A controladoria jurídica como núcleo de inovação!

No dia a dia de um escritório de advocacia muitas são as tarefas que, não necessáriamente precisam ser feitas pelos próprios advogados como, por exemplo, tirar cópias, cadastrar ou receber um cliente, inserir informações entre muitas outras tarefas de cunho administrativo que se, não estiverem bem organizadas acabam por se tornarem também burocráticas. Na verdade elas deprendem muito tempo do profissional que, estudou para trabalhar nos casos em que atuara, como intelectual e intérprete da lei, aplicando-a caso a caso e isso, demanda muito tempo e concentração.

Imagine você advogado empenhando metade do seu dia em tarefas administrativas enquanto os processos aguardam ser estudados noite a dentro; Pois é, essa é a realidade de muitos profissionais do direito, as vezes por questão de tradição em fazer tudo do mesmo jeito a anos, as vezes por falta de confiança a alguém que realize tais atividades, enfim, são vários os motivos e o importante é entendermos que tudo se transforma e evolui. Se você presta um bom serviço, provavelmente será recomendado pelo seu cliente e assim por diante, o que gera uma cadeia cada vez maior onde, aumentará não só a demanda de ações mas também a qualidade e eficiência para com seus clientes.

A contoladoria jurídica não é nenhuma novidade de outro mundo. Ela já está presente a algum tempo nos escritórios e departamentos jurídicos por aí, mas, muitas vezes não recebe a atenção que realmente demanda. A recepcionista, o assistente, o office boy , o pessoal do TI entre outros, todos eles forman uma importante engrenagem no funcionamento do escritório de módo que, investir em treinamento e qualificação desse profissionais é sem dúvida salutar o futuro. Sem eles seria praticamente impossível o advogado sozinho realizar todas essas tarefas e ainda fazer seu trabalho primordial com qualidade e atenção necessárias. Dai a  importância de se implementar uma controladoria eficiênte considerando-a, como um núcleo de inovação, desta forma, deixando os profissionais da equipe de controladoria trabalharem em sua principal especialidade que é gerir informações o advogado, poderá se concentrar em seu trabalho específico sem preocupações com, fazer um relatório, ou inserir informações no software ou ainda, "garimpar" uma informação em uma pasta cheia de folhas. A controladoria cuidará desse e outros assuntos, assim a, eficiência aumenta, ganha-se em produtividade, qualidade e segurança, pra não falar na dor de cabeça que o advogado pode evitar.

Após uma breve descrição sobre o assunto é importante elencarmos alguns dos principais elementos que se deve levar em consideração na hora de por em prática um novo plano de fluxo de trabalho. Com a controladoria formando um núcleo de inovação que, não só, pode gerir  e organizar mas também vem somar valor, agregar confiança, segurança e eficiência ao futuro do negócio.

O primeiro passo e talvez o mais importante é desenhar o fluxo de trabalho. Ele vai servir para identificarmos retrabalhos ou gargalos, é importante que essa primeira fase seja realizada com atenção pelo controller e, sempre com a participação do advogado e dos sócios ou diretores. Identificados os problemas é hora de formar a equipe de contoladoria, a melhor maneira é avaliar cada colaborador e ver em qual tarefa ele se sai melhor, ou seja, é mais produtivo. Isso é importante porque traz muito mais eficiência e segurança. Formada a equipe é hora de, escolher o software de gestão que melhor se encaixa nas necessidades do escritório. O importante não é escolher o software mais caro e com mais ferramentas, pois talvez não sejam usadas nem metade delas o que geraria um gasto enorme e desnecessário. O indicado é que se pesquise bem quais ferramentas, qual custo benefício, qual é a compatibilidade com outros sistemas, quias são as modularizações e parametrizações possíveis. O melhor software não é o mais caro, e sim o mais básico com poucas ferramentas mas utilizadas o máximo e da melhor forma possível. Equipe formada, software escolhido e parametrizado o fluxo começa a fluir e, deve-se então criar uma nova cultura no ambiente de trabalho, documentando todos os procedimentos definidos no roteiro de trabalho. O manual de procedimentos regerá o trabalho da gestão jurídica, explicando as normas essenciais da organização com relação á ela própria. O manual de procedimento é construido pela cúpula da organização em conjunto com os colaboradores e o controller, para decidir quais serão as práticas e procedimentos adotados apartir daquele novo passo.

Importante destacar que, de nada adianta realizar todos esse processo se não houver uma utilização correta por parte de todos para com o manual de procedimentos.

A tendência é que cada dia mais, a tecnologia, continue a evoluir e o profissional da controladoria deve estar atento á isso, para, poder executar suas atividades de maneira segura e eficiente, inserir todas informações de maneira organizada no software, buscar novas informações, filtar essas informações, são do cotidiano do controller e sua equipe, seu trabalho é auxiliar o advogado para que este possa se concentrar na sua área. É imprecindível que tudo passe pela controladoria e seja inserido no software, informatizando todo processo de fluxo de trabalho.