Comentário dos artigos da Lei nº 13.726/2018 que regulamenta as autenticações e reconhecimentos de firma

A contribuição do Governo Federal contra a desburocratização, tão solicitada há vários anos, enfim chegou às autenticações de documentos necessários à obtenção de serviços ou requerimentos junto às repartições e a outros entraves burocráticos. Ela veio através da Lei nº 13.726 de 8 de setembro de 2018, quando passou a valer.

Ela elimina uma prática ultrapassada e arcaica, em tempos onde as assinaturas já são validadas por meio eletrônico. Em tempos onde o e-mail é prova da realização de um ato. A norma tem 10 artigos, sendo que o 2º, o 4º e o 10º foram vetados.

Art. 1º  Esta Lei racionaliza atos e procedimentos administrativos dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios mediante a supressão ou a simplificação de formalidades ou exigências desnecessárias ou superpostas, cujo custo econômico ou social, tanto para o erário como para o cidadão, seja superior ao eventual risco de fraude, e institui o Selo de Desburocratização e Simplificação.

O artigo em questão, apresenta a norma, explicitando que seu intento é racionalizar, ou seja, facilitar, agilizar, tornar efetivo e ágil, atos e procedimentos administrativos dos entes públicos brasileiros, por meio da supressão e simplificação, reduzindo formalidades e exigências que possam ser tidas como desnecessárias e superpostas, reduzindo o custo econômico para o erário e para o cidadão. Além disso, institui o que denomina Selo de Desburocratização e Simplificação, que é um prêmio, uma qualificação, para o ente que adotar essas e outras medidas visando a desburocratização.

O Brasil, para quem não se lembra, já contou até mesmo com o Ministério da Desburocratização, apresentado como órgão incumbido de reduzir a burocracia da máquina pública. A burocracia, muitas das vezes, é implantada sob o argumento de que se pretende implantar um controle e reduzir os riscos de fraude ou lesão a direitos e/ou descumprimento de deveres.

Mas ao contrário, a burocracia, que justifica a lentidão, muitas das vezes é usada como jargão para "criar dificuldades e depois vender facilidades". Assim, eliminá-la, é combater a corrupção, o atraso e a demora injustificada para o não atendimento dos direitos dos cidadãos. Imagine você o custo diário da realização de autenticações, reconhecimentos de firma e outros tantos. Isso nunca eliminou as fraudes, haja vista que existem casos de reconhecimento de firma de pessoas que já estavam mortas na data em que o cartório afirmou ter sido ela a autora da assinatura.

Talvez esta norma represente o início do fim da existência exatamente dos cartórios. Esses entes, com a tecnologia e seu avanço, dentro em breve deixarão de existir. Em reportagem do site UOL, que reproduz trechos de matéria jornalística da BBC Brasil, o especialista em direito digital Coriolano Camargo, protesta contra o trabalho que os cartórios fazem, chegando a afirmar que "é um absurdo que a sociedade tenha que sustentar este custo até hoje." Já o representante dos cartórios, na referida matéria jornalística, afirma que 80% dos valores arrecadados pelos cartórios, "é comprometida com repasses a órgãos públicos", diz a ANOREG.

Art. 3º  Na relação dos órgãos e entidades dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios com o cidadão, é dispensada a exigência de:

I - reconhecimento de firma, devendo o agente administrativo, confrontando a assinatura com aquela constante do documento de identidade do signatário, ou estando este presente e assinando o documento diante do agente, lavrar sua autenticidade no próprio documento;

O artigo 3º lista os itens burocráticos que deverão ser eliminados na relação entre o cidadão e empresas com os órgãos e entidades públicas brasileiras, das três esferas, Federal, Estadual e Municipal. 

O primeiro item é o reconhecimento de firma. Ele tem o objetivo de afirmar, para o órgão público, que aquela assinatura pertence ao seu signatário. É comum sua exigência na transferência de veículos, na apresentação de propostas em licitações, em contratos (inclusive contrato entre particulares) e outros tantos itens do dia a dia da administração e sua relação conturbada com o contribuinte e cidadão.

A lei aponta duas soluções: o agente administrativo confrontará a assinatura com a que consta no documento de identidade de seu autor ou o responsável por assinar o documento o faz na presença do agente administrativo (servidor público do órgão que a exigiu). Por exemplo, ao transferir um veículo, o vendedor pode se locomover ao DETRAN e apor sua assinatura. Cada unidade Estadual deverá deliberar como se dará em tais casos.

