A folha de pagamento é o resumo das informações e atividades trabalhistas de cada funcionário. Ela é usada para demonstrar o salário bruto e líquido, além de ter função operacional, contábil e fiscal. Nela vem descrito tudo o que o funcionário recebe e todos os descontos que são realizados.

Para ser elaborada a folha de pagamento, primeiramente, deve se basear em algumas informações, como o valor do salário do funcionário, a frequência (se ocorreram faltas, atrasos e afastamentos), os descontos de encargos sociais, a forma de pagamento e a data que o valor estará disponível.

A primeira parte corresponde aos salários, remunerações variáveis, horas extras e adicionais, insalubridade e periculosidade. Uma grande atenção para esses últimos itens, pois o funcionário pode receber de 10% a 40% a mais sobre o salário.

A segunda parte corresponde aos descontos, por exemplo, o INSS, benefícios, faltas, contribuição sindical, etc.

O desconto do INSS é feito sobre o valor total da remuneração (incluindo horas extras, 13º salário e adicionais). Para salários de até R$ 1.693,72, a alíquota é de 8%. (Ex.: R$ 1.500,00 x 8,00% = R$ 120,00). Salários de R$ 1.693,73 a R$ 2.822,90, a alíquota é de 9%; e salários de R$ 2.822, 91 até R$ 5.645, 80, a alíquota é de 11%.

O desconto do FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço) é correspondente a 8% da remuneração e serve para amparar o trabalhador em caso de demissão, doenças ou até mesmo para investimento em moradia. O desconto é da empresa, nunca do funcionário.

Existe também o desconto dos sindicatos. Com a Reforma Trabalhista, o desconto deixou de ser obrigatório. É necessário analisar quais são os descontos sindicais correspondentes.

Finalmente, as faltas não justificadas podem ser descontadas do salário.

A folha de pagamento deverá ser emitida até o 5º dia útil, bem como o pagamento dos devidos salários.