De início, é importante salientar que a gestão e a fiscalização de contratos não se confundem. São atividades distintas e complementares, essenciais para que se obtenha o resultado esperado: a fiel execução da obra quanto ao prazo, custo e qualidade determinados em contrato.
A gestão corresponde à atividade administrativa de controle e acompanhamento dos contratos. Equivale ao gerenciamento do contrato, com a realização de todas as atividades necessárias a sua formalização, aditamentos, aplicações de penalidades e encerramento; podendo ser realizada por mais de uma área administrativa, dependendo do tipo de contrato.
Já a fiscalização tem por objetivo a verificação do cumprimento das disposições contratuais quanto a todos os seus aspectos: jurídicos, técnicos e administrativos, representando o poder-dever da Administração previsto nos arts. 58 e 67 da Lei 8.666/93.
É a fiscalização que garante que o objeto contratado será executado e posteriormente recebido no tempo e no modo previstos. Ela deve ser exercida por um representante da Administração, especialmente designado, que poderá ser assistido por terceiros, conforme disposto na lei de licitações.
Dentre as principais atividades e responsabilidades do fiscal da obra temos o conhecimento detalhado do contrato, incluindo suas cláusulas e o descritivo dos serviços a serem executados; o acompanhamento da execução da obra, verificando tanto a aplicação dos materiais e equipamentos na quantidade e qualidade previstas, quanto o cumprimento do cronograma físico-financeiro e a medição dos serviços efetivamente realizados, em conjunto com a contratada, antes do ateste das notas fiscais.
Somente após o ateste das notas fiscais é que é possível o pagamento ao contratado, conforme determinado nos arts. 62 e 63 da Lei 4.320/1964.
Outra importante função do fiscal é a solicitação de que os serviços e obras executados em desacordo com o contrato ou que apresentem vícios sejam reparados, sempre anotando todas as ocorrências surgidas no decorrer da execução contratual em registro próprio: diário de obras, livro de ocorrências ou livro de ordem.
A aplicação de penalidades deve ser sugerida pelo fiscal quando verificado o não cumprimento das obrigações contratuais.
Ao fiscal compete ainda o recebimento provisório das obras e serviços para que se inicie o prazo de observação ou a vistoria necessários ao recebimento definitivo da obra.
Infelizmente, o cenário visto hoje mostra que a fiscalização exercida pela Administração Pública é precária e, aliada à insuficiência do conteúdo dos projetos básicos licitados resultam nos maiores problemas enfrentados hoje na execução das obras públicas.
O problema se agrava quando o Administrador deixa de observar as condições de durabilidade, solidez e segurança da obra no período de garantia quinquenal previsto no art. 618 do Código Civil ou, quando identifica o vício ou defeito, deixa de acionar o empreiteiro responsável.
Não raro, observamos que não apenas o aspecto da legalidade fica prejudicado, mas também a eficiência, a eficácia e a efetividade da contratação. Os resultados esperados não são obtidos dentro do preço e prazo inicialmente acordados e o usuário final é quem perde.
Resta claro que o controle da contratação de uma obra pública começa com a licitação de um projeto de engenharia adequado, fruto do devido planejamento que o antecede; passa pela efetiva gestão e fiscalização na fase de execução e continua por toda sua vida útil.