Este texto tem como objetivo trazer ao leitor uma visão sobre a modalidade de Teletrabalho, mais especificamente no setor público e no âmbito da “Gestão de Contratos de Tecnologia da Informação”, processo norteado principalmente pela Lei nº 8666/1993 e pela Instrução Normativa SGD/ME nº 01/2019. Antes disso, porém, uma análise mais abrangente da modalidade Teletrabalho é feita de modo a demonstrar efeitos não só no referido Processo de Trabalho e setor público.
O contínuo avanço das tecnologias de comunicação impactam na vida das pessoas promovendo significativas mudanças na sociedade e cultura, contexto que impulsiona novas modalidades e relações de trabalho. Assim, o modelo que priorizava o controle da jornada e local de trabalho dos colaboradores vem perdendo espaço para uma prática que prioriza resultados e produtividade (prazos e metas) (BARROS, 2017).
Neste contexto em que o prioritário é o que se produz em detrimento do local e horário da elaboração, há uma flexibilização do local de trabalho, impulsionando o Teletrabalho (BARROS, 2017). Esta modalidade tem ganhado mais força e adeptos, com vantagens tanto para a organização, quanto para o trabalhador.
O trabalho fora das dependências físicas da organização é viabilizado pela Tecnologia da Informação e da Comunicação (TIC), possibilitando a execução das atividades laborais sem a obrigatoriedade de local e horário de trabalho fixos. Segundo (LING, 2008), “Ao expandir os limites de quando e onde é possível se envolver com atividades relacionadas ao trabalho, o teletrabalho não está apenas ultrapassando os limites temporais e espaciais previamente conhecidos como também está mudando o desenho do trabalho em si” (apud ABBAD, 2019).
A nova modalidade de trabalho apresenta vantagens para o trabalhador, tais como: economia de tempo (dispensa do deslocamento), impactando diretamente na eficiência e produtividade no Processo de Trabalho; economia financeira, tendo em vista que gastos com transporte público ou veículo próprio são reduzidos de forma considerável. Adicionalmente, temos um efeito secundário benéfico que é a segurança dos trabalhadores, tendo em vista que a diminuição de deslocamentos diminui consideravelmente a chance de o trabalhador ser vítima de incidentes no trajeto ao posto de trabalho na organização.
Outro ponto para o trabalhador é um melhor gerenciamento do seu tempo produtivo, tendo em vista a possibilidade de realizar a totalidade ou parte de suas tarefas em horários diferentes do denominado “horário comercial”. Evidente que existem diferenças para as pessoas quanto às preferências de horários para desempenho de suas atividades laborativas, em que parte tem maior produtividade durante determinado período do dia, podendo adaptar sua rotina de forma a gerar ganhos de produtividade e eficiência.
Para a organização, a economia financeira se concretiza na medida em que um trabalhador em posto de trabalho presencial gera gastos recorrentes, como por exemplo, energia elétrica, água, telefone, conexão à Internet, material de escritório, móveis. Além disso, a diminuição de postos presenciais gera economia em gastos que são compartilhados, como por exemplo: pessoal de apoio (recepcionistas, secretariado, serviços de copa, serviços de limpeza e vigilância), aluguéis para o caso de o imóvel não ser próprio, IPTU, eventuais condomínios dentre outros.
Conforme dados da Sociedade Brasileira de Teletrabalho e Teleatividades – SOBRATT, 68% das organizações do país já aderiram ao formato remoto. Avaliam que a implantação do modelo promove benefícios relacionados com a produtividade, pois minimiza a interrupção das atividades e promove a redução de reuniões presenciais excessivas, aumentando o tempo disponível para a execução dos Processos de Trabalho. Somado a isso, nota-se maior satisfação, apropriação e motivação dos trabalhadores, o que reflete na diminuição das ausências e rotatividade (BARROS, 2017).
A literatura diferencia as características do teletrabalho em relação ao trabalho presencial, afetando positivamente a autonomia e a flexibilidade. O teletrabalho demanda maior responsabilidade do colaborador com a sua produção, mesmo com a ausência de supervisão presencial o compromisso e o alcance das metas definidas pode ser superior. Para tanto, faz se necessária uma relação de confiabilidade e entrosamento entre os membros da equipe, independentemente do nível hierárquico, ou seja, a construção de uma cultura de abertura. Assim rompe-se a lógica de necessidade de controle do gestor para com seu subordinado (SANDALL, 2020).
