita um comprovante de quitação para que você não precise guardar todos os recibos.
Seguro obrigatório de veículo 1 ano Realizado junto com o licenciamento e IPVA.
