Em tempos de coronavírus, muitas empresas terão de aprender como otimizar o trabalho de equipe remota se quiser se manter ativa e operante.

Afinal, as recomendações de saúde são para que as pessoas evitem ao máximo sair de casa e isso inclui o trabalho, claro. Por isso, quem puder trabalhar no home office deverá tentar executar suas tarefas dessa forma.

Essa nova medida abre algumas problemáticas específicas para empresas e gestores, que precisarão aprender como otimizar o trabalho de equipe remota e lidar com suas particularidades novas.

Quer saber quais são e como lidar com os desafios? Então siga o artigo abaixo!

Estabeleça uma central de comunicação para o seu time

O primeiro passo que difere muito do trabalho em um espaço físico para o remoto é a comunicação. Em muitos locais, é comum que as pessoas simplesmente falem uma com as outras para acertar detalhes do que estão fazendo.

No entanto, isso não é possível no trabalho em equipe remoto. Por isso, uma das primeiras ações para otimizar o fluxo do home office é estabelecer uma boa central de comunicação para todos.

Muita gente usa o WhatsApp e o Web WhatsApp para isso, especialmente por causa da capacidade de procurar mensagens antigas. No entanto, é possível usar outras ferramentas também como o Skype e até a intranet da sua empresa mesmo.

O ideal é que todos possam:

• Ler o que os outros falaram;

• Pesquisar assuntos antigos para não precisar repetir conversa;

• Receber todas as mensagens urgentes.

Monte planilhas para entender como otimizar o trabalho de equipe remota

Um dos desafios de como otimizar o trabalho de equipe remota para alguns gestores é controlar o fluxo de trabalho do seu time. Afinal, sem saber o progresso de cada um, fica difícil entender se dá para cumprir prazos ou não.

Por isso, o ideal é trabalhar com planilhas e dashboards para organizar o fluxo de trabalho do seu time.

Existem várias ferramentas pagas que fazem isso, bem como algumas gratuitas. Dá para usar o Google Docs, o Trello e tantas outras para estabelecer tarefas e passar comandos para organizar o trabalho em equipe do seu time.

Realize reuniões por vídeo quando for necessário

Por vezes, é importante montar uma reunião por vídeo para colocar o seu time a par de algumas coisas, acertar detalhes de projetos ou simplesmente promover uma melhor integração entre os membros da equipe (lembre-se de que a interação entre as pessoas é essencial para a produtividade).

Cada gestor de time costuma estabelecer uma frequência específica para esse tipo de reunião. No entanto, é bom não exagerar (afinal, quem está em reunião não está produzindo) e nem negligenciar demais esse aspecto.

Faça alguns testes e encontre a frequência ideal para você. Dependendo do tipo de trabalho, uma reunião por semana é o suficiente. Então comece com esse ritmo e vá ajustando como achar melhor.

Confie na produtividade do seu time, mas aja quando for preciso

Muitos empreendedores e diretores têm medo de passar para o sistema de trabalho remoto porque acreditam que o time ficará o dia inteiro jogando videogame, vendo filmes ou se distraindo em vez de produzir.

É verdade que a produtividade de quem migra para o home office pode cair um pouco no começo, especialmente para quem não está nada acostumado com esse tipo de trabalho.

No entanto, não há razões para crer que o seu time deixará de produzir da noite para o dia e que eles passarão o dia na frente da TV.

É importante confiar na produtividade da sua equipe. No entanto, isso não significa que você não deve relaxar demais também.

Tenha mecanismos para agir e colocar o seu time na linha caso seja necessário e você note que eles estão relaxando demais ao trabalhar em casa.

Estabeleça metas diárias

Uma das maneiras de manter o time produtivo e focado no trabalho, mesmo estando em casa, é estabelecer algumas metas diárias que sejam cumpridas para que as demandas sejam entregues no prazo necessário.

Isso muda de área para área, claro. Por exemplo, quem trabalha com marketing costuma viver de projeto em projeto, o que significa ter uma periodicidade por trabalho executado.

Já quem trabalha com vendas tem um cronograma diferente. O mesmo para quem é da área do Direito ou Contabilidade.

No entanto, é possível estabelecer algumas metas para o seu time cumprir todos os dias.

Se você quiser ser ainda mais específico, pode colocar horários nessas metas para guiar os funcionários e mantê-los focados e sem distrações.

E aí, aprendeu como otimizar o trabalho de equipe remota? Essas dicas darão a estrutura básica para você montar um fluxo produtivo para o seu time em home office. Depois, basta fazer ajustes pontuais para o seu setor ou personalidade dos seus colaboradores.

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