O clima de confiabilidade e autonomia impulsiona os trabalhadores a assumirem maiores responsabilidades e confiança mútua, bem como a identificação das metas coletivas a serem alcançadas. Os Processos de Trabalho devem ser norteados em pactos coletivos construídos horizontalmente, e não impostos. O compromisso dos colaboradores aumenta à medida que percebem o impacto negativo coletivo da não realização do seu trabalho (PORTO, 2020).
Disponibilizar opções de modalidades de trabalho e oportunizar a escolha sobre como trabalhar está em crescente adesão e promove alterações nos valores e comportamentos atinentes ao trabalho (BARROS, 2017). Contudo, o sucesso e durabilidade de tais mudanças não demandam somente em alterações pontuais na execução do trabalho, é preciso que ocorram modificações no comportamento dos trabalhadores capazes de gerar mudanças nas características das organizações (PORTO, 2020).
Necessário que os colaboradores conduzam as próximas etapas e sejam capazes de se haver com as barreiras e novas demandas que emergirão. O ser humano tende a responder defensivamente frente a mudanças, o que muitas vezes impede a percepção dos benefícios e motivos que surgem em decorrência da nova configuração de trabalho (PORTO, 2020).
Apesar da migração para o trabalho remoto exigir cuidadoso planejamento, a Pandemia Covid-19 acelerou esse processo, fazendo com que novas e inesperadas demandas surgissem, e a transição entre os modelos presencial e remoto ocorresse de forma urgente, sem tempo hábil para que a preparação e planejamento comumente feitos fossem efetivadas, uma vez que não se focou nos processos de trabalho, mas sim na necessidade de isolamento social para combater a Pandemia Covid-19 (PORTO, 2020).
Dessa maneira, muitos trabalhadores repentinamente passaram a exercer suas funções remotamente, sem um preparo prévio pessoal e também com ausência de desenho das próprias atribuições e processos de trabalho para a execução à distância (MARTINS, 2020). Esta situação atingiu tanto organizações privadas quanto públicas, especialmente as organizações/setores que têm como prioridade a saúde e bem-estar de seu corpo funcional.
No serviço público, nota-se que a globalização e o desenvolvimento das tecnologias da informação e das telecomunicações tem acelerado este modelo de relação de trabalho. Porém, para a implantação do teletrabalho no setor público, é necessário que os processos de trabalho sejam definidos de forma consistente, objetivando resultados, qualidade nos serviços e metas para os servidores. José Pereira afirma:
“...as atividades priorizadas devem ter como referência as atribuições em que seja possível, em função da característica do serviço, mensurar objetivamente o desempenho do servidor e a qualidade do serviço prestado.”
“Logo, é necessário, do ponto de vista institucional, que no processo para a adoção desse modelo, seja aprovada uma lei de gestão do teletrabalho, orientada para a flexibilidade, com contratos de gestão por objetivos e criação de uma nova cultura de avaliação de resultados por meio de auditorias de qualidade dos serviços prestados além de um novo modelo de emprego público, o que vai exigir uma nova legislação que regulamente este tipo de trabalho.”
Verificamos que neste contexto, o teletrabalho na Administração Pública deve ser estabelecido com normas internas, definindo um processo de trabalho baseado em metas, prazos e avaliação de resultados através de métricas. Observa-se que a modalidade de teletrabalho somente poderá ser implantada na esfera pública quando não houver necessidade da presença física do servidor/empregado e nem demande interação com o público em geral.
Uma atividade totalmente compatível com o modelo de teletrabalho é a Gestão Contratual de TI. O processo “Gerenciar Contrato de Soluções de TI” não necessita de presença física do servidor/empregado na repartição, toda interação com os atores do processo pode ser feita utilizando-se remotamente a infraestrutura tecnológica da Administração Pública, que está cada vez mais moderna, objetivando a eficiência nas suas atividades. Este modelo de relação de trabalho reduz custos e aumenta a produtividade do servidor/empregado público, além de que no ambiente virtual a rastreabilidade e o acesso monitorado, resultado da evolução da TIC, traz mais segurança e legitimidade aos documentos do que no ambiente físico.
