Aqueles rendimentos percebidos por pessoas físicas, segundo o artigo 6°, inciso II da Lei n° 7.713/88, quando diárias destinadas exclusivamente ao pagamento de despesas de alimentação e pousada, por serviço eventual realizado em município diferente do da sede de trabalho, recebem isenção do imposto de renda. Portanto, as despesas com diárias pagas pelas pessoas jurídicas aos seus empregados poderão ser deduzidas na determinação do Lucro Real quando estiverem devidamente comprovadas.
Deve-se observar, segundo a legislação tributária e sabendo sobre a isenção do imposto de renda da pessoa física, que a pessoa jurídica deverá verificar na concessão de diárias diversos pontos, entre eles, está o fato de que os valores pagos a esse título devem guardar critérios de razoabilidade, não só em relação aos preços vigentes no local da prestação do serviço como também em relação à estrutura de cargos e salários da pessoa jurídica.
Ainda, as diárias não indenizaram gastos com pessoas sem vínculo empregatício, devem corresponder a despesas de alimentação, pousada e correlatas no local da prestação do serviço eventual e temporário e, contudo, que a qualquer momento possa ser comprovado pela pessoa jurídica, que pagou a diária e a lançou contabilmente como despesa operacional, a realização do deslocamento e do pernoite (quando for o caso) que originou seu pagamento.
Por fim, a comprovação mencionada deverá ser efetuada mediante a apresentação do bilhete de passagem ou nota fiscal de serviço e do recibo do estabelecimento hoteleiro quando a viagem incluir pernoite. Tais documentos devem apresentar o nome do empregado e, necessariamente, a pessoa jurídica deverá manter relatórios internos que demonstrem os valores pagos como diárias a cada empregado que as recebeu.
Documento hábil para comprovar despesas e custos para efeitos tributários, nesse caso, segundo o artigo 1° da Lei 8.846/94, é a emissão de nota fiscal, recibo ou documento equivalente, relativo à venda de mercadorias, prestação de serviços ou operações de alienação de bens móveis, efetuada para efeito da legislação do imposto sobre a renda e proventos de qualquer natureza, no momento da efetivação da operação. Lembrando que serão admitidas apenas despesas necessárias como alimentação, transporte, hotel, alojamento e para realização de serviços externos pela empresa.