Empresas vencedoras no Século XXI são praticamente unânimes no sentido de recomendar consultorias para resolução de problemas específicos ou preparação de sustentabilidade de longo prazo. Mas, o que se pergunta sempre é: “como acertar uma consultoria confiável”? Bem, entre uma e outra consultoria, prefira aquela que se preocupa em fazer um diagnóstico bem feito, antes mesmo de se prover qualquer tipo de solução.
Como Fazer o Diagnóstico
Uma vez contratada a consultoria, é chegada a hora do primeiro momento: a fase de diagnóstico. É nessa hora que se levantam todas as informações internas e externas, realizam-se pesquisas e entrevistas, reuniões com os responsáveis internos para a perfeita compreensão do problema central, elaboração e apresentação do diagnóstico de consultoria.
Geralmente o primeiro contato nessa fase é a entrevista individual ou coletiva. É o primeiro momento papa a coleta de dados, que deve envolver: postura profissional, comunicação clara e eficiente, e sistematização da entrevista.
Figura: O Processo de Entrevista
Fonte: Promaximo®
A Postura Profissional
A postura profissional deve ser assertiva, ter o foco no resultado da consultoria. Isso não significa que esse processo deva ser realizado com frieza, ao contrário, deve ser amigável. Da mesma forma, uma postura profissional objetiva não significa que não deva ser flexível. Deve também ser sistêmica, mas ao mesmo tempo estar atento a detalhes que serão colocados na discussão. O que o consultor deve ter como missão é a satisfação dos desejos e das necessidades de seu cliente.
Figura: Postura Profissional
Fonte: Promaximo®
Comunicação Clara e Eficiente
A comunicação clara e eficiente requer conhecimento de algumas técnicas sobre como fazer apresentações de sucesso. Primeiramente o consultor deve saber que no processo de comunicação:
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Apenas 6% representam a forma verbal;
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38% estão ligados à voz;
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E nada menos que 56% são relativos à sua postura corporal.
Figura: O Processo de Comunicação
Fonte: Promaximo®
Isso não significa, necessariamente, que um bom consultor deve ser também bom locutor de rádio ou ter um corpo atlético. Entretanto é imperioso que pessoas que lidam com o processo de comunicação tenham uma voz com um bom tom, que transmita segurança e paz para seus interlocutores. Nesse caso, um fonoaudiólogo poderá ajudar nessa missão.
Quanto à postura corporal isso não tem nada a ver com musculatura. A forma de gesticular, a atenção dispensada ao interlocutor, os movimentos corporais característicos do processo de comunicação são elementos-chave para a obtenção de sucesso nas negociações. É também conhecida como linguagem não-verbal.
Certa vez tirei uma boa lição da Revista Você S.A. Adaptando os 7 passos abaixo para o universo de consultoria, a comunicação clara e eficiente deve perpassar:
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Conhecer o que faz: nada como conhecer o negócio em que se está envolvido. É a melhor forma de se relacionar com interlocutores, demonstrando segurança e firmeza de propósitos no aspecto “técnico” que propõe resolver.
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Conhecer o terreno em que vai pisar: certificar-se sobre quais recursos estarão à disposição, o tipo de pessoa ou público que será(ão) seu(s) interlocutor(es), se a reunião acontecerá em auditório ou salas específicas, dentre outros fatores.
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Ser breve sem ser evasivo: é difícil um diálogo assertivo ser um mau diálogo, sobretudo se envolver todas as variáveis que o interlocutor(es) está(ão) esperando debater.
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Relacionar-se com o(s) interlocutor(es): é importante que cada pessoa envolvida no processo tenha a sensação de que se está falando com ela. Em geral o ser humano não gosta de “ser mais um” ouvinte e sim de participar ativamente do processo. Entretanto, é imperioso que os diálogos não se dispersem e tirem o foco no resultado que se espera alcançar.
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Ser quem realmente é: uma das piores coisas que pode acontecer é um consultor querer incorporar o estilo de outros e não descobrir seu próprio estilo. As pessoas possuem múltiplos comportamentos, e consequentemente, múltiplas reações. Assim, quando um consultor tenta ser outra pessoa e não atinge o patamar da pessoa imaginada, perde o foco e começa a se desesperar. É importante que se busque o contínuo aperfeiçoamento, inclusive, aprendendo boas práticas com outros consultores. Mas nem por isso deve-se deixar de buscar em si mesmo suas características que agregam relações interpessoais.
