Diante dos constantes alardes sobre entidades clandestinas, outras irregulares, outras sendo caçadas e a monumental quantidade de regras existentes, como saber se nossa organização está regular? Há algum risco ao patrimônio dos dirigentes?
Pensando nisto, preparamos um roteiro para que você saiba se está ou não irregular.
Inicialmente vamos fazer uma checagem dos documentos existentes:
[ ] Estatuto Social
[ ] Ata de eleição de diretoria em vigor*
[ ] Ata de prestação de contas do ano anterior, feita até o mês de abril
[ ] Cartão de CNPJ
[ ] Cartão de Inscrição Municipal
[ ] Livro diário contábil contendo registro do cartório.
[ ] Certidão Negativa de Tributos e Contribuições Federais
[ ] Certidão Negativa de FGTS
[ ] Certidão Negativa de Tributos Municipais
Pronto!
Ter localizado tudo isso já é um excelente e positivo sinal. São itens previstos em lei e serão a base para uma próspera vida da organização. Agora, se algo estiver faltando, será importante recorrer a um contador especializado para orientações e obtenção do que estiver faltando.
Agora que descobriu todos os documentos, como saber se estão certos?
O Estatuto Social é o instrumento que guia e determina tudo o que a organização pode fazer, de como fazer, como ela sobrevive, quais são as suas fontes de renda, seu patrimônio e como são eleitos os seus dirigentes, além de informar como as pessoas podem fazer parte desta organização.
O cartão de CNPJ é a comprovação do reconhecimento fiscal da entidade como pessoa jurídica. É a inscrição Federal Brasileira e o principal exercício que precisamos fazer é comparar o Cartão do CNPJ com o que está descrito como objetivo social no nosso Estatuto social para ver se ambos trazem as mesmas informações, caso contrário, precisará de ajustes!!
A próxima etapa consiste em saber se as atas de diretoria estão em vigor, se as atas de prestação de contas estão devidamente assinadas.
O Cartão de Inscrição na sua Prefeitura vai determinar quais serviços a organização está autorizada a prestar. Isto é fundamental para a regularidade perante o município.
A seguir precisamos do livro diário contábil registrado em cartório que é o instrumento que habilita a associação ficar isenta do Imposto de Renda, também é o instrumento que protege o patrimônio pessoal dos dirigentes e administradores. Em caso de qualquer pendência ou problema judicial, a justiça vai exigir a sua apresentação, sob pena de ser declarada a “despersonalização da pessoa jurídica”, ou seja, será declarado que o dirigente agiu em desconformidade com a Lei e será chamado a cumprir com o seu patrimônio e recursos para resolver os problemas da entidade.
Obrigações acessórias?
Sim, todas as entidades, sem exceção, têm uma lista de obrigações a seguir para manterem-se regulares:
a) apresentar a RAIS anualmente;
b) apresentar a nova declaração do Imposto de Renda - chamada ECF;
c) apresentar o Livro Diário Contábil Digital para a Receita Federal;
d) apresentar a Declaração de Tributos e Contribuições Fiscais – DCTF;
e) recolher a Taxa de Licença Municipal anual;
f) autenticar o Livro Diário no mesmo Cartório onde foi registrado o Estatuto.
E o livro caixa?
Ele não é obrigatório. A associação pode ter um livro caixa, mas, só para controle interno da sua tesouraria, uma vez que os registros oficiais têm de ser feitos em livro contábil.