As empresas, mesmo as mais organizadas, passam por diversos problemas quando se trata da gestão de pessoas. Mas, mesmo assim, até que uma solução se apresente, poderão ocorrer reincidências de erros e falhas, onerando ainda mais a organização, comprometendo a situação financeira, o bom nome e, pior, o produto ou serviço, muitas vezes com danos irrecuperáveis.
Dependendo da efeitos causados pelo problema, visão dos danos gerados, disponibilidade de recursos, conhecimento do mercado, cultura e clima organizacionais, a organização pode escolher serviços que entenda poder apresentar a solução que forneça a tranquilidade e segurança procurada.
Nesta busca, as organizações recorrem a serviços que estão disponíveis sob formas e denominações várias. Neste rol de opções estão a assessoria, a consultoria, o compliance, auditoria interna ou independente (externa).
A assessoria realiza-se pela apresentação de um problema ao especialista que vai estudá-lo e buscar uma solução. É pontual e atua em situações onde está a necessidade da organização. Em geral, realiza-se em ambiente alheio ao da organização. O resultado se apresenta sem considerar outros fatores do ambiente organizacional, importantes à prevenção da reincidência.
Quase sempre tem duração limitada ao estudo da situação apresentada. Como exemplo mais comum, tem-se os casos em que um advogado é contratado para acompanhar um cliente em audiência. A consultoria jurídica é indicada quando alguma dúvida sobre, por exemplo, legislação trabalhista ainda não virou um problema ou não foi judicializada. Pode realizar-se com avaliação de um processo, seja para determinar sua viabilidade ou aperfeiçoamento, seja para indicar alternativas de soluções a eventual ação judicial.
Segundo conceito do escritório LeidyBenthien1, “Normalmente, o serviço de assessoria jurídica é prestado na forma de contrato mensal e anda de mãos dadas com o serviço de consultoria jurídica que trabalha na prevenção e aconselhamento, enquanto a assessoria jurídica é mais voltada a situações consolidadas”.
A outra alternativa, o compliance, (traduzido como “agir em sintonia com as regras”) é atividade com a qual a empresa demonstra estar cumprindo a legislação à qual está sujeita, seja no âmbito trabalhista, tributário, contábil, financeiro ou previdenciário, etc. É abordagem sistêmica e mais duradoura com maior foco nos objetivos estratégicos, missão e visão da organização. Necessariamente, envolve mais custos e exige mais tempo e recursos para estudos, implantação e implementação, devido à amplitude das áreas que abrange.
Uma opção mais restrita e efetiva, voltada a uma área específica, é a auditoria que pode ser interna ou externa, também conhecida como independente. A auditoria externa é realizada por instituição ou profissional contratado, reduzindo o risco de interferências subjetivas decorrentes do convívio prolongado no ambiente auditado. Apresenta-se como escolha mais efetiva e econômica para pequenas e médias empresas. Esta forma de auditoria elimina a necessidade de onerosa estrutura interna e tem a vantagem de ser realizada por profissionais que realizarão trabalho isento, com visão imparcial, e com foco na efetividade e economicidade na identificação de erros e falhas em procedimentos e rotinas.
As atividades de auditoria são desenvolvidas pela análise e revisão minuciosa da realidade de um dos aspectos da empresa, com a avaliação de documentos, registros, procedimentos e rotinas, detectando os problemas, propondo alternativas de possíveis soluções, com o intuito de prevenção e eliminação de desvios e custos desnecessários. Além das atividades de auditoria buscarem a identificação do descumprimento de normas, também buscam compreender os efeitos comportamentais dos indivíduos na geração e manutenção de erros e falhas.
Toda empresa que tenha trabalhadores, empregados ou não, necessita de um sistema de gerenciamento de pessoal para tratar um conjunto de fatos e informações que resultam da execução dos contratos de trabalho. Estes contratos geram direitos e obrigações ao contratante e contratado e exigem controle acurado do seu desenrolar. Quanto mais trabalhadores, mais contratos. Quanto maior a quantidade de tarefas e atividades a serem desenvolvidas para os objetivos da organização, maior a exigência de controles dos fatores e recursos. Um conjunto de fatores, por mais aprimorado que seja o controle, sempre se desenvolve em condições variáveis e, necessariamente, resultará em erros e falhas que decorrem da imprevisibilidade de todas as situações do dia a dia organizacional.
Uma organização é um sistema aberto, sujeita a influências internas e externas que afetam o funcionamento da mesma e onde erros e falhas poderão ser frequentes e recorrentes. As influências externas à organização são resultantes do mercado onde a empresa atua, das políticas governamentais, dos hábitos e costumes das pessoas e, até mesmo, das condições climáticas ambientais. As influências internas, em parte, resultam da capacidade pessoal dos trabalhadores perceberem problemas e, razão disto, falharem ao buscar soluções ou mesmo, deixarem gerar prejuízos cujos efeitos, muitas vezes, só serão percebidos quando os resultados danosos não puderem mais ser evitados.
