Para um sonhador, um novato na profissão da advocacia, receber um cliente e, então, ter em mãos a demanda e a ajuizar pode parecer um grande trunfo o a meta em si. No entanto, quando falamos em gestão, a chegada de uma nova ação no escritório é apenas o momento número “1”. E esse deve ser o princípio de toda a grande excelência da organização do escritório.
A chegada de uma nova ação é um dos impulsionadores do movimento em um escritório, pois, com esse fato gerador, dever-se-ia, de antemão, saber:
- Quem atenderá o cliente?
- Onde ficará registrado o atendimento?
- Qual o passo seguinte deverá ocorrer após a contratação?
- Qual o prazo convencionado pelo escritório para o ajuizamento de uma inicial (ou como se dará o controle do prazo, se for uma defesa)?
- Quem fará este controle?
- Qual advogado será o responsável pela elaboração do processo?
- Quem, dentro do escritório, será o responsável por registrar que a inicial/prazo foi realizado?
- O tempo convencionado para a realização da peça foi atendido? Quem protocolará?
A série de questionamentos, que acima relacionamos, é parte do que se chama de planejamento. Mesmo a rotina do escritório deve ser planejada e tornada padrão. Os menores detalhes, se transformados em padrão, permitirão que o tempo que ficamos inventando como proceder, seja utilizado para o positivo, para o crescimento, para o desenvolvimento.
Quando descrevemos os procedimentos, e os tornamos padrão para a nossa equipe, estamos limitando a possibilidade de erros, de falhas, de retrabalho, de atividades em duplicidade. Quando descrevemos e prevemos procedimentos, passamos a trabalhar também com logística e, portanto, com um pouco mais de ciência e lógica dentro da agitada rotina de um escritório.
A decorrência da existência de um planejamento, com a previsão de rotinas bem desenhadas e pensadas através de uma equipe multidisciplinar, tende a oferecer ao escritório uma grande diminuição de custos, porque serão eliminadas as “tentativas”, as falhas, as duplicidades, os enganos. Todos esses elementos representam custos invisíveis aos negócios.
A alta administração dos escritórios precisa estar atenta à estrutura que ela deve deixar preparada e organizada para que o seu negócio. Investir nesta estrutura de apoio é fundamental. Esta é a sustentação que poderá dar o toque de diferencial para o escritório no mercado.