A finalidade deste processo de trabalho é gerenciar os contratos de soluções de TI com objetivo de alcançar o pleno resultado dos objetivos do contrato. Mesmo antes da pandemia por COVID-19, o mapeamento e as especificações das métricas deste processo de trabalho já estavam em estudo.
O processo de trabalho referente à Gestão de Contratos de TI foi subdividido em 6 processos. O primeiro deles é o processo “Preparar a Execução do Contrato”, que compreende a fase de recebimento do Contrato e da Portaria da Equipe de Gestão assinados, é a etapa de alinhamento de expectativas da realização do contrato. Durante esta etapa, ocorrem alguns marcos importantes, que são a reunião interna com a equipe para esclarecimentos quanto a execução contratual e definições sobre a emissão da Ordem de Serviço (OS) ou Ordem de Fornecimento de Bens (OFB). E a reunião inicial com a equipe da contratada e da contratante para apresentação de ambas as equipes e alinhamento contratual.
Finalizada a preparação do contrato, é necessário solicitar o objeto contratado com a emissão da OS/OFB e coletar as assinaturas da contratante e do contratado, esta é a segunda divisão do processo denominada “Solicitar o Objeto Contratado”.
Após o recebimento provisório e avaliação da qualidade do objeto recebido, etapas que não fazem parte deste mapeamento, há a necessidade de fazer o recebimento definitivo do objeto, que é o processo “Realizar o recebimento definitivo”, fase em que se emite o Termo de Recebimento Definitivo (TRD), autoriza a contratada a faturar e faz a Instrução de processo para envio à Fiscalização Administrativa. Por fim emite-se o Despacho de Ateste para Autorizar o Pagamento.
Outra subdivisão deste processo é “Acompanhar a Garantia e Suporte de Funcionamento do objeto contratado”, que é a etapa acompanhada pelo Gestor caso a contratada descumpra qualquer cláusula do contrato, sendo necessário acionar a contratada através de e-mail e/ou ofícios e realizar a formalização de processo de penalização.
A última divisão do Processo de Trabalho abrange todas as atividades que não se enquadram nos processos acima, chamada de “Atividades Diversas”, que são as etapas de planejamento da contratação, com reuniões e análise de documentação para prévia contratação; análise de prorrogação contratual; entre outras atividades solicitadas pela chefia.
Em todas estas etapas do processo a utilização da tecnologia da informação e das telecomunicações é essencial, trazendo muito mais segurança, rastreabilidade e confiabilidade aos atos públicos, com a utilização de assinaturas digitais, processos digitais, aplicativos de videoconferência que possibilitam a gravação das reuniões, histórico de e-mails entre outros.
Para medir a produtividade do servidor em teletrabalho, métricas devem ser definidas para cada processo de trabalho e devem ser medidas de tempos em tempos pelo Gestor da atividade em teletrabalho. Este método traz benefícios para o órgão, que poderá fazer uma gestão quantitativa dos serviços por processo, por servidor e por meta.
As métricas podem ser definidas levando em consideração a importância, complexidade e natureza de cada tarefa do Plano de Trabalho. Podendo seu dimensionamento ocorrer em tempo (horas para cada atividade), entregas (quantidade de tarefas/ documentos entregues) ou outro critério definido de acordo com a natureza de cada serviço e devem ser mensurados de tempos em tempos para aferir a produtividade do servidor em regime de teletrabalho.
No estudo de Hermano Tercius ele afirma que:
“...no âmbito dos indicadores e metas de um programa de gestão de desempenho e teletrabalho, temos que a definição do esforço, ou tempo, necessário para execução de uma atividade é um prognóstico, uma estimativa de quanto trabalho ela vai demandar.
“… os indicadores serão mais precisos se forem definidos por fórmulas e critérios objetivos e estatísticos, em vez de serem deixados para a definição de superiores hierárquico.”
“...a fim de aumentar a
precisão do modelo, tal enquadramento deve ser realizado da maneira mais objetiva possível,
por meio de critérios numéricos e/ou estatísticos.”
