Organizar um escritório de advocacia para receber os clientes e bem defender suas ações requer de seus donos um pensamento estratégico desde o momento em que escolhem qual o ramo do Direito em que irão atuar.

Para um sonhador, um novato na profissão da advocacia, receber um cliente e, então, ter em mãos a demanda e a ajuizar pode parecer um grande trunfo o a meta em si. No entanto, quando falamos em gestão, a chegada de uma nova ação no escritório é apenas o momento número “1”. E esse deve ser o princípio de toda a grande excelência da organização do escritório.

A chegada de uma nova ação é um dos impulsionadores do movimento em um escritório, pois, com esse fato gerador, dever-se-ia, de antemão, saber:

  • Quem atenderá o cliente?
  • Onde ficará registrado o atendimento?
  • Qual o passo seguinte deverá ocorrer após a contratação?
  • Qual o prazo convencionado pelo escritório para o ajuizamento de uma inicial (ou como se dará o controle do prazo, se for uma defesa)?
  • Quem fará este controle?
  • Qual advogado será o responsável pela elaboração do processo?
  • Quem, dentro do escritório, será o responsável por registrar que a inicial/prazo foi realizado?
  • O tempo convencionado para a realização da peça foi atendido? Quem protocolará?

A série de questionamentos, que acima relacionamos, é parte do que se chama de planejamento.  Mesmo a rotina do escritório deve ser planejada e tornada padrão. Os menores detalhes, se transformados em padrão, permitirão que o tempo que ficamos inventando como proceder, seja utilizado para o positivo, para o crescimento, para o desenvolvimento.

Quando descrevemos os procedimentos, e os tornamos padrão para a nossa equipe, estamos limitando a possibilidade de erros, de falhas, de retrabalho, de atividades em duplicidade. Quando descrevemos e prevemos procedimentos, passamos a trabalhar também com logística e, portanto, com um pouco mais de ciência e lógica dentro da agitada rotina de um escritório.

A decorrência da existência de um planejamento, com a previsão de rotinas bem desenhadas e pensadas através de uma equipe multidisciplinar, tende a oferecer ao escritório uma grande diminuição de custos, porque serão eliminadas as “tentativas”, as falhas, as duplicidades, os enganos. Todos esses elementos representam custos invisíveis aos negócios. 

A alta administração dos escritórios precisa estar atenta à estrutura que ela deve deixar preparada e organizada para que o seu negócio. Investir nesta estrutura de apoio é fundamental. Esta é a sustentação que poderá dar o toque de diferencial para o escritório no mercado.


Autor

  • Marisa Golin da Cunha

    Executiva de Gestão para implantação de melhoria de gestão em escritórios de advocacia, para melhoria de resultados operacionais e financeiros.<br><br>Especializações:<br>Planejamento organizacional visando a melhoria de performance<br>Desenho e Redesenho de Processos Operacionais de Trabalho<br>Adoção de indicadores de gestão através da criação da agenda de gestão (plano de negócios)<br>Realização e promoção de cursos, treinamentos e capacitação para adoção de técnicas profissionais

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