No caso do que denomina "firma" é na verdade a assinatura do cidadão. Ele, inicialmente deveria procurar um cartório e solicitar a abertura de uma firma. O que é isso? O cartório colhe suas assinaturas, as variantes e formas que ele assina e arquiva em meio digital ou físico. A cada vez que for necessário reconhecer uma firma, o documento assinado tem que ser levado ao cartório e o tabelião, responsável pelo mesmo, dirá que aquela assinatura pertence ao seu signatário. São duas despesas: uma para "abrir" a firma, registrando-a no cartório e a outra é o pagamento a cada reconhecimento. Ou seja, o cartório recebe para dizer que aquela assinatura é minha. 

No Estado de São Paulo, o reconhecimento de firma pode variar de R$ 6,00 (sem valor econômico no documento) a R$ 9,25 (com valor econômico), para os casos de reconhecimento por semelhança, que é a comparação entre o documento assinado e a assinatura que consta arquivada e R$ 15,50, quando o reconhecimento é por autenticidade, quando o signatário terá que assinar e estar presente no cartório (casos de alguns DETRANS para transferências de veículos). Cada Estado tem sua tabela de valores.

II - autenticação de cópia de documento, cabendo ao agente administrativo, mediante a comparação entre o original e a cópia, atestar a autenticidade;

O inciso II traz o fim das exigências de autenticação de cópia de documentos, que consiste no ato do cartório de dizer, por meio de carimbo aposto na cópia, que ele é igual a um original que foi apresentado ao tabelião. A nova legislação tirou este poder de autenticar um documento do cartório, atribuindo ao servidor público que o receberá, o poder/direito de autenticar e dizer, à administração que aquele documento é igual a um original.

A tabela da ANOREG de São Paulo fixa o valor da autenticação em R$ 3,50 por cópia a ser autenticada. Pode até parecer pouco. Mas imagine numa licitação onde são exigidos dezenas de documentos, este custo é aumentado e multiplicado, chegando até mesmo a constituir aumento do preço das propostas.

Fora isso, existe um custo de deslocamento da empresa ou residência do cidadão, até o cartório e do cartório até o local da repartição público que o recepcionará. Além, obviamente da perda de tempo com filas e atendimento precário em algumas regiões do país, onde não existem sequer cartórios. O custo para o país é enorme.

III - juntada de documento pessoal do usuário, que poderá ser substituído por cópia autenticada pelo próprio agente administrativo;

IV - apresentação de certidão de nascimento, que poderá ser substituída por cédula de identidade, título de eleitor, identidade expedida por conselho regional de fiscalização profissional, carteira de trabalho, certificado de prestação ou de isenção do serviço militar, passaporte ou identidade funcional expedida por órgão público;

O inciso III dispensa que sejam exigidos originais, podendo esses serem substituídos por cópias que o próprio agente autenticou, em comparação com o documento original.

O inciso IV desobriga a apresentação de certidão de nascimento, determinando aos órgãos públicos que aceitem sua substituição por cópia da carteira de identidade do cidadão ou outros documentos que a lei relaciona. Isso porque a certidão de nascimento é obtida somente no cartório, não sendo documento de fácil transporte (por ser fisicamente grande) e não ser usual no dia a dia. 

Essa norma antecede a unificação dos documentos pessoais, que, em futuro muito breve, serão reduzidos a um único. Questiona-se, por quantos números somos identificados atualmente? Listemos: carteira de identidade, CPF, carteira de trabalho, documentos de natureza social (PIS, PASEP, FGTS, INSS), título de eleitor, registro em órgão de classe (OAB, CREA, CRECI, CRM...), certificado militar, passaporte, enfim, são muitos. Cada órgão nos identifica de uma forma. A necessidade de unificação dos bancos de dados é imprescindível para facilitar o trabalho da polícia, dos Detrans, dos órgãos de trabalho, ou seja, tudo seria muito mais fácil e descomplicado.

Em tempos de identificação biométrica, não há motivo para se identificar o cidadão em tantos bancos de dados e de forma tão diferente.

V - apresentação de título de eleitor, exceto para votar ou para registrar candidatura;

A norma do inciso V elimina a hipótese de exigência de apresentação do original ou cópia do título de eleitor, para fins que não sejam o voto ou o pedido de registro da candidatura. Também visa a centralização da exigência recaindo sobre os documentos mais usuais, qual sejam, a identidade e o CPF. 

VI - apresentação de autorização com firma reconhecida para viagem de menor se os pais estiverem presentes no embarque.

Essa talvez seja a mais descabida das exigências. Os pais, presentes no ato do embarque da viagem, são obrigados a apresentar uma autorização, com firma reconhecida em cartório, para que viagem de ônibus. O legislador quis complicar a vida dos pais e gerar custos que, muitas das vezes, podem ser dispensados. Esta é a norma do inciso VI.

§ 1º  É vedada a exigência de prova relativa a fato que já houver sido comprovado pela apresentação de outro documento válido.