Seja qual for a influência, os prejuízos decorrentes dos erros e falhas podem se desenvolver sem que sejam percebidos, até um ponto de irreversibilidade dos efeitos. Neste ponto, então, quando estes efeitos se materializaram em prejuízos de várias naturezas, é que a empresa irá perceber a o valor do controle adequado e periódico dos processos e procedimentos. Certo é que muitos destes prejuízos causam grave comprometimento da vida organizacional, em alguns casos, inviabilizando a continuidade das atividades. No nível interno, são exemplos destas graves consequências, a ocorrência de acidentes de qualquer natureza que geram resultados desastrosos às finanças e, pior ainda, às pessoas (trabalhadores e terceiros) e ao ambiente.
Considerando que as organizações se desenvolvem pela ação de pessoas, sejam proprietários, sejam colaboradores diretos ou terceirizados, é certo que as atividades destes resultam também em conflitos e insatisfações, muitas vezes dissimuladas, ocultas, só se revelando em fatos danosos, como comprometimento da qualidade do produto ou serviço, prejuízos advindos de despesas desnecessárias, desvios e fraudes. Some-se retrabalho para correção de inconsistências e irregularidades, recolhimento indevido de obrigações previdenciárias e fundiárias, multas e acréscimos por infrações trabalhistas, previdenciárias e tributárias, despesas judiciais como honorários advocatícios e periciais e custas processuais, multas por descumprimento de termos de ajustamento de conduta, indenizações por práticas que resultem em danos materiais e morais a empregados e terceiros. Tais fatos comprometem o bom andamento da empresa e, por vezes, inviabilizam o negócio.
Daí, avaliar os problemas jurídicos que podem resultar das rotinas administrativas, conjuntamente com a avaliação da cultura e do clima organizacionais resulta em soluções duradouras e seguras, sendo necessário melhor compreensão dos conceitos de cultura e clima de uma organização. Maximiano, apud Edgar Schein (2012, p. 428), conceitua cultura organizacional como “Um conjunto de premissas que um grupo aprendeu a aceitar, como resultado da solução de problemas de adaptação ao ambiente e de integração interna. Essas premissas funcionam suficientemente bem para serem consideradas válidas e podem ser ensinadas a novos integrantes como sendo a forma correta de perceber, pensar e sentir-se em relação a esses problemas de adaptação externa e integração interna”.2
Segundo Pôncio (2017), “O clima organizacional corresponde à percepção dos colaboradores de uma organização no que diz respeito ao seu ambiente de trabalho”. Neste ponto, na procura de soluções efetivas, a auditoria deve compreender a cultura e clima da organização, identificando os desvios de comportamentos dos indivíduos e de compreensão do ambiente durante o exercício de atividades e não apenas buscando a adequação de processos e procedimentos às legislações. Os fatos jurídico-administrativos que emergem do dia a dia da organização e dos contratos, como os de trabalho, necessitam de constante acompanhamento, pelos efeitos e defeitos que podem estar presentes e todas as suas implicações, caso em que a auditoria é opção viável.
A eficácia das atividades de auditoria no âmbito trabalhista, exige acesso irrestrito às informações, as quais são protegidas por sigilo profissional e necessárias à plena compreensão e identificação dos problemas da organização. As atividades realizam-se pela diagnose de procedimentos e documentos, pela observação das entrevistas de pessoas, colaboradores e terceiros, para identificação de falhas e desvios relacionados ao cumprimento da legislação trabalhista comum e de segurança e saúde no trabalho. Daí, conclui com a elaboração de relatório de recomendações para gestão mais segura e econômica dos recursos humanos.
Os pontos positivos que emergem da implementação das recomendações e opiniões do relatório de auditoria são a melhoria dos controles, simplificação das rotinas e procedimentos, redução de custos, erros e falhas, bem como do tempo dispendido nas atividades de controle e redução do estresse gerado pela expectativa de falhas. Também percebe-se o aumento da satisfação e confiança dos empregados com a gestão empresarial (clima e cultura organizacionais mais adequados aos objetivos empresariais), aumento da qualidade dos produtos e serviços, maior empenho dos empregados na realização de atividades e aumento da produtividade.
A auditoria é tarefa que se desenvolve seguindo diretrizes do Ciclo PDCA3 (Plan, Do, Check, Act), para realização de diagnósticos, estudos, desenvolvimento de soluções e procedimentos, implementação das soluções e ajustes. Com a apresentação, discussão e entrega do relatório final de auditoria, segue-se a fase de acompanhamento da implantação e implementação das medidas sugeridas. Após, certo tempo, em busca de melhoria contínua, deve-se realizar avaliação da implementação, que poderá indicar necessidade de eventuais ajustes.
Considerando-se a realização de auditoria na seara trabalhista, é possível afirmar que ela se assemelha à realizada por Auditores-Fiscais do Ministério do Trabalho. Difere por ser, em geral, mais ampla, alcançando todos os procedimentos de gestão de pessoal para identificação, ao final, dos caminhos de correção e prevenção de problemas no cumprimento da legislação laboral, resultando em atividades e documentos juridicamente adequados, além da redução de custos da empresa.
Referências:
• Como funciona uma consultoria jurídica? Disponível em https://www.mundoadvogados.com.br/artigos/como-funciona-uma-consultoria-juridica.
• Pôncio, Rafael J. O clima organizacional e seus principais aspectos. Disponível em: http://www.administradores.com.br/artigos/academico/o-clima-organizacional-e-os-seus-principais-aspectos/102286/.
• Maximiano, Antônio Cesar A. Teoria Geral da Administração: Da Revolução Urbana à Revolução Digital. São Paulo: Atlas, 2012 (480 pag.)