Primeiro, há que se diferenciar “venda cancelada” e “devolução de venda”. No primeiro caso, a mercadoria não chegou a sair da empresa vendedora, ou seja, a venda não se concretizou. Já na segunda a mercadoria saiu e, por algum motivo (erro de cor, tamanho etc.), está retornando.
Deve-se ter conhecimento de que temos dois tipos de devolução de venda. Uma se dá quando o cliente devolve a mercadoria e pede o ressarcimento do valor gasto. Nesse caso, quando a empresa for tributada pelas regras do Lucro Real, a devolução que tiver receita sujeita a não cumulatividade e tiver sido tributada sobre PIS e COFINS pela não cumulatividade na saída, ensejará direito a créditos de PIS (1,65%) e de COFINS (7,6%).
Agora, o segundo caso ocorre quando a mercadoria é devolvida (retorna) para a empresa para que seja feito algum tipo de ajuste (conserto). Assim, temos o que é chamado de “retorno em garantia”, pois, após o ajuste, é enviado novamente para o adquirente. Nesse caso, não há a devolução definitiva da venda e, portanto, não haverá crédito de PIS e COFINS sobre essa “devolução”.
Assim, no retorno para conserto, a empresa vendedora ainda poderá ter como encargo outras despesas, tais como fretes, no retorno e na entrega, substituição de partes do produto defeituosas, entre outros. Feito o conserto, a entrega não representará nova receita para a empresa, bem como não irá gerar nova tributação de IRPJ, CSLL, PIS, COFINS e ICMS.
Portanto, se a empresa estiver tributando novamente o que já foi tributado, estará fazendo equivocadamente e, assim, deve tomar o crédito do "retorno" no final de sua apuração, detalhando ao que se referem aqueles créditos e quais notas fiscais foram tributadas indevidamente.
Salienta-se que, além dos procedimentos indicados acima, há que se ater aos de natureza contábil e tributária relativos a essas operações, bem como aos relativos à emissão de documentos fiscais. Também, temos que nos ater à escrituração dos livros fiscais no tocante a essas operações.