Comparada a tendências tecnológicas como Inteligência Artificial, criptomoedas e Realidade Virtual, a Assinatura Digital não parece algo muito espetacular. Porém, se observarmos a realidade da maioria das agências, seguradoras, prestadores de serviços e afins, percebe-se o uso do antigo método de imprimir e assinar documentos manualmente, apesar de todos os inconvenientes envolvidos
A história nos demonstra claramente que as empresas que se apegam aos "bons e velhos hábitos" e negligenciam tecnologias modernas e eficientes tendem a ruir.
Um bom exemplo disso é a Kodak e sua desastrosa decisão de rejeitar as novas tecnologias e persistir com o antigo e conhecido método de fotografias. O medo da Kodak de que essas novas tecnologias prejudicassem ou onerassem seu negócio fez com que a empresa não adotasse esses métodos e isso realmente acontecesse.
A resistência à mudança, nesse caso, assim como em tantos outros, mostrou que é prejudicial a empresas que querem continuar a crescer.
Outro exemplo é a Blockbuster que, ao contrário da Netflix, não se adaptou a tecnologia, continuou insistindo em seu antigo método e acabou ruindo.
Agora, imagine se o Steve Jobs dissesse "Não, esse Nokia já está excelente, não vou arriscar criar algo diferente". Hoje estaríamos ainda jogando sneaker em um celular maior que a nossa mão.
Com base nisso, se você ainda não adotou a assinatura digital na sua empresa, aqui vão 4 razões para você fazer isso agora e não deixar o "barco afundar".
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Segurança e acessibilidade
Quando falamos de assinaturas em papel, segurança é uma grande preocupação. Seus documentos podem ser perdidos, rasurados, rasgados, danificados, roubados, precisam ser copiados para todas as partes e, ainda, depois de tudo isso, alguém pode derrubar café em cima deles e você terá que refazer tudo!
Todas essas possibilidades são excluídas quando você utiliza a assinatura digital.
A maioria das plataformas de assinatura eletrônica oferecem alta segurança aos seus usuários. O Autentique, por exemplo, aplica na assinatura eletrônica uma cifra de bloco SHA256. Em termos simples, essa cifra vai impossibilitar a adulteração ou modificação do contrato por qualquer uma das partes.
Adicionando, a assinatura eletrônica é bastante conveniente pois todos os documentos estarão disponíveis e sincronizados com todos os seus dispositivos ou usuários que tiverem permissão. Você ou seu signatário podem assinar ou acessar o documento em qualquer hora, lugar ou dispositivo.
2. Longas distâncias e acordos multilaterais
Você ficaria surpreso com o quanto a produtividade de uma empresa pode sofrer com falhas ou pausas no andamento da papelada. E esse, provavelmente, é um dos maiores benefícios da assinatura digital: poder assinar um documento rapidamente e onde quer que o signatário esteja. Esse processo facilita muito, inclusive, para contratos que envolvam várias partes.
Muitos aplicativos de assinaturas digitais podem ser configurados para ordenar a assinatura de forma automática, assim que o primeiro signatário assina, o documento automaticamente vai para o próximo e assim, consecutivamente, até retornar com todas as assinaturas.
3. Economia e segurança no armazenamento
A assinatura eletrônica permite que você utilize melhor os espaços do seu escritório ao invés de ter que guardar um grande espaço para o armazenamento de documentos.
Ainda, as plataformas de assinatura eletrônica resguardam você de possíveis danos ou perdas de documentos devido a incidentes diversos.
Além disso, é uma tecnologia ecologicamente correta e financeiramente sustentável, já que elimina a necessidade de papéis e suprimentos de impressão.
O que significa, exatamente, economia de $$.
4. Mantém atualizados os seus documentos.
Quantas vezes você se pega perguntando "Eles já assinaram o contrato?", "Será que eles receberam os documentos?" ou mesmo "Será que meu contrato ficou esquecido em meio a uma pilha de papéis?".
A assinatura dos seus contratos está no seu top of mind se o faturamento da sua empresa depende disso, não é mesmo? Porém quando eles são feitos com frequência você mesmo pode acabar esquecendo de algum…
Isso faz com que o acompanhamento dos status de assinatura e notificações de andamento dos documentos realizado pelas plataformas de assinatura digital seja uma funcionalidade muito importante ao seu negócio. Graças a ela você pode facilmente conferir o andamento dos seus contratos, aceites, não aceites, repassar para outros setores, receber avisos de vencimento e nunca perder uma data!
Ainda, caso seu contrato não tenha sido assinado, você pode configurar lembretes automáticos ao seu signatário reforçando a solicitação.
Com esses recursos, pensamentos como "Porque está demorando tanto?" serão parte do seu passado.
Se todas as razões acima ainda não convenceram você, considere os seguintes fatos:
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Empresas européias gastam, em média um dia inteiro de trabalho por semana com a papelada (6,8 horas)
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65.395.000.000 de folhas de papel são uadas diariamente nos Estados Unidos. Isso custa até 6 cópias exatas do Empire State, supera a 2,5 milhões de lutadores de sumô e requer, mais ou menos, 815.000 pinheiros para ser produzidos.
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Um executivo leva, em média, 150 horas por ano (quase um mês inteiro do ciclo reprodutivo das focas) procurando por informações perdidas. Se você recebe US$ 50.000 por ano, você tem uma perda financeira equivalente a US$ 3.842 anualmente.
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Aproximadamente 49% do tempo dos empregados do setor administrativo é gasto processando documentos.
Você quer mesmo fazer como a Kodak e continuar insistindo nas assinaturas em papel?
Então aqui vai uma lista das principais plataformas que trabalham com isso:
Ainda ficou com dúvidas? Pergunte!
