Desde sempre, à comunicação é atribuída uma importância essencial, sendo ela, reconhecidamente, um instrumento de integração, instrução, de troca e recurso de desenvolvimento. O processo de comunicação consiste em transmitir informação entre um emissor e um receptor, que descodifica (interpreta) uma determinada mensagem.
A vida em sociedade supõe intercâmbio e comunicação, que se realizam, fundamentalmente, pela língua, cujo papel é cada vez mais importante nas relações humanas.
As relações de trabalho clamam atenção quanto à forma escrita da língua e ao seu registro adequado, de forma que haja entendimento comum sem possíveis distorções; quando se trata de redação de atos administrativos e de comunicação do poder público tal cuidado merece particular zelo.
À maneira específica (formal e impessoal) como a redação deve ser elaborada, e ao conjunto de características a ser observadas, dá-se o nome de redação oficial.
Além da correção gráfica e gramatical, qualquer bom texto deve ser elaborado considerando-se recursos estilísticos. No caso da redação oficial, além do cumprimento dessas regras de língua portuguesa, devem ser obedecidos, também, princípios administrativos e constitucionais.
A Administração Pública evolui com o tempo e, dessa forma, os atos realizados em seu nome sofrem mudanças em sua estrutura e seu funcionamento, sendo que até mesmo a forma de se comunicar se modifica, buscando cada vez mais eficácia, fazer muito e melhor, em menos tempo e com menor dispêndio possível.
Uma redação impessoal, coesa, clara, inteligível, contribui para evitar possíveis erros e más interpretações, daí a relevância do presente artigo em torno do que vem a ser redação oficial.
A linguagem oral é uma forma mais livre de manifestação, que pode seguir os padrões, mas não de maneira rígida, especialmente quando se trata de grupos informais ou familiares, cuja intimidade permite a naturalidade na expressão.
Quanto à linguagem escrita, dependendo do contexto em que é usada, há regras rígidas a serem seguidas, incontestavelmente, seguindo os padrões oficiais do que se denomina “norma culta”. Ou seja, escrever dentro desses padrões estabelecidos (que também variam de tempos em tempos, conforme acordos entre os países que se valem deste ou daquele idioma) é atender à norma culta.
O pressuposto da redação oficial é envolver a Administração Pública. Quando não a envolve será outro tipo de redação: comercial, bancária e mesmo de caráter particular.
A Administração é enorme. Está certo que ela se subdivide nas esferas federal, estadual, municipal e distrital. Mas, é necessária uma padronização, pois, do contrário, a desordem é certa. Essa padronização tem como finalidade estabelecer uma linguagem única.
Houve época em que os fechos das comunicações oficiais variavam do excessivo e inadequado ao francamente inadmissível. Expressões sem conteúdo efetivo, desnecessárias e vazias, tal como a rebuscada: “Colhemos o ensejo para reiterar a Vossa Excelência nossos altíssimos protestos de estima e consideração”.
Até então os tipos de fechamentos que vinham sendo utilizados foram regulados pela Portaria nº 1 do Ministério da Justiça de 1937, que permitia o emprego de em média quinze fechos diversos.
Uma desordenada mistura de estilos linguísticos que precisava de uma padronização. Por meio da Instrução Normativa nº 4/92 pode-se afirmar que uma maior uniformidade se fixou nos documentos tidos como oficiais, estabelecendo apenas duas formas de fecho.
A redação oficial, no Executivo, segue o Manual de Redação da Presidência da República. Com base nele, outros órgãos escreveram os próprios manuais, específicos às realidades internas.
Com muito zelo, o Manual da Presidência da República (2002, p. 4) veio disciplinar os atos comunicativos da Administração Pública, de forma que dispõe o seguinte:
A redação oficial deve caracterizar-se pela impessoalidade, uso do padrão culto de linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade. Fundamentalmente esses atributos decorrem da Constituição, que dispõe, no artigo 37: “A administração pública direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência (...)”. Sendo a publicidade e a impessoalidade princípios fundamentais de toda administração pública, claro está que devem igualmente nortear a elaboração dos atos e comunicações oficiais.
Dessa forma, conclui-se que as características da redação oficial se embasam na Lei Maior, isto é, na Constituição Federal por meio dos referidos princípios.
A Constituição Federal traz, explicitamente, preceitos sobre Administração Pública, servidores públicos, responsabilidade civil do Estado e dispõe expressamente os princípios do direito administrativo da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência. Essa sistemática objetivou o estabelecimento de uma relação mais próxima entre a Constituição e as demais divisões do Direito. Sob essa ótica, o Direito Administrativo adota como ponto inicial a nossa lei Magna.
A função dos princípios constitucionais mencionados acima é de conferir unidade e coerência ao Direito Administrativo, controlando as atividades administrativas de todos os entes que integram a federação brasileira (União, Estados, Distrito Federal e Municípios), e trazem consigo alto grau de imperatividade, o que denota seu caráter normativo.
Todos esses princípios estão fundamentados em duas noções centrais, consistentes tanto na supremacia quanto na indisponibilidade do interesse público.
É íntima a relação entre a redação dos documentos oficiais e o Direito, o que leva a concluir sobre a necessidade de respeitar os princípios que esse estabelece, para haver a impessoalidade buscada, a publicidade permitida, a legalidade almejada, a moralidade que deve pairar em toda a Administração Pública, e a eficiência, hoje em dia tão comentada.
O uso do padrão culto da língua, a clareza e a concisão são requisitos essenciais que devem ser mantidos em todo documento dito como oficial, tendo em vista que, se ausentes, emperram o andamento da organização, levam a desentendimentos, e a um custo alto invisível, decorrente da demora na execução de uma determinada atividade.
