Muitas vezes, em nosso afã de buscar a excelência na prestação de serviços jurídicos, negligenciamos uma parte vital do ecossistema de um escritório de advocacia: a gestão eficiente. É aqui que entra a controladoria jurídica, um pilar que pode significar a diferença entre o sucesso e o fracasso de um escritório. Vamos definir e ver a prática disto?
O Que é Controladoria Jurídica?
Pense na controladoria jurídica como o “centro de comando” do escritório. É essa área que vai dar a você uma visão holística do funcionamento interno, abrangendo desde prazos processuais até a saúde financeira do negócio. Ela organiza, planeja, e controla as atividades do escritório com uma abordagem voltada para a eficiência e otimização de processos.
Principais Atividades Desenvolvidas pela Controladoria Jurídica
Gestão de Prazos: Ter controle rigoroso sobre prazos, agendamentos e compromissos.
Um Exemplo Prático: Gestão de Prazos
Um dos cenários comuns é a gestão deficiente de prazos. Vou compartilhar aqui um exemplo prático.
Suponhamos que estamos implementando um sistema de automação para gerir prazos de forma eficaz. O primeiro passo é um levantamento completo de todos os casos em andamento e seus respectivos prazos. Depois disso, um software jurídico é configurado para enviar alertas automáticos aos advogados responsáveis à medida que os prazos se aproximam.
Mas não paramos por aí. Utilizando inteligência artificial, analisamos o histórico de casos para identificar padrões. Descobrimos que em casos de família, um prazo específico costuma ser negligenciado frequentemente. Configuramos então o sistema para enviar alertas antecipados para esse tipo de caso.
O resultado? Menos estresse, menos risco de penalidades e uma gestão mais eficiente dos recursos do escritório.
2. Gestão Financeira: Manter um olho no fluxo de caixa, nos custos, nas receitas e nos investimentos.
Exemplo prático: Você analisa mensalmente as entradas e saídas do escritório. Note que o gasto com suprimentos de escritório teve um pico no último trimestre. Ao investigar, você percebe que a compra de materiais desnecessários foi a causa. Você então implementa uma política de compra mais rígida e realiza treinamento com a equipe sobre o uso eficiente de recursos.
3. Auditoria de Processos: Realizar revisões periódicas para alinhamento com as melhores práticas e normas.
Exemplo prático: Durante a revisão trimestral (ideal ser neste prazo ou semestral pelo menos), você nota que o tempo de resposta para consultas de clientes excedeu o limite aceitável em vários casos. Realiza então uma auditoria nos fluxos de comunicação interna e identifica gargalos que estavam atrasando as respostas. Com essa informação, você faz ajustes nos processos para agilizar o atendimento.
4. Gestão de Documentação: Fazer o armazenamento seguro e acessível de todos os documentos importantes. Lembrando que o eletrônico tem mais cuidados que o físico!
Exemplo prático: Você migra todos os documentos físicos para um sistema de gestão eletrônica de documentos (GED) que é acessível apenas por membros autorizados da equipe. Isso não só melhora a segurança dos dados, mas também facilita o acesso a documentos quando necessário.
5. Compliance e Riscos: Assegurar conformidade legal e ética e mitigar possíveis riscos.
Exemplo prático: Diante de novas regulamentações, como a LGPD, você implementa um programa de treinamento para a equipe, garantindo que todos estejam cientes das novas responsabilidades e protocolos. Você também realiza uma auditoria nos sistemas do escritório para assegurar que estão em conformidade com a lei.
6. Relacionamento com o Cliente: Manter um alto padrão de atendimento ao cliente.
Exemplo prático: Para melhorar a satisfação do cliente, você implementa um sistema de pesquisa de satisfação pós-atendimento, ou igualmente útil a utilização do cliente oculto dentro do atendimento do negócio. As informações coletadas são analisadas e resultam em planos de ação para melhorar áreas específicas do serviço prestado.
7. Avaliação de Desempenho: Monitorar e avaliar a performance dos colaboradores.
Exemplo prático: Você implementa um sistema de KPIs (Indicadores Chave de Performance) para avaliar a eficiência dos advogados. Além disso, realiza reuniões de feedback trimestrais para discutir os resultados e planejar melhorias.
8. Tecnologia e Inovação: Buscar continuamente ferramentas e tecnologias que possam otimizar o trabalho.
Exemplo prático: Você percebe que o processo de revisão de contratos está tomando muito tempo da equipe. Decide então implementar uma ferramenta de IA que automatiza a revisão inicial dos contratos, liberando os advogados para tarefas mais estratégicas.
Assim,
A controladoria jurídica é mais do que uma área de suporte; é uma engrenagem essencial na máquina de um escritório de advocacia bem-sucedido. Com uma abordagem proativa e o uso inteligente da tecnologia, é possível não apenas otimizar os processos, mas também prever problemas antes que eles ocorram, economizando tempo e recursos preciosos.