A pandemia chegou e aquilo que era sonho para alguns virou realidade para muitos. Os escritórios fecharam e os empresários orientaram os trabalhadores para continuar as atividades a partir de suas residências. Sem equipamentos sofisticados e até com a ausência de antivírus nas máquinas, como preservar os dados da sua empresa?

Talvez você não tenha ainda parado para pensar, mas existe um grande risco à segurança do seu negócio e aos dados dos seus clientes.

Algumas empresas estão investindo em equipamentos padronizados e personalizados (notebooks) para que os seus funcionários mantenham o trabalho remoto, sob uma supervisão da equipe de infraestrutura, com intenção clara de evitar que qualquer informação útil ao negócio seja vazada.

Contudo, casos como esses são raros. É aqui que mora o perigo!

Mesmo os pequenos negócios, eles sempre estão sendo monitorados por concorrentes e podem perder o modelo de atuação, ser superado em uma ação promocional ou mesmo perder aquela receita do prato de maior sucesso com a clientela.

Estes riscos acima estão todos relacionados ao modelo de negócio. Porém, quando falo sobre segurança de dados, não é apenas neste foco. Existe ainda o lado do cliente e a obrigatoriedade legal sobre a proteção dos dados dele.

Com a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados, popularmente conhecida por sua sigla LGPD, a sua empresa precisa tomar muito cuidado com a forma como coleta as informações de cada cliente, a forma como armazena, a forma como manipula e a forma como descarta os dados.

É muito comum ver empresas investindo muito em seus processos de vendas, mas elas pecam no tratamento do pós-vendas e na falta de construção de um relacionamento duradouro e honesto com o consumidor.

E com esta expansão das atividades que estão atuando no home office, você sabe como está a segurança dos dados dos seus clientes?

O seu sistema de controle de clientes permite saber, facilmente, os logs de acesso ou travar o acesso apenas quando partidos de um determinado equipamento? Mais do que isso, ele tem alguma configuração que impeça de baixar as informações em sua totalidade?

São atitudes simples, mas elas são muito relevantes para preservar os dados e evitar que a sua empresa seja autuada por uso errado de algum dado.

Política de dados e revisão de equipamentos

Tudo depende da estrutura e tamanho da sua empresa, mas se o home office for algo que passe a ser permanente, é importante que você coloque no planejamento de custos a compra de computadores e demais equipamentos para que o trabalhador consiga entregar o serviço de uma forma mais efetiva.

Também adicione uma rotina de revisão e manutenção dessas máquinas para preservar a saúde da sua empresa e os dados que são sensíveis. Tenha este costume e poderá evitar o vazamento de informações ou até uma invasão a setores relevantes do seu negócio.

Outra medida que precisa ser tomada é a elaboração de um formulário que indique claramente ao cliente/ usuário para que são necessárias as informações que está coletando e também explique como elas serão usadas e quem terá acesso a elas.

Faça outras versões que sejam adaptadas para aqueles que terão acesso a base de dados e segmente de acordo com as atividades que serão desenvolvidas.

Peça aos envolvidos para assinar o documento e deixe ele com o seu departamento de contabilidade ou jurídico para que ele seja guardado da melhor forma possível. Este arquivo pode ser útil lá na frente.

Porém, não basta apenas judicializar, é preciso treinar todo o time e avaliar as ferramentas de marketing utilizadas pela empresa para eliminar qualquer uma que não esteja de acordo com a legislação em vigor.

Ao realizar o treinamento, os seus funcionários devem ser capazes de entender a importância das informações para a empresa e também os diversos motivos pelos quais os dados dos clientes devem ser preservados.

Se precisar, busque ajuda de um escritório de advocacia focado em assuntos digitais. Hoje já existem diversos profissionais que são amplos conhecedores da LGPD e outros temas relacionados e que vão orientar você e toda a sua equipe sobre as melhores práticas, inclusive com dicas sobre como fazer um home office seguro.