Uma das maiores preocupações das empresas atualmente é a redução de custos. Contudo, para que essa redução seja bem feita, é preciso que se busque atingir esse objetivo sem diminuir a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos aos clientes.
Para isso, é preciso fazê-lo com praticidade e planejamento, sem mudar totalmente a rotina e os procedimentos da empresa. Uma política de redução de custos feita de maneira impensada pode, além de não ajudar a empresa, trazer, ainda, algumas consequências negativas.
Para auxiliar na compreensão acerca da maneira adequada de se buscar a redução de custos em uma empresa, nossos advogados especialistas em Direito Empresarial elaboraram o presente artigo, com sete dicas para ajudar a reduzir os custos na empresa de forma prática. Confira!
1. Tenha um software de gestão
Uma boa maneira de reduzir custos na empresa é contar com um software de gestão para organizar e gerar relatórios de todas áreas, principalmente na área contábil. Afinal, não adianta adotar várias estratégias se os resultados não puderem ser medidos.
É preciso que o software possa alinhar os procedimentos da companhia, assim como seus objetivos, metas e resultados. A partir disso, será possível verificar se as medidas tomadas para reduzir custos foram realmente eficazes.
Fazer tudo isso manualmente demandaria tempo e dinheiro, além de diminuir a produtividade da empresa, uma vez que parte dos empregados terão que se dedicar exclusivamente a essas atividades. Por isso, contar com um software de gestão é de grande ajuda.
2. Implemente a utilização de ferramentas estratégicas
Utilizar ferramentas estratégicas significa adotar procedimentos e softwares que automatizam alguns setores e tarefas, organizando o ambiente de trabalho e tornando a rotina da empresa mais eficiente e prática.
Envio de e-mails, elaboração de planilhas, gestão contábil e de finanças e gestão e análise de dados são alguns exemplos de áreas nas quais essas ferramentas podem melhorar e facilitar a vida da empresa.
Algumas dessas ferramentas podem, inclusive, ser encontradas de forma online e gratuita, como o Google Drive, que permite criar documentos e armazená-los de forma eletrônica.
3. Envolva toda a equipe na redução de custos
Para facilitar e agilizar a redução de custos, é crucial envolver toda a equipe nessa tarefa. É preciso que todos entendam a situação e esforcem-se mutuamente para diminuir gastos e alavancar o crescimento empresarial.
Cada empregado conhece o seu setor e saberá com propriedade como seria possível reduzir custos e dar praticidade e produtividade para aquela área. Portanto, ouvir ideias e estratégias é essencial nessa hora.
Para fazer isso de maneira eficiente, é possível propor, por exemplo, reuniões com os chefes de setores e empregados e oferecer treinamentos e palestras sobre esse assunto. Também é de grande valia investir na capacitação da equipe, principalmente no que se refere à redução de gastos e à adoção de procedimentos mais práticos e menos custosos.
4. Analise pequenos gastos visando a redução de custos
A rotina empresarial está relacionada a pequenos custos. Toda utilização de materiais e de tempo envolve gastos, mas é possível diminuir essas despesas com melhores práticas e maior conscientização por parte dos colaboradores e gestores.
Analise alguns gastos que parecem comuns e tente encontrar formas de evitá-los ou, pelo menos, reduzi-los. Por exemplo, se há um uso excessivo de copos de plástico, adote uma política na qual cada funcionário deve utilizar canecas de vidro ou acrílico.
Também é possível trocar a iluminação do local por lâmpadas de LED, que resultam na diminuição da conta de energia no final do mês. Você pode, ainda, controlar o número de impressões desnecessárias e utilizar papel reciclado, que costuma ser mais barato que o comum.
É importante adotar práticas mais sustentáveis e adquirir produtos mais em conta para que haja uma redução de custos — apesar de parecer pouco no começo, com certeza, isso será significativo para os gastos empresariais.
5. Faça uma auditoria nas despesas
Como dito, em uma empresa, existem muitas despesas que fazem parte dos procedimentos adotados para a prestação dos serviços ou para a venda dos produtos. Enquanto algumas são indispensáveis, existem aquelas que trazem facilidades, mas não são obrigatórias.
É preciso fazer uma auditoria completa nessas despesas para saber o real custo-benefício de cada uma e o que pode ser cortado para reduzir custos sem prejudicar a produtividade e a qualidade que o negócio oferece.
Comece pelas contas mensais: telefone, internet, TV a cabo, eletricidade e demais custos administrativos. Veja o que pode ser cortado ou diminuído, sem que isso interfira de forma negativa na rotina da empresa.
Observe também as taxas que estão sendo pagas, como quando há a utilização de cartão de crédito. Apesar de não ser indicado que essa forma de pagamento seja abolida, você pode tentar dar descontos para quem paga à vista, por exemplo.
6. Renegocie com fornecedores
Um dos maiores custos empresariais pode ser o pagamento de fornecedores. É imprescindível que a empresa tenha um bom relacionamento com eles e uma parceria com fidelidade, para que não faltem produtos necessários para o procedimento do negócio.
Porém, se essa despesa está muito alta, é possível tentar renegociar as dívidas. Pergunte se é possível adotar outras formas de pagamento e se há a possibilidade de um parcelamento maior. Isso é importante para diluir os gastos e investir na empresa.
Também é relevante analisar se as compras realizadas e os serviços contratados são as melhores opções do mercado, em termos de valores e qualidade. Ser fiel a um fornecedor traz benefícios, mas, se ele está cobrando um preço muito alto ou o prazo de entrega não é o ideal, talvez seja melhor buscar outras opções.
Crie uma rotina para a análise desses fornecedores, a fim de saber se o custo-benefício está adequado e se não há alternativas melhores no mercado. Isso ajuda na redução de custos e pode trazer ótimas parcerias.
7. Contrate uma consultoria jurídica especializada em redução de custos
Uma ótima forma de reduzir custos na empresa é fazendo a contratação de uma consultoria jurídica especializada. Esse serviço traz várias vantagens e pode diminuir consideravelmente os gastos do negócio, principalmente nas áreas tributária e trabalhista.
A consultoria jurídica garantirá que a empresa pague somente o que a lei determina, sem gastos adicionais. Além disso, por meio dela, será possível encontrar várias formas de diminuir despesas com taxas, tributos e, até mesmo, verbas trabalhistas, tudo isso sem infringir a legislação.
Conhecendo essas formas de redução de custos, fica mais fácil fazer um planejamento estratégico nesse sentido. Importante salientar, ainda, que é preciso sempre analisar o que já foi feito e se as metas foram atingidas, para determinar se é interessante continuar com as ações tomadas.
Ficou alguma dúvida? Precisa de uma consultoria jurídica na área? Entre em contato com nosso escritório de advocacia. Somos especialistas.
