Geralmente nessa época a gente resolve fazer aquela faxina nos papéis .
E agora, na era digital, a faxina também pode ser feita nos documentos virtuais, salvos no computador , no celular e na nuvem ️.
E quanto aos documentos na forma digital, importante observar as regras de tratamento de dados previstas na LGPD. Mas isso será objeto de outro texto.
E, mesmo que ultimamente a maioria dos comprovantes sejam arquivados no formato digital, para quem utiliza pagamentos via aplicativo, os papéis ainda consomem grande parte de nossa vida.
E aí surge a dúvida: Por quanto tempo guardar determinados documentos e comprovantes de pagamento?
Por isso resolvi fazer uma lista com o prazo para guardar cada tipo de documento.
Todos os dias produzimos algum tipo de comprovante de pagamento, seja de um almoço, de uma compra, de uma conta mensal ou de um serviço contratado. Guardar esse tipo de documento é uma prática comum entre boa parte dos consumidores, até mesmo por precaução contra eventuais problemas futuros.
O artigo 206 do Código Civil Brasileiro estabelece regras para a prescrição de dívidas e serve como orientação para os prazos de armazenamento do comprovante de pagamento das mesmas.
O Código Tributário Nacional também dispõe sobre as regras em relação aos tributos.
E o Código de Defesa do Consumidor dispõe sobre os prazos de garantia, o que também ajuda a saber por quanto tempo guardar cada documento.
É importante guardar determinados documentos para reclamar de problemas em produtos ou serviços e evitar cobranças indevidas, por exemplo.
Notas fiscais: Guarde notas fiscais de compra, recibos de pagamento e certificados de garantia durante toda a vida útil do produto ou vigência do serviço.
Contas de consumo/Gastos fixos: Guarde as faturas e os comprovantes de pagamento do fornecimento de água, energia elétrica e telecomunicações por cinco anos. Outra opção é substituir os recibos anuais pela declaração anual de quitação de débitos, que deve ser fornecida pela prestadora de serviços.
Imposto de Renda, IPTU e IPVA: cinco anos. Guarde também os documentos que comprovem os dados fornecidos no IR pelo mesmo período, pois a Receita pode fazer algum questionamento sobre seu patrimônio nesse intervalo de tempo e aí será necessário apresentar os documentos usados para apresentar a Declaração.
Cartão de crédito: Guarde os pagamentos do cartão de crédito por 5 (cinco) anos.
Aluguel, financiamento e condomínio: Se você aluga um imóvel, deve guardar os recibos de pagamento e documentos relacionados à locação durante a vigência do contrato.
Quando este encerrar, armazene os comprovantes de pagamento por 3 (três) anos. Outra opção é pedir ao proprietário um termo de quitação integral dos valores do contrato, assim que terminar a locação, e guardá-lo por 5 (cinco) anos.
Já os pagamentos da cota mensal de condomínio, que podem ser feitos tanto pelo inquilino como pelo proprietário, devem ser mantidos por até 10 (dez) anos. Peça o comprovante de quitação integral para a administradora do condomínio ou para o locador e guarde por 5 (cinco) anos.
Quem comprou um imóvel por meio de financiamento deve manter todos os documentos relacionados a ele até a quitação e a posse da escritura.
Documentos do veículo e multas: O proprietário deve ficar com o certificado de compra e venda até que o veículo seja vendido ou trocado. Recomenda-se que os comprovantes de pagamento de multa sejam mantidos por, no mínimo, 2 (dois) anos.
Seguros: Guarde a proposta, a apólice e as declarações de pagamento por mais 1 (um) ano após o fim do contrato.
Notas fiscais de alimentos: Guarde as notas de compras de alimentos por, pelo menos, um mês. Caso você ou alguém da sua família passe mal após consumir um produto estragado, é possível comprovar a compra do produto e reclamar junto ao estabelecimento ou até mesmo entrar na Justiça com pedido de indenização.
Gastos com escola: Os recibos de pagamento de matrículas, rematrículas e mensalidades, assim como contratos, devem ser guardados por 5 (cinco) anos, mesmo que você troque seu filho de escola. Os estabelecimentos de ensino também são obrigados a fornecer a declaração anual de quitação de débitos, comprovando que você está em dia ou quitou suas obrigações.
Consórcios: Comprovantes de quitação das parcelas devem ser mantidos até o término do consórcio. Somente com a quitação total das cotas e com a liberação da alienação fiduciária é que se libera o bem. Declarações devem ser guardadas até o encerramento das operações financeiras e comprovantes de seguro por um ano após o período de vigência.
Dívidas e contratos: Devem ser arquivados recibos de todas as compras quitadas. Contratos precisam ser conservados até que o vínculo seja desfeito e, em caso de financiamento, deve-se pedir à empresa um comprovante de quitação das prestações e guardá-lo por pelo menos dois anos.
Convênio médico: Se você usar o recibo para dedução de Imposto de Renda, guarde-o por cinco anos; se não, por apenas dois anos. Para quem tem contrato de seguro-saúde, a recomendação é que os documentos sejam mantidos por um ano. Já a proposta do plano, o contrato e demais declarações devem ser guardados por todo o período de contratação.
Pagamentos a empregados: Recibos de pagamentos de empregados urbanos deve ser guardado por cinco anos e de empregados rurais, por 2 anos (prazo para ingressar com reclamação trabalhista). É aconselhável pedir que o empregado assine um recibo simples a cada pagamento recebido.
Honorários de profissionais liberais: Deverão ser guardados por cinco anos todos os comprovantes de pagamento a profissionais como médicos, advogados, peritos, dentistas e outros.
Contracheque/holerite: Arquive durante cinco anos para possíveis cobranças de direitos trabalhistas.
Hospedagem: O prazo para hotel, pensão ou albergue cobrar obrigação relativa a hospedagem e alimentação é de um ano.
INSS: Para efeito de previdência social, profissionais autônomos devem guardar o carnê do INSS até o pedido do benefício da aposentadoria.
De acordo com a Lei nº 12.007/2009, as pessoas jurídicas prestadoras de serviços públicos ou privados são obrigadas a emitir e a encaminhar ao consumidor uma declaração de quitação anual de débitos, que é um documento que compreende os pagamentos feitos ou não nos meses de janeiro a dezembro de cada ano, tendo como referência a data do vencimento da respectiva fatura.
Com essa declaração em mãos, você não precisará guardar os comprovantes mensais de pagamento para se precaver de cobranças duplicadas ou a inclusão indevida nos órgãos de proteção ao crédito.
Dra. Rosaní de Andrade Paschoal advogada