Existe um ditado em inglês que nos mostra exatamente isso: 'Plan the work and work the plan' - “Planeje o trabalho e trabalhe o planejado”, ou seja, planejamento é a estratégia perfeita para fazer o tempo render. E se vamos falar em estratégia e afirmarmos ser ela fundamental, assim é que determinaremos as prioridades e poderemos manter o foco nos objetivos.
Planejar é antecipar, definindo uma estratégia. Definir o grau de importância de uma atividade ou decisão, ou seja, visualizar onde será preciso focar esforços com maior efetividade, prontidão para eventos inesperados e, o principal, que é o espaço necessário para desenvolvimento pessoal, familiar, leituras, estudos, lazer etc. Esse equilíbrio é fundamental para uma vida sadia. A falta de critérios, tanto pessoal quanto profissional, é um grande vilão e nos apresenta sérios prejuízos a médio e longo prazo.
Trazemos, a seguir, algumas dicas de organização para um eficiente planejamento de atividades:
- No trabalho, acostume-se a manter papéis, mesa e gavetas organizados;
- Mantenha em separado os documentos e atividades para ações imediatas, de médio prazo ou longo prazo, adotando para isso prazos de conclusão;
- Aguarde o que realmente é necessário, torne-se um grande amigo do lixo. Excesso de papéis, sem serventia, nos atrapalham, gerando uma perda de tempo, perda de informação importante, ou um retrabalho que gera um prejuízo invisível;
- Utilize uma agenda. Anotações em pequenos papéis podem ser extraviadas e não nos permitem uma visualização do volume das atividades que estamos assumindo para um mesmo dia, ou período, e, a não concretização, nos trará a sensação de incompetência, trabalho em demasia e cansaço emocional;
- Tente realizar pelo menos metade das atividades, iniciando sempre pelas mais importantes, por mais desagradável que seja, e tenha em mente a necessidade e o tempo para a conclusão. Quando a concluir, já risque de sua agenda, ato que trará de imediato o alívio e a alegre sensação da missão cumprida;
- Muito cuidado com e-mails. Eles também são vilões, principalmente os pessoais. Mantenha o foco na rotina profissional e mesmo assim estabeleça prioridades. Seja o mais breve e sucinto possível nas respostas, demonstrando profissionalismo, clareza, efetividade e, ainda, ganho de tempo;
- Estabeleça uma rotina ao final da tarde para planejar e organizar o dia posterior.
Ao longo dos dias, será possível perceber que adotar disciplina diária é mais benéfico do que se reorganizar a cada turno de trabalho e, uma vez que a cultura da agenda e lista de atividades já estiver incorporada, perceberá os benefícios que se apresentarão no aumento da produtividade, no desempenho profissional, na diminuição do cansaço e stress e, consequentemente, acontecerá uma maior realização pessoal.
Portanto, se após um tempo de planejamento para a execução e cumprimento das atividades vier a realizar uma avaliação e chegar à conclusão que obteve excelentes resultados: parabéns! Do contrário, será necessária uma nova avaliação do que se faz necessário reorganizar para então redesenhar sua rotina de maneira que atinja seus objetivos.
