Legal Operations: Let’s start it!

Apesar do título em inglês, para iniciar uma área de Legal Operations, ou para os íntimos Legal Ops, temos vários passos a entender, desenvolver e trabalhar.

Uma fera no assunto é a Mary OCarroll, que é CCO (chief communications officer ou diretora de comunicações) da empresa Ironclad e ex-diretora de Legal Ops do Google.

Numa recente publicação ela traz dicas práticas de como começar uma área de Legal Operations e conceitos importantes neste mercado.

Separo trechos relevantes do artigo com tradução (by Google):

The legal operations function has exploded in growth over the last 10 years. What was once considered a nice-to-have has become essential in establishing a modern, cutting-edge legal team.

But building out this new function can feel daunting for general counsel. What types of people should you hire? What are the most pressing issues to optimize for? What expertise do you need?

These are all important questions that dont necessarily have concrete answers. When first building out the legal ops function, you typically get one hire, so use it wisely. Dont start with a junior person. The first hire is critically important and should report directly to you, as the general counsel. That person needs to be empowered to enact change and viewed as a peer to the leadership team; he or she should have a say in the strategic direction of not only the department, but the company at large.

A FUNÇÃO DE OPERAÇÕES LEGAIS EXPLODIU EM CRESCIMENTO NOS ÚLTIMOS 10 ANOS. O QUE ANTES ERA CONSIDERADO BOM DE SE TER TORNOU-SE ESSENCIAL PARA ESTABELECER UMA EQUIPE JURÍDICA MODERNA E DE PONTA.
MAS CONSTRUIR ESSA NOVA FUNÇÃO PODE PARECER ASSUSTADOR PARA O CONSELHO GERAL. QUE TIPOS DE PESSOAS VOCÊ DEVE CONTRATAR? QUAIS SÃO OS PROBLEMAS MAIS URGENTES PARA OTIMIZAR? QUAL ESPECIALIZAÇÃO VOCÊ PRECISA?
TODAS ESSAS SÃO PERGUNTAS IMPORTANTES QUE NÃO NECESSARIAMENTE TÊM RESPOSTAS CONCRETAS. AO DESENVOLVER A FUNÇÃO DE OPERAÇÕES LEGAIS PELA PRIMEIRA VEZ, VOCÊ NORMALMENTE RECEBE UMA CONTRATAÇÃO, PORTANTO, USE-A COM SABEDORIA. NÃO COMECE COM UMA PESSOA JÚNIOR. A PRIMEIRA CONTRATAÇÃO É EXTREMAMENTE IMPORTANTE E DEVE SE REPORTAR DIRETAMENTE A VOCÊ, COMO CONSELHEIRO GERAL. ESSA PESSOA PRECISA SER CAPACITADA PARA PROMOVER MUDANÇAS E SER VISTA COMO UM PAR DA EQUIPE DE LIDERANÇA; ELE OU ELA DEVE TER VOZ NA DIREÇÃO ESTRATÉGICA NÃO APENAS DO DEPARTAMENTO, MAS DA EMPRESA COMO UM TODO.

Importante não? Destaco a ideia de não contratar um júnior para iniciar a função. Precisa de alguém com experiencia, alguém que possa construir o projeto.

Neste outro trecho a definição de Legal Ops:

Simply put, legal ops optimizes the balance of quality, speed and cost in the delivery of legal services. Legal ops finds the best ways to right source the legal function, and streamline as much work for the department as possible.

Where it differs from other legal professionals like paralegals, contracts managers and legal assistants is that legal ops typically does not work on any part of the substantive legal matters. They dont support the legal work and will not review contracts, conduct research or produce documents. Their charter is to work on practice-area or department-level problems, improve the overall efficiency of the team and determine the strategic direction of the department.