Cada atividade do Processo de Trabalho deve ser detalhada e deve ser previsto um tempo para a sua realização de acordo com a sua complexidade. Como exemplo, deste Processo de Trabalho, temos a emissão de OFB/OS que de acordo com sua complexidade pode variar de baixa, média e alta e ter de 10 a 18 horas para sua realização.
Para medir a produtividade (P) do servidor, o cálculo foi definido dividindo o total das horas realizadas no trimestre (HR) pelo total de horas disponíveis no trimestre (HD). Sendo que as HD são as horas úteis no trimestre (HU) menos as horas indisponíveis no trimestre (HI). Abaixo segue as fórmulas:
P (Produtividade) = HR / HD
HD = HU – HI
Para a implantação do teletrabalho, a produtividade do servidor deve ser superior ao regime de trabalho presencial. Exige-se um ganho na produtividade de pelo menos 15%, pois os teletrabalhadores “não estão sujeitos a determinadas distrações e interrupções, tais como o atendimento do telefone e resolução de problemas ou solicitações inesperadas” (MROSS, 2016), por exemplo. Porém o que se percebe é que o servidor geralmente acaba por produzir acima da meta pré-definida.
Neste modelo de teletrabalho, “Gestão de Contrato de TI”, a definição de metas e indicadores de produtividade foi feita da maneira mais objetiva possível, com meta estabelecida em 15% acima do trabalho de mesma natureza realizado na repartição e a medição será realizada trimestralmente através de relatórios individuais.
Com a imposição do infortúnio da pandemia, o trabalho remoto se impôs como necessário à continuidade dos serviços públicos e funcionamento da máquina pública. Certo que, conforme natureza da atividade, indispensável a presença física do servidor, ainda que mitigada, em determinados Processos de Trabalho.
No âmbito da Administração Pública Federal, a Instrução Normativa MPOG/SGP Nº 1/ 2018 estabelece as diretrizes para implementação do programa de gestão previsto no § 6º do art. 6º do Decreto 1590/1995.
A Instrução estabelece orientação, critérios e procedimentos a serem observados pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema de Pessoal Civil da Administração Federal para dispensa do controle de assiduidade.
Prevê que o controle e acompanhamento do teletrabalho será através de indicadores e metas que deverão ser entabuladas em plano de trabalho aprovado por autoridade competente e publicados periodicamente no Diário Oficial da União.
Processo de Trabalho mapeado, norma regulamentadora de teletrabalho no órgão ou entidade, plano de teletrabalho aprovado pela autoridade competente com indicadores e metas para acompanhamento trimestral são condições necessárias para efetivação do teletrabalho.
Nessa toada, necessário, pois, distinguir horas trabalhadas e horas indisponíveis. Considerando a natureza da atividade, basta verificar se está associada ou não ao processo de trabalho. Atividades associadas ao processo de trabalho serão consideradas horas trabalhadas. Atividades dissociadas do processo de trabalho serão consideradas indisponibilidades.
Considerando a premissa acima, o índice de produtividade será dado pelo total de horas trabalhadas em razão do total de horas úteis disponíveis no trimestre. Devendo o servidor em teletrabalho ter produtividade superior ao da repartição.
Para execução do programa em gestão de contratos de TI, o teletrabalho é a modalidade adequada considerando a natureza das atividades e o recursos tecnológicos atualmente disponíveis que viabilizam a execução independente da localização física do servidor.
O que trará definitivamente um melhor aproveitamento dos recursos humanos, recursos materiais, economia para a Administração, qualidade e produtividade nas entregas, com foco no cumprimento do interesse público e prestação dos serviços de forma célere, racional e efetiva.
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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PORTO, Juliana Barreiros; PUENTE-PALACIOS, Kátia & NEIVA, Elaine Rabelo. Ajustes e Mudanças Organizacionais em Tempos de Pandemia da COVID-19.. IN: QUEIROGA, Fabiana, Orientações para o home office durante a pandemia de CONVID-19. Porto Alegre: ARTMED, 2020.
SANDALL, Hugo & MOURÃO, L. Desempenho no Trabalho: Desafios para Trabalhadores e Gestores em Teletrabalho Compulsório. IN: QUEIROGA, Fabiana, Orientações para o home office durante a pandemia de CONVID-19. Porto Alegre: ARTMED, 2020.
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