Erramos ao dizer que é preciso planejar o tempo. Na verdade, é preciso planejar as atividades. E planejar as atividades é a ação determinante para fazer o tempo render.

Existe um ditado em inglês que nos mostra exatamente isso: 'Plan the work and work the plan' - “Planeje o trabalho e trabalhe o planejado”, ou seja, planejamento é a estratégia perfeita para fazer o tempo render. E se vamos falar em estratégia e afirmarmos ser ela fundamental, assim é que determinaremos as prioridades e poderemos manter o foco nos objetivos.

 Planejar é antecipar, definindo uma estratégia. Definir o grau de importância de uma atividade ou decisão, ou seja, visualizar onde será preciso focar esforços com maior efetividade, prontidão para eventos inesperados e, o principal, que é o espaço necessário para desenvolvimento pessoal, familiar, leituras, estudos, lazer etc. Esse equilíbrio é fundamental para uma vida sadia. A falta de critérios, tanto pessoal quanto profissional, é um grande vilão e nos apresenta sérios prejuízos a médio e longo prazo.

Trazemos, a seguir, algumas dicas de organização para um eficiente planejamento de atividades:

  • No trabalho, acostume-se a manter papéis, mesa e gavetas organizados;
  • Mantenha em separado os documentos e atividades para ações imediatas, de médio prazo ou longo prazo, adotando para isso prazos de conclusão;
  • Aguarde o que realmente é necessário, torne-se um grande amigo do lixo. Excesso de papéis, sem serventia, nos atrapalham, gerando uma perda de tempo, perda de informação importante, ou um retrabalho que gera um prejuízo invisível;
  • Utilize uma agenda. Anotações em pequenos papéis podem ser extraviadas e não nos permitem uma visualização do volume das atividades que estamos assumindo para um mesmo dia, ou período, e, a não concretização, nos trará a sensação de incompetência, trabalho em demasia e cansaço emocional;
  • Tente realizar pelo menos metade das atividades, iniciando sempre pelas mais importantes, por mais desagradável que seja, e tenha em mente a necessidade e o tempo para a conclusão. Quando a concluir, já risque de sua agenda, ato que trará de imediato o alívio e a alegre sensação da missão cumprida;
  • Muito cuidado com e-mails. Eles também são vilões, principalmente os pessoais.  Mantenha o foco na rotina profissional e mesmo assim estabeleça prioridades. Seja o mais breve e sucinto possível nas respostas, demonstrando profissionalismo, clareza, efetividade e, ainda, ganho de tempo;
  • Estabeleça uma rotina ao final da tarde para planejar e organizar o dia posterior.

Ao longo dos dias, será possível perceber que adotar disciplina diária é mais benéfico do que se reorganizar a cada turno de trabalho e, uma vez que a cultura da agenda e lista de atividades já estiver incorporada, perceberá os benefícios que se apresentarão no aumento da produtividade, no desempenho profissional, na diminuição do cansaço e stress e, consequentemente, acontecerá uma maior realização pessoal.

Portanto, se após um tempo de planejamento para a execução e cumprimento das atividades vier a realizar uma avaliação e chegar à conclusão que obteve excelentes resultados: parabéns! Do contrário, será necessária uma nova avaliação do que se faz necessário reorganizar para então redesenhar sua rotina de maneira que atinja seus objetivos.


Autores

  • Marisa Golin da Cunha

    Executiva de Gestão para implantação de melhoria de gestão em escritórios de advocacia, para melhoria de resultados operacionais e financeiros.<br><br>Especializações:<br>Planejamento organizacional visando a melhoria de performance<br>Desenho e Redesenho de Processos Operacionais de Trabalho<br>Adoção de indicadores de gestão através da criação da agenda de gestão (plano de negócios)<br>Realização e promoção de cursos, treinamentos e capacitação para adoção de técnicas profissionais

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  • Flávia Angelini

    Flávia Angelini

    Administradora de Empresas pela UFMT (1998), Bacharel em Direito (2008) com especialização em Administração Legal (2010), consultora especialista em Gestão de Processos Jurídicos, Gestão Financeira para Escritórios de Advocacia e Gestão de Sistemas. Mais de 10 anos de experiência na estruturação de departamentos Paralegais - Controladorias Jurídicas -, e Organização e Métodos na Advocacia.

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