Esta é típica da burocracia. Exigir-se dupla comprovação, em fases de uma negócio ou da busca por prestação de serviços por parte do cidadão. O § 1º veda tal prática. Exemplo ocorrem em licitações, onde, em algumas fases, são exigidas a apresentação do contrato social, que constará e outra fase, por exemplo, no ato do credenciamento (fora do envelope) e na fase de habilitação, no respectivo envelope.

§ 2º  Quando, por motivo não imputável ao solicitante, não for possível obter diretamente do órgão ou entidade responsável documento comprobatório de regularidade, os fatos poderão ser comprovados mediante declaração escrita e assinada pelo cidadão, que, em caso de declaração falsa, ficará sujeito às sanções administrativas, civis e penais aplicáveis.

Esta é uma norma para combater o atraso, por parte das instituições públicas, por exemplo, na emissão de certidões negativas. Negócios deixam de ser efetivados porque o ente público demora ou não emite um determinado documento necessário à comprovação de regularidade fiscal ou de que existe um cadastro do cidadão ou da empresa num determinado órgão.

A nova legislação faculta ao cidadão ou à empresa, que efetive a comprovação por meio de declaração, sendo que a própria lei já regula que em caso de declaração falsa, o emissor da declaração, interessado, estará sujeito a responder na esfera cível e criminal por emitir declaração falsa.

§ 3º  Os órgãos e entidades integrantes de Poder da União, de Estado, do Distrito Federal ou de Município não poderão exigir do cidadão a apresentação de certidão ou documento expedido por outro órgão ou entidade do mesmo Poder, ressalvadas as seguintes hipóteses:

I - certidão de antecedentes criminais;

II - informações sobre pessoa jurídica;

III - outras expressamente previstas em lei.

Essa norma do §3º é para evitar que a criatividade e desinteligência do burocrata, crie regras por decretos, portarias ou outros atos afins, visando dificultar e embarreirar a vida e a agilidade do serviço que ele deveria prestar. A regra restringe a três únicas certidões que "podem" ser exigidas: antecedentes criminais, documentos sobre a empresa e outras que constem de lei, não vale decreto, portaria ou regulamento. Deve constar em lei.

Art. 5º  Os Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios poderão criar grupos setoriais de trabalho com os seguintes objetivos:

I - identificar, nas respectivas áreas, dispositivos legais ou regulamentares que prevejam exigências descabidas ou exageradas ou procedimentos desnecessários ou redundantes;

II - sugerir medidas legais ou regulamentares que visem a eliminar o excesso de burocracia.

O artigo 5º estimula os órgãos públicos brasileiros, das três esferas, municipal, estadual e federal, a trabalharem no intuito de eliminarem burocracias, para que a administração cumpra o princípio da eficiência, do artigo 37, caput, da Constituição Federal, ganhando agilidade e rapidez no atendimento aos anseios dos cidadãos.

Atribuiu a estes entes a identificação de dispositivos que prevejam exigências descabidas, lembrando que estamos na era digital e que a administração também precisa evoluir e acompanhar a agilidade do país e do mundo e sugerir medidas legais ou por meio de regulamento para evitar a burocracia em excesso.

Infelizmente poucos órgãos vão aderir, mas a norma está aí, que comecemos por nós, estimulando os órgãos com os quais lidamos, que tratem de eliminar burocracias.

Art. 6º  Ressalvados os casos que impliquem imposição de deveres, ônus, sanções ou restrições ao exercício de direitos e atividades, a comunicação entre o Poder Público e o cidadão poderá ser feita por qualquer meio, inclusive comunicação verbal, direta ou telefônica, e correio eletrônico, devendo a circunstância ser registrada quando necessário.

O artigo 6º estimula a comunicação entre o cidadão e as empresas com os órgãos públicos. Desde que se estabeleça o contato, não importa o canal e o meio que se usa. Porque os órgãos públicos não podem se comunicar por meio de mensagens eletrônicas? Juízes já inovaram e fizeram intimações via mecanismos eletrônicos. É hora de cada órgão implantar mecanismos que facilitem tal contato.

Imagine que eu queira pagar o IPTU do meu imóvel. Faço contato com a secretaria de Fazenda, solicito que enviem o boleto por meio de mensagem eletrônica. Que mal há nisso? Muitas das vezes, o cidadão dispõe, naquele dia, do valor, que pode ser pago via aplicativo do próprio celular. Exigir que o cidadão se desloque até a sede da secretaria municipal ou de um posto desta, para obter o boleto, pode significar até mesmo a desistência ou demora do pagamento.

Art. 7º  É instituído o Selo de Desburocratização e Simplificação, destinado a reconhecer e a estimular projetos, programas e práticas que simplifiquem o funcionamento da administração pública e melhorem o atendimento aos usuários dos serviços públicos.

