A informatização de sistemas ligados a impostos e documentos de transações, como notas eletrônicas, têm feito muito pelo micro e pequeno empresário. A burocracia nos processos brasileiros é muito grande, demorada e custosa, porém algumas iniciativas têm sido usadas, não só para sanar esses problemas, mas para promover algumas vantagens administrativas para quem sabe como usá-las.
Esse é justamente o caso do SPED, Sistema Público de Escrituração Digital, que se divide entre NF-e (Nota Fiscal Eletrônica), ECD (Escrituração Contábil Digital) e EFD (Escrituração Fiscal Digital). Cada um deles possui uma função ligada a uma face dos processos comerciais e de impostos, e a migração, que se iniciou em 2007, hoje está completa no Brasil todo, e em constante atualização.
A NF-e, mais comum, se foca muito em quem compra. O documento, embora importante para quem vende, auxilia muito mais o controle de quem recebe a nota, mesmo que as informações e tributações automáticas sejam uma grande vantagem para quem emite. Já o ECD, ou SPED Contábil, é como um balanço eletrônico enviado para a junta comercial para ser arquivado.
Ele atende empresas de lucro presumido e lucro real, que devem validá-lo com uma assinatura do certificado digital ECPF A3. Ela acaba ficando nas mãos do contador, como sua ferramenta de controle geral dos negócios da empresa. Por último temos o SPED Fiscal, o EFD, que é um arquivo que informa todos os documentos fiscais e informações que os fiscos federal, estadual e municipal (ainda não completamente implementado), precisam saber.
Essas informações referem-se ao período em que são apurados os impostos de ICMS e IPI em cada nota emitida. Além disso, ele serve como escrituração fiscal da empresa e deve ser apresentado conforme previsto na legislação tributária. Trocando em miúdos, ele simplifica e organiza a entrega de documentos ao fisco.
Da mesma forma que o empresário mantem suas notas em ordem, com aumento de segurança, facilidade de acesso e gestão, e ganho de produtividade em emissão e controle, o EFD faz o mesmo, só que do lado do governo, da fiscalização das empresas. O SPED é validado pelo Validador e Assinador (PVA) e assinado utilizando uma certificação digital A1 ou A3.
Essas três ferramentas ampliam a produtividade em ordem exponencial da cadeia de processos fiscais. Gastos com papel, armazenamento de livros caixa, problemas de segurança e armazenagem, são coisa do passado. Além disso, se ganha com segurança digital, possibilidade de contestação, correção e análise do balanço da empresa são automatizados.
Além disso, com processos automatizados, tempo é poupado no próprio tramite de emitir, arquivar, detalhar. Quando se faz necessária a conferencia, seja em uma auditoria, ou em um momento de análise de gastos e ganhos para uma estratégia comercial, o tempo não será um problema.
Um paralelo interessante é o de uma pesquisa que se fazia na escola antes da internet e do Google. Era preciso ir à biblioteca, passar a tarde lá, anotar, e talvez até digitar o texto em máquina depois. Isso tomava o dia todo. Hoje uma pesquisa é feita em 15 minutos, contando impressão e encadernação. É um exemplo lúdico, mas é uma comparação justa nos ganhos. O SPED é sem dúvida uma facilidade que quando bem utilizada, faz muito pelas empresas, sejam elas de quais ramos forem.