O home office chegou para ficar. A pandemia de Covid-19 obrigou muitas empresas a adotarem o trabalho remoto e, com isso, os empregadores perceberam que a medida pode trazer muitos benefícios tanto para a empresa, quanto para o colaborador, e muitos pensam em seguir com o home office após a pandemia.

A empresa, por exemplo, pode reduzir custos de infraestrutura e economizar o pagamento de vale transporte. O colaborador, por sua vez, ganha maior flexibilidade na sua jornada, evita o desgaste de locomoção até o trabalho e pode ainda aumentar a sua produtividade.

Contudo, também surgiram algumas dúvidas, como a realização da gestão de jornada dos colaboradores que estão de home office, por exemplo. Afinal, o que diz a legislação sobre esse formato de trabalho?

O que a lei diz sobre o home office

As leis trabalhistas mudam de tempos em tempos, a fim de acompanhar as necessidades dos trabalhadores em um cenário atual. Assim, a Reforma Trabalhista de 2017 passou a reconhecer o trabalho remoto como legal, e definiu algumas regras para sua utilização.

Por exemplo, caso o colaborador seja contratado ou remanejado para atuar em home office, isso deve estar especificado no próprio contrato de trabalho. Além disso, também é necessário incluir no documento informações sobre a responsabilidade sobre materiais de trabalho, se a empresa irá ressarcir ou fornecer algum dispositivo, entre outros. 

A Reforma Trabalhista também estabelece que o controle de jornada do colaborador em trabalho remoto pode ser definido a partir das suas entregas. Dessa forma, adicionais como horas extras ou banco de horas não são utilizados - o que pode ser bom para o empregador - e o empregado não precisa seguir o horário comercial.

Em algumas situações, a empresa pode precisar que o colaborador realize sua atividade durante o seu horário de funcionamento, mesmo que remotamente. Nesse caso, deve ser realizado um acordo para utilizar um sistema alternativo de gestão de jornada, que é regulamentado pela Portaria 373. 

Controle de ponto digital: o que diz a Portaria 373?

A Portaria 373 foi sancionada em fevereiro de 2011, com o objetivo de simplificar a gestão de jornada com o auxílio da tecnologia. Sendo assim, ela regulamenta os sistemas alternativos de controle de ponto, como registro por aplicativo, por exemplo. 

No caso, os sistemas alternativos realizam o armazenamento dos dados de registro em nuvem, que podem ser acompanhados em tempo real pelos gestores. Entre os principais benefícios do controle de ponto digital, estão:

• Monitoramento das informações de jornada dos colaboradores em tempo real, de qualquer lugar com internet;

• Aumenta a autonomia dos colaboradores sobre seus registros, fornecendo informações sobre sua jornada via app;

• Evita adulterações e perda de dados;

• Automatização do acompanhamento de banco de horas e horas extras.

Para assegurar a veracidade desses dados, a Portaria estabelece algumas regras que devem ser atendidas pelos sistemas de ponto. Dessa forma, as informações armazenadas passam a ter validade jurídica. As regras são:

• Não é permitido restringir o registro de ponto do colaborador, por exemplo no caso dele ter chegado atrasado;

• Os registros de entrada ou saída não podem ser feitos de forma automática;

• Não deve se exigir uma autorização prévia ao colaborador para a marcação de horas adicionais, como horas extras e banco de horas;

• O sistema não pode possibilitar a exclusão ou alteração do registro;

• O colaborador precisa ter acesso ao seus registros, para que ele tenha controle de sua jornada e possa utilizar os comprovantes legalmente, caso necessário; 

• A adesão à Portaria 373 depende de um acordo coletivo, ou seja, entre empresa e o sindicato da categoria dos seus trabalhadores.

Vale lembrar que a Portaria 373 não exige a homologação do sistema. Por outro lado, ele deve seguir as diretrizes estipuladas e estar sempre disponível para para uma vistoria de um auditor fiscal.

O uso da tecnologia nos setores de RH e DP

Para o empregador, é muito importante acompanhar a jornada dos colaboradores, garantindo que não está havendo excesso de trabalho, ou a falta de horas, e garantir que os salários e adicionais sejam pagos da forma correta. Além de encargos jurídicos, isso facilita para o controle financeiro da empresa, diminuindo gastos desnecessários, por exemplo. 

Adotando um sistema de gestão alternativo, as informações são mostradas a partir de um sistema, de forma automatizada para o gestor

Além disso, também é possível configurar a necessidade de confirmar a geolocalização do colaborador no momento do registro. E o colaborador, por sua vez, pode acessar seus comprovantes diretamente pelo app, já que eles são salvos em sistema de nuvem.