Parágrafo único. O Selo será concedido na forma de regulamento por comissão formada por representantes da Administração Pública e da sociedade civil, observados os seguintes critérios:

I - a racionalização de processos e procedimentos administrativos;

II - a eliminação de formalidades desnecessárias ou desproporcionais para as finalidades almejadas;

III - os ganhos sociais oriundos da medida de desburocratização;

IV - a redução do tempo de espera no atendimento dos serviços públicos;

V - a adoção de soluções tecnológicas ou organizacionais que possam ser replicadas em outras esferas da administração pública.

Art. 8º  A participação do servidor no desenvolvimento e na execução de projetos e programas que resultem na desburocratização do serviço público será registrada em seus assentamentos funcionais.

Art. 9º  Os órgãos ou entidades estatais que receberem o Selo de Desburocratização e Simplificação serão inscritos em Cadastro Nacional de Desburocratização.

Parágrafo único. Serão premiados, anualmente, 2 (dois) órgãos ou entidades, em cada unidade federativa, selecionados com base nos critérios estabelecidos por esta Lei.

Os artigos 7º, 8º e 9º cuidam da instituição do Selo de Desburocratização e Simplificação, que tem o intuito de reconhecer, com premiação e inscrição na ficha funcional do servidor, ações voltadas para a desburocratização da máquina administrativa. A desburocratização representa o desinchamento, a eficiência na gestão pública.

O interesse em tornar a máquina enxuta e leve deve ser de todos os cidadãos. O Brasil perde tempo e recursos com o atendimento de burocracias sem nenhuma explicação de sua existência. Este selo visa estimular projetos, programas e práticas adotadas na administração que melhorem o atendimento aos usuários dos serviços, tornando-os mais simples e ágeis. Ele visa implantar programas de racionalização dos processos e procedimentos, eliminação de formalidades desnecessárias ou desproporcionais, ganhos sociais, redução do tempo, que é a maior reclamação dos empresários e cidadãos quando necessitam de serviços públicos e a adoção de soluções tecnológicas ou organizacionais que possam ser replicadas em outras esferas. Sobre este último item, importante frisar, que o Brasil detém tecnologia de ponta, que já atuam nos processos da administração pública. Porém, por falta exatamente de legislação facilitando o acesso e gerando a eliminação de etapas, nem todos são utilizados e colocados em prática.

O artigo 9º ainda cria o Cadastro Nacional de Desburocratização, onde estarão registrados os entes públicos que avançarem na desburocratização e na eliminação de barreiras para a prestação de serviços mais célere e eficiente.


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Comentários

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    Estela

    Bastos, a cópia autenticada não é considerado documento original para fins de autenticação, essa previsão se encontra nas normas de serviços extrajudiciais da maioria dos estados da federação. Pelo seu perfil, me parece que vc é do RJ, a previsão se encontra na Consolidação Normativa, Parte Extrajudicial, art. 351 e seguintes (http://cgj.tjrj.jus.br/documents/1017893/18186/cncgj-extrajudicial.pdf?=v01).

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    BASTOS EDIFICACOES

    Bom dia, Só uma dúvida, trabalho no ramo da construção civil e os documentos dos técnicos, tipo: CAT - certidão de acervo técnico (original) fica com o técnico (LEGISLAÇÃO DO CONFEA). Como a empesa fica com a cópia autenticada de cartório, os órgãos não aceitam autenticar a partir da mesma, alegando que não podem aceitar tal documento por se tratar de cópia e não original. Resta saber, o documento autenticado em cartório não tem valor para autenticação a partir dele no órgão?

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    Izidio José Corti

    Bom dia! gostei muito do seu comentário, todavia ele é voltado basicamente a pessoas que são do ramo do Direito. Eu trabalho com financiamento imobiliário e sofro diariamente com as exigências dos Registros de imóveis. Quando a lei fala em entes da união estados e municípios isto se aplica e envolve os tabelionatos e registro de imóveis???? Aqui em Porto Alegre, eu tenho um registro de imóveis que não aceita as certidões originais de nascimento e casamento. Além de gastar com uma atualizada sempre tenho que anexar ao processo de a cópia autenticada. Exige que todas as certidões federais, municipais e estaduais que hoje são tiradas na Internet, sejam devidamente autenticadas em tabelionato, pois ele afirma que quem tem o pode de autenticar e somente o tabelião .Eu julgo isto uma indústria do desperdício, pois se as certidões constam descritas no contrato (assinando entre as partes) e no contrato consta que as mesas foram conferidas e estão arquivadas no agente financeiro, entendo que não haveria necessidade de se apresentar para registro estas certidões. O que devemos fazer nestes casos pois o Registro de imóveis em questão só trabalha atraves de notificações e não há como manter contato com o tabelião ou alguém responsável para esclarecimentos. Eles são incomunicáveis
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