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Treinar, treinar e treinar: a preparação de uma reunião de negócios é diretamente proporcional ao resultado. Quanto mais se treina mais perto do ideal se chegará. Entretanto, a flexibilidade sempre é bem vinda em se tratando de reunião de negócios. Preparar uma reunião não deve ser sinônimo de engessá-la.
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Seguir em frente, mesmo com um friozinho na barriga: nunca adie compromissos. Isso cria um sentimento de impotência e ao mesmo tempo um refúgio que pode se tornar um comportamento repetitivo. O importante não é vencer o medo, mas não deixar que o medo vença.
Figura: Comunicação Clara e Eficiente
Fonte: Promaximo®
Para complementar esse assunto, segundo o Professor Evaldo Bazeggio, são características do perfil profissional de um consultor:
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Capacidade de relacionamento: qualidade de relacionar-se e de comunicar-se com diferentes pessoas com as quais interage;
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Facilidade de comunicação verbal: capacidade de captar e de transmitir ideias e informações;
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Visão crítica: capacidade de aplicar a lógica e o bom senso a determinados fatos, e melhorar a eficácia de avaliação, bem como propor alternativas de solução;
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Determinação: persistência e constância de propósitos, postura de superação de obstáculos, e não de busca de justificativas;
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Aptidão emocional: capacidade de autodisciplina, autoconhecimento, autoestima, de lidar com seus próprios humores, intenções, motivações, temperamento, desejo e pressão de tempo;
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Visão sistêmica: capacidade de visualizar o conjunto de variáveis que compõem os processos da organização;
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Empatia: capacidade de se colocar na posição do outro e de compreender como ele se sente;
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Entusiasmo: acreditar na capacidade própria e do time em executar tarefas, em fazer as coisas acontecerem;
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Resiliência: capacidade de recuperar, rapidamente, a energia e o entusiasmo natural após uma situação ruim.
Sistematização da Entrevista
Quanto à sistematização de uma entrevista, deve-se focar: a análise documental, questionários e observação direta.
A análise documental, além de contemplar os documentos oficiais da empresa, tais como: notas fiscais, recibos de pagamentos, livros contábeis, dentre outros, também deve levar em consideração arquivos existentes em memórias digitais. Esses dados podem ajudar ou mesmo elucidar dúvidas que auxiliarão o trabalho de consultoria.
Quanto aos questionários, trata-se de um excelente instrumento de pesquisa, mas nem sempre as pessoas estão dispostas a respondê-los no momento em que são entregues. A observação direta complementa a sistematização. Nela podem ser percebidos aspectos intangíveis de comportamento que indicam situações em que o consultor deve estar atento. As pessoas quando se veem afetadas nas suas “zonas de conforto” tendem a repelir a consultoria ou mesmo tornarem-se hostis. Isso faz parte da profissão e deve ser encarado com profissionalismo.
Figura: Sistematização da Entrevista
Fonte: Promaximo®
Após a coleta de dados é importante que haja o tratamento ou mineração dos dados e informações coletadas. É importante que se saiba que a falta de informações é tão prejudicial quanto seu excesso. Dessa forma, as informações são filtradas para estabelecer o processo de análise, sendo essa a fase que antecede o planejamento das soluções cabíveis:
Figura: Coleta de Dados
Fonte: Promaximo®
É muito importante que em todas as fases do diagnóstico, sobretudo nas reuniões de consultoria, seja feito um memorial de entendimentos entre os presentes – uma espécie de registro resumido do que foi discutido na reunião e, sobretudo, o que ficou para ser discutido na reunião seguinte. É necessário que se designe um responsável para registrar esse memorial e enviar em tempo hábil para todos os participantes. Apenas por mera curiosidade, nos Estados Unidos da América esse memorial é chamado de M.O.U, que significa (memory on understanding). Exemplo de M.O.U:
Figura: Exemplo de MOU
Fonte: Promaximo®
Ao se fazer o diagnóstico de consultoria, registrando todos os passos no M.O.U, evita-se qualquer tipo de assimetria nas informações trocadas com o cliente. Nesse caso, as chances de sucesso nos contratos são maiores.
Uma boa consultoria começa com um bom diagnóstico.