SIMPLIFICANDO, AS OPERAÇÕES JURÍDICAS OTIMIZAM O EQUILÍBRIO ENTRE QUALIDADE, VELOCIDADE E CUSTO NA PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS JURÍDICOS. AS OPERAÇÕES JURÍDICAS ENCONTRAM AS MELHORES MANEIRAS DE OBTER A FUNÇÃO JURÍDICA CORRETA E SIMPLIFICAR O MÁXIMO POSSÍVEL DE TRABALHO PARA O DEPARTAMENTO.
ONDE DIFERE DE OUTROS PROFISSIONAIS JURÍDICOS, COMO PARALEGAIS, GERENTES DE CONTRATOS E ASSISTENTES JURÍDICOS, É QUE AS OPERAÇÕES JURÍDICAS NORMALMENTE NÃO FUNCIONAM EM NENHUMA PARTE DOS ASSUNTOS JURÍDICOS SUBSTANTIVOS. ELES NÃO APOIAM O TRABALHO JURÍDICO E NÃO REVISARÃO CONTRATOS, REALIZARÃO PESQUISAS OU PRODUZIRÃO DOCUMENTOS. SUA CARTA É TRABALHAR EM PROBLEMAS DE ÁREA DE PRÁTICA OU EM NÍVEL DE DEPARTAMENTO, MELHORAR A EFICIÊNCIA GERAL DA EQUIPE E DETERMINAR A DIREÇÃO ESTRATÉGICA DO DEPARTAMENTO.

Ao meu ver, mais um gol de placa da autora: Legal Ops não é apenas um paralegal ou estagiário de luxo, mas sim, um setor estratégico ao negócio.

E afinal, como começar o trabalho, por a mão na massa? A autora desenha atividades de forma clara e objetiva:

Many legal ops teams will start with one of two major initiatives. The first is optimizing the commercial legal function by implementing a contract lifecycle management (CLM) platform. In fact, I would say 80% of the time this is the sole reason legal teams bring on their first legal ops hire. The other primary area of focus is commonly managing outside counsel and spending. This might include implementing an e-billing system, establishing a preferred panel and leveraging data to better manage budgets.

As your organization grows, legal ops will expand its scope to include a variety of areas like project management, process improvement, training and development, practice management, knowledge management, data analytics, strategic planning and more.

With each initiative and every new technology program you implement, data management becomes critical. These implementations are not just set it and forget it motions. You need to maintain these programs, build upon them, and train your teams on how to get the most value out of them.

MUITAS EQUIPES DE OPERAÇÕES LEGAIS COMEÇARÃO COM UMA DAS DUAS PRINCIPAIS INICIATIVAS. A PRIMEIRA É OTIMIZAR A FUNÇÃO JURÍDICA COMERCIAL ATRAVÉS DA IMPLEMENTAÇÃO DE UMA PLATAFORMA DE GERENCIAMENTO DO CICLO DE VIDA DO CONTRATO (CLM). NA VERDADE, EU DIRIA QUE EM 80% DAS VEZES ESSA É A ÚNICA RAZÃO PELA QUAL AS EQUIPES JURÍDICAS FAZEM SUA PRIMEIRA CONTRATAÇÃO DE OPERAÇÕES JURÍDICAS. A OUTRA ÁREA PRINCIPAL DE FOCO GERALMENTE É O GERENCIAMENTO DE CONSULTORIA E GASTOS EXTERNOS. ISSO PODE INCLUIR A IMPLEMENTAÇÃO DE UM SISTEMA DE FATURAMENTO ELETRÔNICO, O ESTABELECIMENTO DE UM PAINEL PREFERENCIAL E O APROVEITAMENTO DE DADOS PARA GERENCIAR MELHOR OS ORÇAMENTOS.
À MEDIDA QUE SUA ORGANIZAÇÃO CRESCE, AS OPERAÇÕES JURÍDICAS EXPANDIRÃO SEU ESCOPO PARA INCLUIR UMA VARIEDADE DE ÁREAS, COMO GERENCIAMENTO DE PROJETOS, MELHORIA DE PROCESSOS, TREINAMENTO E DESENVOLVIMENTO, GERENCIAMENTO DE PRÁTICAS, GERENCIAMENTO DE CONHECIMENTO, ANÁLISE DE DADOS, PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO E MUITO MAIS.
COM CADA INICIATIVA E CADA NOVO PROGRAMA DE TECNOLOGIA QUE VOCÊ IMPLEMENTA, O GERENCIAMENTO DE DADOS TORNA-SE CRÍTICO. ESSAS IMPLEMENTAÇÕES NÃO SÃO APENAS MOVIMENTOS DE DEFINA E ESQUEÇA. VOCÊ PRECISA MANTER ESSES PROGRAMAS, APRIMORÁ-LOS E TREINAR SUAS EQUIPES SOBRE COMO OBTER O MÁXIMO VALOR DELES.