De acordo com a legislação e instruções da Receita Federal, as fontes pagadoras têm a obrigação de enviar/disponibilizar o Informe de Rendimentos para as prestadoras de serviços. Essa entrega, inclusive, deverá ser feita até o último dia útil do mês de fevereiro do ano seguinte (IN RFB 1.215/2011).
Nesse caso, a pessoa física ou jurídica que tiver pagado à pessoa física rendimentos sujeitos à retenção do imposto sobre a renda na fonte durante o ano-calendário, ainda que em um único mês, fornecer-lhe-á o Comprovante de Rendimentos Pagos e de Imposto sobre a Renda Retido na Fonte.
A fonte pagadora que emitir o comprovante por meio de processamento eletrônico de dados poderá adotar layout diferente do estabelecido nas instruções da Receita Federal, desde que contenha todas as informações nele previstas, dispensada assinatura ou chancela mecânica.
Salienta-se que o comprovante deverá ser fornecido até o último dia útil do mês de fevereiro do ano subsequente ao dos rendimentos ou por ocasião da rescisão do contrato de trabalho, se esta ocorrer antes da referida data.
No caso de extinção da pessoa jurídica por cisão total, encerramento da liquidação, fusão ou incorporação, o comprovante deverá ser fornecido até o último dia útil do mês subsequente ao da ocorrência do evento, se este ocorrer antes último dia útil do mês de fevereiro do ano subsequente ao dos rendimentos.
É permitida a disponibilização, por meio da Internet, do comprovante eletrônico e, neste caso, fica dispensado o fornecimento da via impressa. O informe de rendimentos é importante por ser documento comprobatório de que a fonte pagadora efetuou retenções. E, como vimos acima, a pessoa jurídica tomadora do serviço está obrigada a entregá-lo à empresa prestadora de serviço.
Em princípio, a empresa prestadora de serviços deverá ter em sua contabilidade os lançamentos contábeis das retenções sofridas em relação aos serviços prestados (Ficha Razão). Portanto, ela tem condições de identificar em sua contabilidade as retenções sofridas.
Além do fato do tomador ter que entregar o informe de rendimentos, é um direito do prestador exigi-lo. Caso a prestadora de serviços venha a utilizar os créditos sem ter a posse dos informes de rendimentos, poderá fazê-lo, mas se for chamada pela Receita para provar que sofreu tal retenção terá que fazê-lo por outros meios, tais como nota fiscal, extrato bancário e lançamento contábil. Cabe, preventivamente, ao prestador solicitar informe de rendimentos aos tomadores de serviços.
Ou seja, as empresas que fazem a retenção do imposto têm que entregar para os prestadores de serviços um informe de rendimentos onde é informado o que foi retido, dando respaldo para o prestador de serviços utilizar o imposto retido para abater do valor a ser recolhido de IRPJ. Contudo, por meio de um trabalho de revisão tributária, é possível encontrar as retenções que não foram consideradas, onde é identificado, por exemplo, que a empresa em análise deixou de usar essas retenções a seu favor.